Bislang können B2B-Unternehmen in Deutschland frei entscheiden, ob sie Print-Rechnungen, PDF-Rechnungen, XRechnungen oder ZuGFeRD-Rechnungen erstellen. Nun steht das Gesetz an, dass B2B-Unternehmen zur E-Rechnung inklusive eines einheitlichen Meldesystems vorerst verpflichtet sind, E-Rechnungen zu empfangen und verarbeiten zu können. Die Pflicht zur Ausstellung solcher erfolgt Schritt für Schritt in den folgenden Jahren. Was der Gesetzgeber mit der E-Rechnungspflicht konkret von Ihnen fordert, erfahren Sie in diesem Blog-Beitrag.
Was verbirgt sich hinter der E-Rechnungspflicht?
Die E-Rechnungspflicht besagt, dass Unternehmen, die Lieferungen oder Leistungen für andere Unternehmen erbringen, ab 01.01.2025 elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten müssen. Ab 01.01.2027 müssen diese auch ausgestellt werden.
In der E-Rechnung (elektronischen Rechnung) werden alle Rechnungsinformationen wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Anschrift etc. elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Somit läuft der komplette Prozess – von der Erstellung bis zur Begleichung der Rechnung – digital ab. Die E-Rechnung enthält – beispielsweise entgegen einer PDF-Rechnung – strukturierte, maschinenlesbare Datensätze anstatt Bilddateien.
Dreistufige Einführungsphase für die Verwendung der obligatorischen E-Rechnung
01.01.2025
Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen
Freiwillige Ausstellung von E-Rechnungen n. Richtlinie 2014/55/EU
Zulässige Rechnungsformate:
- Papier
- E-Rechnung nach Richtlinie 2014/55/EU, die das semantische Modell für die in der Rechnung enthaltenen Daten definiert: Unterstützte nationale Formate in Deutschland: XRechnung und ZUGFeRD
- Vereinbartes Format, welches die Extraktion, der nach EN 16931 erforderlichen Angaben aus der elektronischen Rechnung ermöglicht und interoperabel ist
- Andere Formate (XML, EDIFACT, …) vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers
01.01.2026
Freiwillige Ausstellung von E-Rechnungen n. Richtlinie 2014/55/EU
Zulässige Rechnungsformate:
- Papier
- E-Rechnung nach Richtlinie 2014/55/EU, die das semantische Modell für die in der Rechnung enthaltenen Daten definiert: Unterstützte nationale Formate in Deutschland: XRechnung und ZUGFeRD
- Vereinbartes Format, welches die Extraktion, der nach EN 16931 erforderlichen Angaben aus der elektronischen Rechnung ermöglicht und interoperabel ist
- Andere Formate (XML, EDIFACT, …) vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers
01.01.2027
Obligatorische Ausstellung und Versand von E-Rechnungen n. Richtlinie 2014/55/EU für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro
Zulässige Rechnungsformate:
- Papier
- E-Rechnung nach Richtlinie 2014/55/EU, die das semantische Modell für die in der Rechnung enthaltenen Daten definiert: Unterstützte nationale Formate in Deutschland: XRechnung und ZUGFeRD
- Vereinbartes Format, welches die Extraktion, der nach EN 16931 erforderlichen Angaben aus der elektronischen Rechnung ermöglicht und interoperabel ist
- Andere Formate (XML, EDIFACT, …) vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers
01.01.2028
Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen n. Richtlinie 2014/55/EU im B2B-Bereich erstellen und versenden
Zulässige Rechnungsformate:
- E-Rechnung nach Richtlinie 2014/55/EU, die das semantische Modell für die in der Rechnung enthaltenen Daten definiert: Unterstützte nationale Formate in Deutschland: XRechnung und ZUGFeRD
- Vereinbartes Format, welches die Extraktion, der nach EN 16931 erforderlichen Angaben aus der elektronischen Rechnung ermöglicht und interoperabel ist
Ist Ihr Unternehmen von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Schon vor einigen Jahren begannen die Gespräche um die elektronische Rechnungsstellung in der Europäischen Union. Die Richtlinie 2014/55/EU schreibt vor, dass alle Behörden in der Lage sein sollen, elektronische Rechnungen in einem standardisierten Format zu empfangen und zu verarbeiten. Innerhalb Deutschlands ist die elektronische Rechnungserstellung für öffentliche Aufträge (B2G) bereits seit 2020 Pflicht. Nun soll sie auf den B2B-Sektor ausgeweitet werden.
