Jeder Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, seine Beschäftigten gegen Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten bei der jeweiligen Berufsgenossenschaft (BG) oder Unfallkasse zu versichern. Einmal im Jahr müssen Unternehmen den Lohnnachweis an die Berufsgenossenschaft oder die Unfallkasse schicken. Basierend auf diesen Daten ermittelt der Unfallversicherungsträger den Beitrag zur gesetzlichen Unfallversicherung. Diese Meldung erfolgte bisher mithilfe eines Papierformulars oder über das Extranet des jeweiligen Unfallversicherungsträgers.
Zukünftige Vorgehensweise beim Lohnnachweis
In Zukunft soll die lohnabrechnende Stelle des Unternehmens den Nachweis direkt mithilfe einer systemgeprüften Entgeltabrechnungssoftware oder Ausfüllhilfe erstellen und verschicken. Damit soll ein fehlerfreier Entgeltnachweis der Arbeitsentgelte sichergestellt werden. Diese Vorgehensweise verringert den zeitlichen Aufwand und schließt das Risiko eines Übernahmefehlers zwischen Entgeltprogramm und Papiernachweis aus. Langfristig ermöglichen elektronische Lohnnachweise für die Unfallversicherungen (UV) den Verzicht auf den Papierlohnnachweis. Außerdem sind der Stundennachweis und der Einkommensnachweis dadurch immer voll umfänglich nachvollziehbar.
Die rechtliche Grundlage für das neue, elektronische Verfahren bildet das fünfte SGB IV-Änderungsgesetz (5. SGB IV-ÄndG).
Voraussetzung zur Teilnahme am neuen Verfahren
Damit ein Unternehmer den Lohnnachweis mit dem neuen Verfahren übermitteln kann, benötigt er als Identifikationsmerkmal eine PIN. Diese wird für jedes Unternehmen in der Regel nur einmal vergeben. Im November 2016 versendet der jeweilige Unfallversicherungsträger oder die Berufsgenossenschaft die PIN-Zugangsdaten an die Arbeitgeber.
Das Initialschreiben zum Versand der PIN-Zugangsdaten enthält folgende Angaben:
- eine fünfstellige PIN
- Betriebsnummer des UV-Trägers
- Mitgliedsnummer des versicherten Unternehmens
Sollte der Unternehmer kein Anschreiben mit den PIN-Zugangsdaten erhalten haben, muss er sich an den zuständige Unfallversicherungsträger oder die Berufsgenossenschaft wenden.
Ohne die PIN kann ein Unternehmer am Verfahren des elektronischen Lohnnachweises nicht teilnehmen. Deshalb ist es umso wichtiger, dass die PIN innerhalb des Unternehmens an die entsprechenden Sachbearbeiter für die Entgeltabrechnung weitergegeben wird. Falls mit der Meldung ein Steuerberater oder ein anderer Dienstleister betraut ist, sollte gewährleistet sein, dass dieser die PIN-Zugangsdaten sicher erhält.
Durchführung des Vorverfahrens „Abruf der Stammdaten“
Ab dem 01. Dezember 2016 ist mit Hilfe der PIN das Vorverfahren „Abruf der Stammdaten“ auszulösen. Dies erfolgt über die jeweilige systemgeprüfte Entgeltabrechnungssoftware oder, falls diese nicht vorhanden ist, über eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe.
Im ersten Schritt erfolgt der Abgleich der Unternehmensdaten mit denen des Unfallversicherungsträgers oder der Berufsgenossenschaft. Auf diese Art und Weise wird sichergestellt, dass ausschließlich Meldungen mit korrekter Mitgliedsnummer und veranlagten Gefahrtarifstellen übermittelt werden. Als Antwort erhält der Absender vom Träger die für ihn richtigen Daten, welche die Basis für die Zuordnung des Unternehmens zu den jeweiligen Gefahrtarifstellen bilden. Zusätzlich zur Meldung der Gefahrtarifstellen erfolgt eine Aussage darüber, welcher Maßstab für die Beiträge Anwendung findet.
Dieser Abgleich mit der Stammdatendatei der DGUV (Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung) erfolgt jährlich und bildet eine Voraussetzung für die Teilnahme am neuen Verfahren „digitaler Lohnnachweis“.
Übertragung der Daten für den Lohnachweis
Am 01. Januar 2017 startet der neue, digitale Lohnnachweis. Sobald das Vorverfahren zum Abruf der Stammdaten abgeschlossen ist, kann mit Hilfe einer gesicherten Datenübertragung aus einer systemgeprüften Entgeltabrechnungssoftware oder Ausfüllhilfe die Meldung der digitalen Lohnnachweise aus dem Vorjahr erfolgen. Diese Meldung enthält in der Regel folgende Angaben:
- bezogen auf die veranlagte Gefahrentarifstelle
- beitragspflichtiges Arbeitsentgelt
- Arbeitsstunden
- Anzahl der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer
- Betriebsnummer des UV-Trägers
- Mitgliedsnummer des versicherten Unternehmens
Die Meldung der Daten für den digitalen Lohnnachweis für das Beitragsjahr 2016 muss bis spätestens 16. Februar 2017 an die Annahmestelle der DGUV erfolgen. Basierend auf dieser Meldung erfolgt die Berechnung des Beitrags zur gesetzlichen Unfallversicherung.
Übergangsfrist zur Erprobung des Verfahrens
In den Beitragsjahren 2016 und 2017 laufen die bisherigen Verfahren in Papierform oder über das Extranet sowie das neue digitale Verfahren parallel weiter. In dieser Zeit kann das neuen Verfahren durch die DGUV ausführlich getestet werden, um „Kinderkrankheiten“ zu entfernen und anschließend eine fehlerfreie und transparente Berechnung des Beitrags in Zukunft sicherzustellen. Ab dem Beitragsjahr 2018, das heißt ab dem 01. Januar 2019, erfolgt die Meldung des digitalen Lohnnachweises ausschließlich über das neue UV-Meldeverfahren.
Am Meldeverfahren der Unfallversicherung kann ein Unternehmen nur mit einer zertifizierten Entgeltabrechnungssoftware oder einer zertifizierten Ausfüllhilfe teilnehmen. Auf Antrag und nach einer erfolgreichen Prüfung der jeweiligen Software erfolgt die Vergabe der entsprechenden Zertifikate durch die Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG). Die microtech Lohnbuchhaltungssoftware besitzt diese ITSG-Zertifizierung bereits seit über zehn Jahren.
