Was ist Workflow Management?
Unser Arbeitsalltag ist durchzogen von unterschiedlichen Prozessen. Diese müssen tagtäglich betreut und strukturiert werden. Eine Methode, die sich mit dieser „Problematik“ beschäftigt, ist das Workflow Management oder Geschäftsprozessmanagement. Was genau unter diesem Begriff zu verstehen ist und warum Sie das Workflow Management auch in Ihrem Unternehmen integrieren sollten, erfahren Sie in diesem Artikel. Zudem zeigen wir auf, welche Aufgaben ein Workflow Management System für Sie übernehmen kann und ob Sie ein solches in Ihr Unternehmen integrieren sollten.
Definition: Workflow Management
Bevor wir zur Beantwortung der Frage kommen, was Workflow Management ist, definieren wir an dieser Stelle zunächst den Begriff Workflow.
Unter einem Workflow, zu Deutsch auch häufig als Arbeitsablauf oder Arbeitsfolge beschrieben, versteht man die räumliche und zeitliche Reihenfolge von zusammengehörenden Arbeitsvorgängen an einem Arbeitsplatz. Diese Arbeitsvorgänge können sowohl funktional, physikalisch als auch technisch sein. Ein solcher Arbeitsprozess hat ein eindeutiges Startereignis und Endergebnis und wird zumeist arbeitsteilig von mehreren Prozessbeteiligten bearbeitet.
Neben dem Workflow Management kommt an dieser Stelle auch das Prozessmanagement ins Spiel. Das Prozessmanagement sorgt für eine ständige Analyse der Arbeitsabläufe und eine kontinuierliche Verbesserung dieser. Das Prozessmanagement ist demnach in erster Linie auf der fachlich-konzeptionellen Ebene angesiedelt.
Das Workflow Management hingegen stellt die operative Ebene dar. Die Ergebnisse des Prozessmanagements sind die Basis für die Aufgaben des Workflow Managements. Es befasst sich mit der Steuerung der Arbeitsabläufe. Ergebnis des Workflow Managements ist die Gestaltung des richtigen (optimalen) Arbeitsablaufs. Dies geschieht unter Einbeziehung der Prozessbeteiligten sowie durch Hilfe elektronischer Systeme. Das Workflow Management koordiniert dabei die meist große Anzahl an Bearbeitern, die räumlich verteilt an Teilaufgaben des Prozesses arbeiten und beschäftigt sich mit der Kontrolle des Prozessverlaufes sowie des Bearbeitungsstatus.
Zusammengefasst bedeutet das, dass das Workflow Management für den optimalen Arbeitsablauf zuständig ist. Es koordiniert und steuert die Abläufe und optimiert diese auf Basis unterschiedlicher Analysen.
Was ist ein Workflow Management System?
Unter einem Workflow Management System versteht man eine Software zur Unterstützung des Workflow Managements. Dieses System besteht aus verschiedenen Komponenten. Zu diesen Komponenten zählt in erster Linie eine Funktion zur (Geschäfts-) Prozessmodellierung und deren Organisation. Eine weitere ist die Worflow-Engine, welche Abläufe steuern kann. Sie überwacht einzelne Prozesse und stößt nach deren Fertigstellung neue Prozesse an. Eine Monitoringkomponente ist ein weiterer Bestandteil eines Workflow Management Systems. Sie erlaubt Analysen, die wieder in die ursprüngliche Geschäftsprozessmodellierung mit einfließen.
Das Workflow Management System verfolgt das Ziel einer konsistenten Vorgangsbearbeitung, einer Reduzierung der Durchlaufzeiten sowie einer hohen Transparenz der Prozesse. Workflow Management Systeme vereinfachen und automatisieren den Ablauf komplexer Vorgänge und können neben Zeit auch viel Geld sparen. Zudem können Fehler vermieden werden.
Unserer Software büro+ oder ERP-complete können Sie als Workflow Management System benutzen und damit Ihre Geschäftsprozesse steuern.
Warum Workflow Management? Ein Fazit
Das Workflow Management verfolgt wesentliche Ziele, auf die Sie sich in der Optimierung Ihrer Prozesse konzentrieren sollten. Mit Hilfe des Workflow Managements können Sie Ihre Arbeitsabläufe überwachen und steuern und schaffen so die nötige Transparenz im Unternehmen.
Mit Hilfe des Workflow Managements sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter besser zusammenarbeiten können:
- Die Reihenfolge der Bearbeitung wird eingehalten
- Informationen stehen allen Beteiligten zur Verfügung
- Die Transparenz der Prozesse steigt
- Eine korrekte Verteilung der Aufgaben und Informationen wird sichergestellt
- Das Monitoring der Abläufe wird vereinfacht
- Schwachstellen können leichter aufgedeckt werden
Als Fazit kann an dieser Stelle festgehalten werden: Das Workflow Management ist für Sie optimal, wenn Sie standardisierte Abläufe im Unternehmen vorfinden. Mit seiner Hilfe können Sie diese steuern, überwachen und den gesamten Workflow optimieren. Ein Workflow Management System können Sie im Übrigen auch mit einem Warenwirtschaftssystem bzw. einer ERP-Software realisieren. Kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie gerne.