Einerseits müssen Sie E-Rechnungen – bereits ab 2025 – empfangen und verarbeiten können. Die Verpflichtung zum Ausstellen von E-Rechnungen erfolgt spätestens ab 01.01.2027, wenn Sie die Lieferung bzw. das Erbringen von Waren und Dienstleistungen mit deutschen Unternehmen abrechnen.
Die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen erfolgt schrittweise. Ab 2025 treten peu à peu Regelungen in Kraft, die jedes B2B-Unternehmen betreffen.
Damit müssen spätestens ab 2028 alle Unternehmen ihre Rechnungen an im Inland ansässige Unternehmer in elektronischer Form ausstellen. Es spielt keine Rolle, ob Sie aus diesem Unternehmen Ihr Haupt- oder Nebeneinkommen erzielen. Ein Unternehmer gilt als im Inland ansässig, wenn sich sein Firmensitz, seine Geschäftsleitung, sein Wohnsitz, sein gewöhnlicher Aufenthalt oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte in Deutschland befindet (s. § 1 Abs. 3 UStG und § 14 Abs. 2 Satz 3 UStG n. F.).
Gibt es Ausnahmen?
Aktuell gibt es zwei Gründe, die Sie von der E-Rechnungspflicht befreien können: Sie müssen keine E-Rechnung ausstellen, wenn es um sogenannte Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV) oder Fahrausweise (§ 34 UStDV) geht.
Ist eine PDF-Rechnung eine elektronische Rechnung?
Die PDF-Rechnung ist keine elektronische Rechnung. Sie wird zwar in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen, doch eine strukturierte, elektronische Verarbeitung ist technisch nicht möglich. Sie sind deshalb nicht strukturiert, da sie als festes Layout dargestellt werden und ihre Informationen nicht maschinell ausgelesen und verarbeitet werden können.
Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für Sie?
Zukünftig wird sprachlich nur noch zwischen elektronischen und sonstigen Rechnungen unterschieden (§ 14 Abs. 1 Satz 2 ff. UStG n. F.). Das elektronische Format der E-Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG n. F.) muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß Richtlinie 2014/55/EU und somit der CEN-Norm EN 16931 – entsprechen.
Schritt 1: Empfang und freiwillige Ausstellung von E-Rechnungen
Eventuell sind Sie als Aussteller (noch) nicht von Teilen der E-Rechnungspflicht betroffen. Doch wie sieht es mit dem Empfang einer E-Rechnung aus? Grundsätzlich muss ab dem 01.01.2025 jeder – auch B2C-Unternehmen, Ärzte, Betreiber von PV-Anlagen und Kleinunternehmer (§ 19 UStG) – in der Lage sein, eine E-Rechnung zu empfangen und zu verarbeiten.
Die Ausstellung von E-Rechnungen ist noch freiwillig. Zulässig sind weiterhin Papierrechnungen, PDF-Rechnungen, XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen.
Schritt 2: Ausstellung von E-Rechnungen wird für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro Pflicht
Ab dem 01.01.2027 sind Papierrechnungen und PDF-Rechnungen nur noch unter besonderen Voraussetzungen zulässig. Sobald Ihr Unternehmen einen Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro erreicht, müssen Sie E-Rechnungen erstellen.
Schritt 3: Ausstellung von E-Rechnungen wird für alle B2B-Unternehmen Pflicht
Spätestens ab dem 01.01.2028 müssen Sie elektronische Rechnungen ausstellen. XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen sind zulässig. Papier- und PDF-Rechnungen nicht mehr.
Auf welcher rechtlichen Grundlage beruht die E-Rechnungspflicht 2025?
Im Dezember 2022 stellte die Europäische Kommission die Initiative VAT in the Digital Age (ViDA, COM 2022 701) inklusive einer EU-Verordnung vor. Im Fokus steht bei ViDA die Modernisierung der Umsatzsteuerrichtlinie und eine EU-weite Pflicht zum einheitlichen E-Invoicing.
Die Bundesregierung beantragte bereits im November 2022 eine Ausnahmegenehmigung bei der EU zur Einführung der E-Rechnung im deutschen B2B-Sektor. Das Ergebnis dieser Ausnahmegenehmigung und die gesetzliche Grundlage der E-Rechnungspflicht ist im Wachstumschancengesetz verankert. Der Bundestag stimmte der finalen Version am 23.02.2024 und der Bundesrat am 22.03.2024 zu.
