Was ist die Wareneingangskontrolle?
Die Wareneingangskontrolle umfasst sämtliche Formen der Prüfung von eingehenden Waren. Durch die Kontrolle der Anlieferungen soll sichergestellt werden, dass die in Empfang genommenen Produkte der Bestellung entsprechen, keinerlei Schäden aufweisen und mit den Qualitätsansprüchen Ihres Unternehmens konform gehen. Grundsätzlich sollten Wareneingangskontrollen in Anwesenheit des Lieferanten vorgenommen werden.
Wareneingangskontrolle – Prüfen Sie unverzüglich
Eine Wareneingangsprüfung stellt nicht nur den Qualitätsanspruch sicher, sondern dient vor allem der wirtschaftlichen Absicherung. Für den Fall, dass Sie beschädigte Waren erhalten, können Sie die Annahme verweigern und können Ihren Anspruch auf eine einwandfreie Lieferung geltend machen. Laut HGB sind Sie als Unternehmer dazu verpflichtet, angelieferte Waren unverzüglich auf eventuelle Mängel zu untersuchen. Darüber hinaus ist zu beachten, ob die korrekte Anzahl oder die korrekte Menge der Ware zugestellt wird.
Wie ist die Wareneingangskontrolle aufgebaut?
- Kontrollieren Sie den Lieferschein
- Ordnen Sie den Lieferschein der entsprechenden Bestellung zu
- Führen Sie eine Typ- bzw. Mengenkontrolle anhand Ihres Lieferscheins durch
- Führen Sie eine Qualitätsprüfung durch (Stichproben oder Kontrolle der gesamten Lieferung; je nach Empfindlichkeit der Produkte)
- Überprüfen Sie, ob Mängel vorliegen (geben Sie diese dem Lieferanten an)
- Quittieren Sie sämtliche Positionen
- Erstellen Sie eine Wareneingangsanzeige (Lieferanzeige)
Aufgabe der Wareneingangskontrolle
Die Wareneingangskontrolle dient dazu, festzustellen, ob die Lieferung in Menge und Qualität Ihrer ursprünglich aufgegebenen Bestellung entspricht. Der Lieferschein ist hierbei die Grundlage zur Überprüfung der eingehenden Ware auf Vollständigkeit. Zur Qualitätssicherung können Sie Stichproben entnehmen. Wichtig hierbei ist die Dokumentation der erhaltenen Waren. Bei einer Quittierung sollten Sie stets den Namen des Prüfers sowie Datum und Uhrzeit angeben.
Wer führt Wareneingangskontrollen durch?
Wareneingangskontrollen werden üblicherweise von folgenden Unternehmen durchgeführt:
- Restaurants, Supermärkte oder andere Lebensmittelbetriebe
- Speditionen
- Betriebe, die Waren weiter verarbeiten (Herstellungsbetriebe)
- Logistikdienstleister
Dokumentieren Sie die Wareneingangskontrolle
Bei einer Wareneingangsprüfung müssen Sie einige Papiere kontrollieren: Packlisten, Lieferscheine, Speditionsübergabeprotokolle. Bei Lieferungen auf dem Ausland sind auch diverse Zollpapiere möglich. Eine Dokumentation der Wareneingangskontrolle dient dazu, bei Regressfällen eine lückenlose Prozesskette nachzuweisen. Heutzutage sollten Sie Ihre Wareneingangskontrolle so weit wie möglich digitalisieren.
Welche Konsequenzen drohen bei nicht durchgeführter Wareneingangskontrolle?
Wenn Sie als Kunde beim Wareneingang keine Kontrolle der Lieferung durchführen, verlieren Sie für den Fall, dass Sie beschädigte Waren erhalten haben, Ihre Gewährleistungsrechte. Wenn Sie die Mängel erst im Nachhinein feststellen, die Wareneingangsprüfung also nicht vorgenommen haben, müssen Sie die Waren dennoch vollständig bezahlen. Unabhängig davon, wie beschädigt oder mangelhaft diese ist. Zeigen sich Mängel erst bei der Weiterverarbeitung der Waren (verdeckter Mangel) ist dies unverzüglich dem Hersteller zu melden. Eine verspätete Meldung führt auch hier zum Verlust Ihrer Rechte auf Gewährleistung. Wenn Sie auf die Wareneingangsprüfung verzichten, müssen Sie gegebenenfalls mit weiteren Konsequenzen rechnen. Wenn Sie nicht entdeckte Mängel in Kauf nehmen, sind Sie beim Weiterverkauf der Waren Ihren Kunden gegenüber schadenersatzpflichtig. Der Lieferant kann sich außerdem auf die Verletzung der Schadenminderungspflicht berufen.
Fazit zur Wareneingangskontrolle
Eingehende Waren sollten Sie kontrollieren, bevor Sie sie letztendlich annehmen. Achten Sie darauf, ob die Lieferung überhaupt für Ihr Unternehmen bestimmt ist und ob eine Bestellung überhaupt vorliegt. Vergewissern Sie sich, dass die Anzahl und Menge der gelieferten Waren korrekt sind. Prüfen Sie die Lieferung auf Schäden und Mängel. Zeigen Sie diese gegebenenfalls direkt an. Beachten Sie außerdem, ob der Liefertermin eingehalten wurde.
