In der digitalen Welt können sowohl kleine Unternehmen als auch Firmen im Mittelstand nicht mehr auf Software zur Steuerung von Geschäftsprozessen verzichten. Deshalb ist die Einführung und Implementierung von Systemlösungen im Bereich ERP unverzichtbar geworden. Doch was verbirgt sich hinter dem Begriff ERP? Ab wann benötigt eine Firma ein solches System und für wen ist es geeignet? Wie sieht der damit verbundene finanzielle Aufwand aus? Wir möchten mit diesem Blog-Beitrag das Thema für Sie durchleuchten und zeigen Ihnen die ERP-Kosten auf, die sie kennen sollten.
Was ist ein ERP-System?
Der Begriff Enterprise Resource Planning (ERP) stammt aus dem englischen Sprachgebrauch und bedeutet ins Deutsche übersetzt Unternehmensressourcenplanung. Dabei werden in einem Projekt eine Vielzahl von Betriebsdaten und Geschäftsprozessen in einer zentralen Datenbank zusammengeführt, verarbeitet und gespeichert. Aus diesen Unternehmensteilen kommen wichtige Informationen für Ihr ERP-System:
- Personal
- Finanz- und Rechnungswesen
- Materialwirtschaft
- Produktion
- Lager- und Bedarfsermittlung
- Marketing
- Vertriebsteam
- Controlling
- Forschung und Entwicklung
Ein funktionierendes ERP-System ist in der Lage, betriebliche Abläufe zu optimieren und Prozesse effizienter und kostengünstiger zu gestalten.
Jeder der einzelnen Unternehmensbereiche ist mit der zentralen Datenbank vernetzt und kommuniziert digital und in Echtzeit. Ein gut aufgebautes System erlaubt auch die direkte Kommunikation zwischen einzelnen Geschäftsfeldern wie Lager und Produktion.
Ab wann benötigen Unternehmen ein ERP-System?
Für den selbstständigen Handwerker oder den kleinen Dienstleistungsbetrieb mit wenigen Mitarbeitenden ist die Implementierung eines vollständigen ERP-Systems mit zu hohem Aufwand verbunden. Hier gibt es preisgünstigere Lösungen für die Unternehmensorganisation. Allein von der Größe des Betriebes oder der Anzahl der Mitarbeitenden sollten Sie ein ERP-System nicht abhängig machen. Wer auf kurzfristig ändernde Marktbedingungen oder aktuelle Informationen reagieren muss, für den kann sich schnelles Handeln in jedem Fall lohnen.
Zumal, wenn Sie feststellen, dass Ihr Betrieb nicht effizient genug arbeitet und die Konkurrenz immer einen Schritt voraus ist. Auf Dauer kann das zu Umsatzverlusten und Ertragseinbußen führen. Bevor die eigene Existenz in Gefahr ist, kann sich der Aufwand für eine ERP-Lösung in Ihrem Betrieb lohnen. Das schließt auch die Schulungen für Ihre Mitarbeitenden mit ein, die von einem modernen System profitieren.
Für welche Unternehmen ist ein ERP-System geeignet?
Bei der Frage, für welche Unternehmen ein ERP-System geeignet ist, ist die Branche, in der Ihr Betrieb tätig ist, ein bedeutsamer Faktor. Wenn sich das Unternehmen in der Produktion auf technisch anspruchsvollem Niveau bewegt oder Kunden schnell ändernde Produktionsabläufe oder Kleinserien nachfragen, sind Schnelligkeit und Flexibilität unverzichtbar. Hier bietet ein ERP-System entscheidende Vorteile gegenüber herkömmlichen Produktionsverfahren. Das gilt auch für Betriebe, die Teil einer Lieferkette auf Weltmarktniveau sind. Als Anbieter der eigenen Waren ist es erforderlich, jederzeit lieferfähig zu bleiben oder auf Änderung der Abläufe innerhalb der Lieferkette sofort reagieren zu können.
Ein ERP-System ist vom Aufwand betrachtet bei Unternehmen, die mehrere Produktionsstätten oder Verkaufsfilialen betreiben, eine sinnvolle Lösung. Die einzelnen Standorte oder Filialen sind digital miteinander vernetzt und sämtliche Informationen können von den Mitarbeitenden im Controlling jederzeit in Echtzeit abgerufen werden.