Mit microtech erfüllen Sie alle rechtlichen Verpflichtungen hinsichtlich der Rechnungserstellung inkl. der E-Rechnungspflicht
Unabhängig von den Anforderungen des Gesetzgebers bringt der Umstieg zur E-Rechnung für Ihr Unternehmen schon heute zahlreiche Vorteile. Mit der Lösung von microtech arbeiten Sie effizienter denn je und erfüllen pünktlich zum Stichtag die Vorgaben des Gesetzgebers.
E-Rechnungen
Wir unterstützen auch ohne E-Rechnungspflicht bereits seit mehreren Jahren den Versand von E-Rechnungen:
- XRechnung: Die XRechnung hat sich nicht grundlos zum Standard bei elektronischen Rechnungen etabliert. Sie garantiert eine zuverlässige Grundlage für den elektronischen Datenaustausch und formalisiert das Format, die Datenstruktur und die Syntax der Rechnung. Mit der XRechnung erfüllen Sie die Anforderungen des europäischen CEN-Datenmodells (Europäisches Komitee für Normung).
- ZUGFeRD: Das Rechnungsdatenformat ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronischer Rechnung Deutschland) wurde entwickelt, um Prozesse für Steuerberater und Mandanten zu vereinfachen. Es kombiniert das PDF-Dokument der Rechnung mit einer integrierten Rechnungsdatei im XML-Format und erlaubt ein standardisiertes Auslesen von Daten wie dem Rechnungsbetrag und der Rechnungsnummer sowie deren Nutzung.
Digitaler Rechnungsprozess
Unsere ERP-Software berücksichtigt bereits jetzt den Versand von E-Rechnungen und die weitere Belegverarbeitung innerhalb Ihres Unternehmens.
Derzeit arbeiten wir intensiv daran, die gesetzlichen Anforderungen, die ab dem 01.01.2025 gelten, vollständig zu erfüllen. Dabei legen wir besonderen Wert darauf, nicht nur den reinen Datenempfang sicherzustellen, sondern auch die anschließende Belegverarbeitung innerhalb Ihres Unternehmens zu optimieren.
Denn eine technische Lösung bringt nur dann Mehrwert, wenn sie nahtlos in Ihre Arbeitsabläufe und Unternehmensprozesse integriert ist.
Aus diesem Grund werden wir auch essenzielle Themen wie die GoBD-konforme Archivierung und die nahtlose Übergabe der Daten an die Finanzbuchhaltung mitberücksichtigen.
Unsere aktuellen Planungen gehen davon aus, dass wir die vom Gesetzgeber geforderten Punkte termingerecht in 2024 zur Verfügung stellen können, sodass Sie ab Januar 2025 problemlos damit arbeiten können.
Die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung optimiert und beschleunigt sämtliche Prozesse Ihrer ERP-Lösung von microtech. Genau diese Aufträge versprechen eine langfristige Zusammenarbeit und eine hohe Zahlungsfähigkeit. Das wollen Sie sich nicht entgehen lassen, oder?
Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
Schon jetzt spielt die reibungslose Zusammenarbeit mit dem Steuerberater für die meisten Unternehmen eine übergeordnete Rolle. Sie wird mit der Einführung eines digitalen Meldesystems der Finanzverwaltung noch wichtiger werden. Mit microtech tauschen Sie digitale Belege mit dem Steuerberater schnell und einfach aus.
Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick
Mit der microtech-Lösung decken Sie alle relevanten Funktionen in nur einer ERP-Software ab. Zu Ihren größten Vorteilen zählen:
- keine ausgedruckten Rechnungen und sonstigen Dokumente, Briefumschläge und Portos
- Bearbeitungszeiten sowie Versand- und Personalkosten sinken
- Zahlungseingänge erscheinen früher auf Ihrem Bankkonto, da Sie Rechnungen schneller erstellen und übermitteln
- weniger manuelle Eingabefehler
- automatische Archivierung der Rechnungsdaten und -belege
- Teilnahmeberechtigung für öffentliche Aufträge (B2G)
- automatisierter Datenaustausch via DATEV-Schnittstelle
- automatisierter Datenaustausch dank Elster-Integration
Mit microtech erfüllen Sie nicht nur fristgemäß die gesetzlichen Anforderungen, sondern profitieren von der vollen Bandbreite der Digitalisierung.
Zeitlicher Ablauf zur Umsetzung der erforderlichen Maßnahmen zur verbindlichen Erstellung von E-Rechnungen und Vorbereitung auf ein Meldesystem
In diesem finden Sie noch einmal eine Übersicht, was Sie als Unternehmen ab welchem Jahr beachten und ggf. unternehmen müssen.
