Was ist Prozesssteuerung?
Definition: Prozesssteuerung
Die Prozesssteuerung unterstützt Unternehmen dabei, ihre internen Geschäftsprozesse stets zu verbessern und zu steuern. Dabei befasst sich die prozessorientierte Steuerung am Anfang mit der eigentlichen Definition der Geschäftsprozesse. Es wird bei der Definition die Verantwortlichkeit, der Zeitpunkt, der Ort und die Durchführung beschrieben. Um eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit Hilfe der prozessorientierten Steuerung zu gewährleisten, muss ein einheitliches Verständnis über die Anzahl der Geschäftsprozesse im Unternehmen vorliegen. Denn nur so kann eine zielgerichtete Zusammenarbeit aller Beteiligten erfolgen. Dazu muss ebenfalls garantiert sein, dass alle Mitarbeiter im Unternehmen den gleichen Wissensstand haben. Um dieses Ziel zu erreichen, können Unternehmen auch auf informationstechnologische Lösungen wie zum Beispiel eine ERP-Software zurückgreifen. Damit können die vorliegenden Prozesse definiert und standardisiert werden.
Herausforderungen der Prozesssteuerung
Da in Unternehmen eine Vielzahl von verschiedenen Geschäftsprozessen vorliegt, liegt hier die Herausforderung in der umfassenden Steuerung der vorhandenen Prozesse. Auch bei der Individualisierung der Prozesse möchten Unternehmen flexibel sein. Ebenso müssen die Verantwortlichkeiten der einzelnen Geschäftsprozesse schnell ersichtlich sein damit bei auftretenden Problemen schnell reagiert werden kann. Eine bislang unorganisierte Struktur der Prozesse bringt ebenfalls einen hohen, administrativen Aufwand mit sich. Oft sind damit auch weitere Kosten für die Unternehmen verbunden. Damit zusammenhängend ist die Kundenhistorie ohne eine richtige Steuerung schwer nachvollziehbar.
Vorteile der prozessorientierten Steuerung
Mit Hilfe einer prozessorientierten Steuerung können selbst die komplexesten Prozesse durch Standardisierung definiert und dargestellt werden. Einmal erfasst, haben Unternehmen stets die Möglichkeit, einzelne Prozessschritte zu analysieren und zu verbessern. Dabei werden alle Verantwortlichkeiten, Fortschritte, Kennzahlen und Abweichungen übersichtlich dargestellt. Somit können Unternehmen schnelle Arbeitsprozesse realisieren und effizient damit arbeiten. Dank der benutzerfreundlichen Darstellung brauchen die Anwender kein besonderes Fachwissen für die Bedienung der Software. Auch die Zusammenarbeit mit anderen Prozessteams ist einfacher handzuhaben. Aufgaben lassen sich mit Hilfe des Systems in andere Teams delegieren. Somit erfolgt ein abteilungsübergreifender Informationsaustausch in Echtzeit. Auch offene Aufgaben oder abgeschlossene Aufträge sind leichter und schneller nachzuverfolgen.
Da Unternehmen viel Wert auf Kennzahlen legen und gegebenenfalls auch ihre Strategie danach ausrichten, können relevante Kennzahlen, auch KPIs genannt, automatisch berechnet und ausgewertet werden. Die zentrale Bündelung von allen Informationen ist ebenfalls von Vorteil für Unternehmen. Alle beteiligten Personen können anhand der zentralen Datenbank auf alle erforderlichen Informationen zugreifen. Da alle Zugriffe zentral möglich sind, herrscht eine ausgiebige Transparenz über alle Hierarchieebenen hinweg. Alle in Verbindung zu den einzelnen Geschäftsaktivitäten zugehörigen Entscheidungen werden mit Hilfe der prozessorientierten Steuerung erleichtert und beschleunigt. Auch Abweichungen in den Prozessabläufen werden schnell erkannt und unmittelbar erfasst. Dies hat eine einfachere Lösungsfindung des Problems als Auswirkung. Da im System die Statushistorie ersichtlich ist, können Maßnahmen schneller ergriffen werden und die Fortschritte daraus besser ausgewertet werden.
Anwendung im Unternehmen
Die Steuerung der internen Prozesse bestimmt unter anderem die Leistungsfähigkeit und die Wirtschaftlichkeit der Unternehmen. Daher ist es für Unternehmen wichtig, dass Anwendungen die Geschäftsprozesse in der richtigen Art und Weise unterstützen. Anhand von zum Beispiel Prozessmodellierungs- und BPM-Werkzeugen kann diese Unterstützung gewährleistet werden. Einsatz findet die prozessorientierte Steuerung meist in den Kernprozessen wie Auftragsbearbeitung, Warenwirtschaft, Produktion oder Logistik der Unternehmen. Mit Hilfe dieser Steuerungsart werden eingehende Aufträge zentral erfasst und als ein Gesamtprozess bearbeitet.
