Registrierkasse

Was ist eine Registrierkasse?

Spätestens seit Bekanntwerden der Registrierkassenpflicht ist der Begriff der Registrierkasse bei zahlreichen Unternehmern ein viel diskutiertes Thema. Egal ob im Supermarkt, an der Tankstelle oder beim Friseur: Die Registrierkasse ist wesentlicher Bestandteil von nahezu jedem Ladengeschäft. In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Registrierkasse ist, wie diese funktioniert und wer eine solche führen muss. Zudem zeigen wir Hersteller, bei denen Sie eine Kasse kaufen können, und stellen dar, was moderne Registrierkassen-Apps leisten.

Wer war der Erfinder der Registrierkasse?

Als Erfinder der Registrierkasse gilt der Kaufmann James Ritty. Dieser betrieb in Dayton Ohio, USA, ein Ladenlokal. James Ritty war es leid, dass ihn die eigenen Mitarbeiter wohl beklauten. Daher kam er auf die Idee, die Bargeldschublade mit einem Signalton zu verbinden. Das für uns noch heute bekannten Klingeln bekam man dann zu hören, wenn man die Bargeldschublade öffnete. Das Patent wurde Ritty am 30.01.1883 gemeinsam mit John Birch zugesprochen.

Definition: Registrierkasse

Eine Registrierkasse wird häufig auch als Kassenterminal, elektronische Registrierkasse oder POS-Terminal (POS=Point of Sale) bezeichnet. Sie dient als Datenerfassungsgerät am Ende eines Kaufprozesses. Hierbei werden Bargeldumsätze erfasst, abgerechnet und basierend darauf Belege erstellt. Für einen möglichst automatisierten und professionellen Ablauf kann eine Registrierkasse auch in ein Warenwirtschaftssystem integriert werden. Hierbei können neben der Buchung der Geldströme auch Warenbewegungen gesteuert und verbucht werden.

Registrierkassen werden im Wesentlichen in „offene“ und „geschlossene“ Systeme unterschieden. 

Registrierkassen – Offenes Kassensystem

Bei einem offenen System handelt es sich meist um eine Software, die auf einem PC installiert wird. Zusätzlich dazu greift man auf Kassenhardware zurück, die mit dem PC kompatibel ist. Bei einem offenen Kassensystem benötigen Sie demnach neben der Software auch einen Barcodescanner zum Erfassen der Artikel, eine Kundenanzeige zum Präsentieren der Summen für den Kunden, eine Kassenschublade für das Wechselgeld, einen Bondrucker zum Erstellen der Kassenbelege, eine programmierbare Kassentastatur zum Steuern der Software sowie ein EFT-Zahlungsterminal.

Ein Vorteil dieser Variante ist, dass Sie unabhängiger von Herstellern sind und genau die Hard- und Software kombinieren können, die Sie benötigen und bevorzugen. Genau dieser Vorteil kann auf der anderen Seite jedoch auch zu einer erhöhten Fehleranfälligkeit und einem größeren Wartungsbedarf führen.

Registrierkassen – Geschlossenes Kassensystem

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, eine Registrierkasse als geschlossenes System zu kaufen. In diesem Fall erhalten Sie Hard- und Software von einem Hersteller. Die Hardware wird speziell für das System entwickelt und auch die Software ist in der Regel auf diese angepasst. Bei einem geschlossenen System sind alle Hardwarekomponenten häufig in einem Gerät integriert.

Ersetzt die Registrierkasse das Kassenbuch?

Die Registrierkasse ist zweifelsohne eine große Hilfe. Das Kassenbuch lässt sich mithilfe einer Registrierkasse besser und leichter Führen. Das Kassenbuch komplett ersetzen kann die Registrierkasse aber nicht. Das Bundesfinanzministerium (BMF) stellt hierfür strenge Anforderungen.

Was wenn die Registrierkasse mal ausfällt?

Registrierkassen werden immer komplexer, nicht selten lässt die Technik einen genau dann im Stich, wenn man es am wenigsten gebrauchen kann.
Wenn Ihre Registrierkasse ausfällt, müssen Sie für Ersatz sorgen, um alle weiteren Geschäftsfälle auf einer neuen Registrierkasse zu erfassen. Sollte dies vorübergehend nicht möglich sein, bleibt nur die manuelle Erfassung auf dem guten alten Kassenzettel.

Als Vorteil ist hier die geringe Fehleranfälligkeit zu sehen. Geschlossene Systeme haben aber den Nachteil, dass sowohl Hard- als auch Software von einem Anbieter bereitgestellt wird – dadurch steigt die Abhängigkeit.