08.12.2022
Reformvorschlag der EU-Kommission
ab 01.01.2024
Kurze Zeitspanne zur Einführung von Systemen zum Empfang und Erstellung von E-Rechnungen
- Informationsweitergabe an alle Kunden zur Umstellung auf die neue E-Rechnungserstellung.
27.03.2024
- Verkündung des „Wachstumschancengesetzes“
- EU-Ermächtigung zur Einführung von E-Rechnungen
ab 01.01.2025
Zeitspanne zur verpflichtenden Erstellung von E-Rechnungen
01.01.2025
Obligatorische Verwendung der E-Rechnung in der BRD im B2B-Bereich
- Die E-Rechnung muss empfangen und verarbeitet werden können.
ab 01.01.2027
Zeitspanne zur Anbindung an ein nationales- und EU-Meldesystem
01.01.2027
- Die E-Rechnung muss empfangen und erstellt (UN > 800.000€) werden können.
- Weitere technische und personelle Anpassungen in den Prozessen erforderlich, wenn die gesetzl. Vorraussetzungen für das Meldesystem veröffentlicht werden.
Deutsches Meldesystem für nationale Umsätze im B2B-Bereich ggf. noch vor dem EU-Start
ab 01.01.2028
EU-Meldesystem zur Meldung von EU-Umsätzen im B2B-Bereich
- Alle UN müssen E-Rechnungen empfangen und erstellen können
Diese Neuerungen sollen den Umsatzsteuerbetrug eindämmen und das Steuerverfahren erleichtern.
Checkliste zur E-Rechnungspflicht
Um eigenständig überprüfen zu können, wie gut Sie auf das Thema E-Rechnungspflicht vorbereitet sind, haben wir Ihnen eine Checkliste erstellt. Projizieren Sie jede Frage auf Ihr Unternehmen und erstellen Sie mit unserer Hilfe einen Plan für noch offene Baustellen bei der Einführung der E-Rechnungspflicht.
Wählen dafür eine Person oder ein Team aus, das den Prozess vorbereitet und begleitet.
Erörtern Sie den Status Quo.
Wenn ja, in welchem Umfang?
Möglichkeiten sind ein E-Mail-Postfach oder ein Web-Download.
Dadurch werden gleichzeitig die Bedingungen für ein automatisiertes Verbuchen erfüllt.
Entwickeln Sie eine Roadmap: Erstellen Sie einen individuellen Zeitplan für den Einsatz der entsprechenden System-Lösungen.
Vorhandene Lösungen Ihres bestehenden Software-Anbieters können „relativ“ leicht eingebunden werden. Anderenfalls sind neue Softwareprodukte in die bestehende IT-Landschaft einzubinden.
Für den Erhalt von E-Rechnungen sind beispielsweise die E-Mail-Adresse anzugeben bzw. auszutauschen.
Im B2C-Bereich ist die E-Rechnung nicht verbindlich, damit die Rechnung von Ihren Kunden lesbar ist, ist der Einsatz von hybriden Dateiformaten weiterhin erforderlich. Die Erstellung einer E-Rechnung, alternativ in einem hybriden Dateiformat wird in den etablieren Software-Systemen angeboten.
Menschliche Komponente: Stellen Sie die Dringlichkeit der Digitalisierung heraus. Alles mit ganz viel Kommunikation.
Fazit: Wer clever ist, startet schon jetzt mit der Umsetzung der E-Rechnungspflicht!
Wir empfehlen Ihnen, sich frühzeitig mit der E-Rechnungspflicht zu beschäftigen und möglichst schnell mit der Umstellung und Optimierung Ihrer Prozesse zu beginnen. Denn Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Systeme und Prozesse diesen technischen Anforderungen entsprechen, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen und die Vorteile der Digitalisierung voll auszuschöpfen.
So genießen Sie schon jetzt die vielen finanziellen Vorteile der E-Rechnung. Sie können für Fragen zur Umstellung der E-Rechnung Ihren Steuerberater ansprechen, der Ihnen sagen kann, welche Möglichkeiten für Ihr Unternehmen bestehen. Erledigen Sie selbst die Buchhaltung, unterstützt Sie ein ERP-System bei der Einführung der E-Rechnung.
Mit dem ERP-System von microtech verpassen Sie den Startschuss zur E-Rechnungsplicht nicht. Das kompetente Team von microtech beantwortet all Ihre Fragen zur E-Rechnungspflicht und zum digitalen Rechnungsprozess allgemein in einem persönlichen Gespräch. Schreiben Sie uns oder rufen Sie uns an!