Alle ERP-Kosten: Was kosten Anschaffung, Implementierung und Einsatz eines ERP-Systems?
Die anfallenden Betriebsaufwendungen richten sich nach dem Umfang der für die ERP benötigten Anlagen und der Größe des jeweiligen Betriebes. Grundsätzlich lässt sich der Aufwand besser in Kostenarten, die entstehen, aufteilen. Dazu gehören für Anschaffung und Implementierung:
- Hardware
- Erwerb von Lizenzen je nach Anzahl der User
- Kosten für Migration und Konfiguration
Während des Einsatzes fallen weitere Kostenarten an; dazu gehören:
- Schulung der Mitarbeitenden im Betrieb
- Anpassung des Systems im laufenden Praxisbetrieb
- Wartung und systemseitige Updates
- Beratungskosten bei möglichen zusätzlichen Kundenwünschen
Die Phase, bis ein ERP-System richtig effizient läuft, zieht sich über mehrere Monate hin. Das bedeutet weitere finanzielle Aufwendungen, sofern diese nicht im Gesamtpaket einbezogen wurden.
Wie können Sie die ERP-Kosten reduzieren?
Ein Teil der Kosten für ein ERP-System fallen in der Planungsphase an. Je besser Ihr Betrieb auf die Neue Welt vorbereitet ist, umso besser ist das für Ihr Budget. Ermitteln Sie selbst mit den verantwortlichen Mitarbeitenden, wo und wie die neue Software eingesetzt werden soll. Selbstverständlich führt auch ein ERP-Softwarehaus diese Planung durch, doch dann wird das Gesamtprojekt sicher teurer.
Der zweite Punkt zum Einsparen ist geschicktes Verhandeln mit dem Anbieter der ERP-Lösung. Einige Aufwendungen sind zunächst nicht kalkulierbar und entstehen erst im Laufe der Implementierung oder bei Schulung der Mitarbeitenden. Manche ERP-Anbieter sind bereit, sämtliche anfallende Aufwendungen als Gesamtpaket für Sie anzubieten.
Gibt es versteckte ERP-Kosten?
Versteckte Kostenanteile sind die unsichtbaren Aufwendungen während des laufenden Projektes. Dazu gehören diese einzelnen Teilbereiche:
- Hersteller-Support
- Externe Beratungskosten
- Customizing während der Laufzeit
- Wartungskosten
- Schulungskosten
- Projektmanagement
- Erhöhte Arbeitszeiten des Projektteams
- Nachjustierung und Updates
- Energiekosten
- Zusätzliche erforderliche Schnittstellen
- Infrastrukturkosten
- Erhöhter Energiebedarf
- Aufwendungen für Sicherheit und Datenschutz
Diese anfallenden Aufwendungen sind nicht steuerbar, können aber in einem Wartungsvertrag fixiert und über Pauschalen minimiert werden. Regelmäßige Updates der Software sollten Sie gleichfalls im Wartungsvertrag vereinbaren, um Zusatzkosten zu vermeiden.
Fazit
Unternehmen führen ERP-Systeme ein, um langfristig Geld einzusparen. Die Frage, wie viel ERP-Systeme kosten, kann nicht pauschal beantwortet werden. Um die Kosten bestimmen zu können, sollten Sie eine Prozessanalyse vornehmen. Dabei kommt es auf mehrere Faktoren wie Betriebsgröße, Anschaffung, Implementierung und weitere Kostenarten wie beispielsweise Schulung sowie Anpassung, Wartung und Beratung an. Wichtig ist auf jeden Fall auch die nicht steuerbaren und versteckten Kosten mit in Ihre Planung zu nehmen.
Gemeinsam mit dem ERP-Anbieter sollten Sie einen transparenten Kostenplan aufstellen, um das effizienteste ERP-System am Markt zu finden, das zu Ihrem Budget passt. Auch der Austausch mit anderen Unternehmen aus der Branche mit gleichen Voraussetzungen ist hilfreich.
