Was ist Prozessorganisation?
Definition: Prozessorganisation
Unternehmen haben verschiedene Möglichkeiten, sich betrieblich zu organisieren und diese Form anhand einer Organisationsform darzustellen. Eine Darstellungsvariante ist die Prozessorganisation. Dabei sind Unternehmen nach ihren internen, betrieblichen Geschäftsprozessen organisiert. Betrachtet werden dabei die Prozesse innerhalb des Unternehmens, zwischen Kunden und Lieferanten und zwischen Lieferanten und Unternehmen. Ein Prozess ist hierbei eine Folge von mehreren Vorgängen, die in einem Gesamtzusammenhang stehen. Da die einzelnen Prozessschritte in diesem klar definierten Zusammenhang stehen, ist es Unternehmen möglich, alle internen Geschäftsaktivitäten einzeln nach Stärken und Schwächen analysieren zu können. Basis dieser Organisationsart ist die Aufteilung nach Kern- und unterstützenden Prozessen. Kernprozesse bilden zum Beispiel Warenwirtschaft, Produktion und Logistik ab, unterstützende Prozesse das Personal- und Rechnungswesen.
Aufgabenarten der Prozessorganisation
Die Aufgabenarten der Prozessorganisation sind zweigeteilt. Zum einen sollen die vorliegenden Prozesse optimal durchgeführt und zum anderen weiterentwickelt werden. Für eine optimale Durchführung müssen die Prozesse so festgelegt werden, dass die gewünschten Ergebnisse effizient und effektiv erreicht werden. Eine stetige Weiterentwicklung bedeutet dabei die Leistungsfähigkeit zu erhöhen sowie den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens zu sichern und auszubauen.
Vor- und Nachteile der Prozessorganisation
Da sich die prozessorientierte Organisation sehr an den Kunden ausrichtet, haben Unternehmen damit eine allseitige Kundenbearbeitung zur Hand. Einzelne Aktivitäten können daher leichter intern abgestimmt werden. Dies führt zu einer schnelleren und fehlerfreieren Bearbeitung der Kundenanfrage. Ein prozessorientierter Aufbau ist ebenfalls immer transparent und klar strukturiert. Dabei werden die internen Prozesse zu Organisationseinheiten zusammengefasst. Dies ermöglicht Unternehmen eine Vereinfachung der Administration und Koordination. Damit verbunden ist die stetige Überprüfung der vorliegenden Schnittstellen in Hinblick auf Schnittstellen- und Fehlerreduktion. Auch können mit Hilfe verschiedener Analysen Prozesse weiter optimiert werden. Des Weiteren ist diese Organisationsform für die eigene Belegschaft motivierend, da eine klare, definierte Zuständigkeitsverantwortung vorliegt. Dadurch können einzelne Leistungen den jeweiligen Organisationsteams direkt zugeordnet werden. Unternehmen können ihre betrieblichen Prozesse auch mit Hilfe der Informationstechnologie unterstützen. Anhand einer ERP-Software lassen sich die Prozesse darstellen und einzeln auswerten.
Da Prozessabläufe immer wieder analysiert und optimiert werden, wird der damit verbundene Koordinationsaufwand immer höher. Ebenfalls besteht die Gefahr eines überhöhten Prozessdenkens innerhalb der Belegschaft. Die Möglichkeit, über den „Tellerrand“ hinaus blicken zu können, wird der Belegschaft genommen, da nur nach Prozessschritten gearbeitet werden darf. Dies könnte zu einer fehlenden Innovationsfähigkeit der Unternehmen führen. Sollte bislang ein anderer Organisationsablauf vorliegen, wird das Umdenken in die horizontale, prozessorientierte Betrachtung Zeit brauchen. Ein daraus resultierendes Ergebnis kann höhere Kosten für Trainingsmaßnahmen sein. Sollten sich Unternehmen für eine informationstechnologische Unterstützung entschieden haben, muss die Voraussetzung gegeben sein, dass die benötigten Informationen zentral vorliegen und zur Verfügung stehen. Ansonsten besteht die Gefahr, dass sich die Anschaffungskosten nicht auszahlen.
Stärken gegenüber der Ablauforganisation
Eine Ablauforganisation hält die Regelungen von verschiedenen Abläufen und Reihenfolgen fest. Dabei soll die Ablauforganisation Aufgabenschritte verkürzen indem einzelne Aufgaben gestrichen oder Bearbeitungszeiten verringert werden. Dies erfolgt allerdings nur bei Aufgaben innerhalb einer Abteilung. Daher liegt die Stärke der prozessorientierten Organisation im Vergleich zur Ablauforganisation in der Darstellung aller abteilungsübergreifenden Prozesse. Somit lassen sich für Unternehmen alle Schnittstellen genau analysieren, die eine Geschäftstätigkeit umfassen. Diese Möglichkeit bringt die Ablauforganisation nicht mit sich.
Unternehmensbeispiel
Wie bereits beschrieben arbeitet die prozessorientierte Organisation sehr kundenorientiert. Am Beispiel einer erhaltenen Kundenbestellung lassen sich die aufgeführten Vorteile leicht erkennen. Sobald die Bestellung in der Auftragsbearbeitung eingegangen ist, wird die dafür benötigte Prozesskette mit Hilfe der Kernprozesse ausgelöst. Die Bestellung wird geprüft, das bestellte Produkt produziert, verpackt und anschließend an den Kunden versendet. Alle einzelnen Prozessschritte sind involviert und werden als ein gesamter Prozess betrachtet.
