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Stakeholder im Projekt: Mit diesem Fahrplan schließen Sie Ihre Projekte erfolgreich ab

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Stakeholder im Projekt: Mit diesem Fahrplan schließen Sie Ihre Projekte erfolgreich ab

Ihr Produkt deckt in der Standardversion nicht alle Wünsche Ihrer Kundschaft ab? Eine Lieferung des Lieferanten kommt schon wieder nicht fristgerecht bei Ihnen an? Ihr Betriebsrat stellt sich bei der Einführung eines Zeitmanagementsystems quer? Willkommen im Stakeholdermanagement! In diesem Blog-Beitrag erfahren Sie, welche Fettnäpfchen im Umgang mit Stakeholdern während des Projekts lauern können und wie Sie diese geschickt umgehen.

Was sind Stakeholder?

Es gibt keine strikte Definition für Stakeholder. Inbegriffen ist tatsächlich jeder , der in Ihrem Projekt eine Rolle spielt – sei es eine Person, eine Personengruppe oder ein Institut.

Sogar die Gesellschaft, die Medien oder die Umwelt können dazu zählen. Gemein haben sie eines: Alle Beteiligte haben einen direkten oder indirekten Einfluss auf die Projektabwicklung und die Erreichung des Projektziels. Sie verfolgen grundsätzlich ihre eigenen Interessen. Umgekehrt hat das Projekt auch einen direkten oder indirekten Einfluss auf diese Stakeholder.

Synonyme für Stakeholder

Sie haben in diesem Zusammenhang vermutlich schon häufig Begrifflichkeiten wie Projektbeteiligte, Anspruchsträger, Interessensträger oder -gruppen gehört. All diese Bezeichnungen werden synonym verwendet.

Interne und externe Stakeholder

Je nach Projekt können mehr oder weniger Personen involviert sein. Diese werden unterschieden in interne und externe Stakeholder:

Typische interne Stakeholder Typische externe Stakeholder
Personen, Teams oder Fachabteilungen
aus Ihrem eigenen Unternehmen:
  • Mitarbeitende
  • Geschäftsführung
  • Vorstandsvorsitzende
Personen, Teams oder Fachabteilungen,
die nicht direkt zu Ihrem Unternehmen gehören:
  • Lieferanten
  • Kundschaft
  • Investoren

Warum ist das Stakeholdermanagement innerhalb eines Projekts so wichtig?

Jeder Stakeholder vertritt seine eigenen Interessen, was früher oder später zu Zielkonflikten führen wird. Im Laufe eines Projekts können dadurch Reibungen, Meinungsverschiedenheiten oder hitzige Diskussionen entstehen. Die einzelnen Stakeholder haben einen (teilweise sehr hohen) Einfluss auf das Projekt. Änderungen beim Priorisieren der Budgets und Ressourcen sowie schlechte Publicity sind oft vorprogrammiert und schädigen nachhaltig das Projekt oder bringen es sogar komplett zum Scheitern.

Im Stakeholdermanagement ermitteln Sie die Bedürfnisse der einzelnen Stakeholder, um diese während des gesamten Projekts im Blick zu behalten. So stellen Sie eine harmonische Zusammenarbeit und den Erfolg des Projekts sicher. Mit dem Stakeholdermanagement verstärken Sie alles Positive und minimieren alles Negative.

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Der Projektlebenszyklus und die Rolle der Stakeholder innerhalb des Zyklus

Das Stakeholdermanagement ist keine einmalige Sache. Vielmehr geht es um eine kontinuierliche Stakeholder-Betreuung und -Pflege . Der Zyklus beginnt mit dem Projektstart und endet mit dem Projektabschluss.

Der kontinuierliche Zyklus: Identifikation, Analyse, Steuerung und Überwachung

Das Stakeholdermanagement besteht aus vier Schritten:

1. Identifizieren:
Welche Stakeholder spielen innerhalb des Projekts eine Rolle?

2. Analysieren:
Welche Interessen und Erwartungen haben Stakeholder an das Projekt? Wie groß ist ihr Einfluss auf den (Miss-)Erfolg des Projekts?

3. Steuern:
Wie können Sie Kritiker beeinflussen und für sich gewinnen?

4. Überwachen:
Wie wirkt sich Ihr Handeln aus?

Die Phasen

Das Herunterbrechen des Projektlebenszyklus in einzelne Phasen erleichtert Ihnen den Aufbau eines strukturierten Prozesses. Dadurch deckt er die Bedürfnisse und Erwartungen aller Stakeholder zuverlässig ab. Die Phasen helfen Ihnen bei der zielorientierten Planung, Kommunikation, Auswertung und Bewertung.

Infografik: Die Phasen des Projektzyklus 
Die Phasen des Projektzyklus

Die Initialisierungsphase

Die Initialisierungsphase ist der Startschuss des Projektlebenszyklus. In dieser Phase definieren Sie Ihr Projekt, dokumentieren die geschäftliche Relevanz und holen die Genehmigung der internen Entscheidungsträger für die Umsetzung ein. Ihre Aufgaben können lauten:

• Durchführung einer Machbarkeitsstudie

• Erstellung eines Projektauftrags (auch Projektcharta genannt)

• Identifizierung wichtiger Stakeholder

• Auswahl geeigneter Tools

Am Ende dieser Phase haben Sie eine grobe Vorstellung vom Ziel und Zweck sowie von den Anforderungen und Risiken des Projekts.

Die Planungsphase

In der Planungsphase entwickeln Sie eine Projekt-Roadmap, der das gesamte Team folgen kann. In dieser Phase werden alle Details festgelegt und Ziele gemäß den Anforderungen des Unternehmens definiert. Typische Aufgaben des Projektmanagements umfassen:

• Erstellung eines Projektplans mit Meilensteinen

• Ausarbeitung eines Ressourcenplans

• Festlegung von Zielen und Leistungskennzahlen

• Briefing des Projektteams hinsichtlich ihrer Rollen und Verantwortlichkeiten

• Definition von Workflows

• Entwicklung von Notfallplänen für potenzielle Risiken

Am Ende der Planungsphase haben Sie eine klare und umfassende Strategie inklusive eines konkreten Stakeholder-Management-Plans entwickelt.

Auftakt-Meeting

Als Nächstes holen Sie alle Beteiligten ab. In diesem Meeting erläutern Sie unter anderem die Ziele für alle Stakeholder. Zur Meeting-Vorbereitung gehören folgende Aufgaben:

  1. Eine gemeinsame Vision schaffen: Definieren Sie ein gemeinsames Ziel, das Sie alle miteinander verbindet und bestimmen Sie, bis wann das Projektmanagement welche Schritte erledigen muss.

  2. Mannschaft zusammenstellen inklusive Definition der jeweiligen Rollen im Projekt: Wer macht was? Erstellen Sie eine Auflistung der Personen mit diesen Informationen und ihren Kontaktdaten und teilen Sie diese im Meeting aus.

  3. Projektplanentwurf erstellen: Der Projektplan ist Ihr grober Fahrplan. Gehen Sie im Auftakt-Meeting auf die Details ein.

  4. Erfolgskennzahlen festlegen: Anhand welcher Kriterien möchten Sie den Projektverlauf bewerten? Woran messen Sie Erfolge und Misserfolge?

  5. Potenzielle Risiken und Engpässe ausmachen: Bereiten Sie Ihr Team auf potenzielle Hürden vor und erarbeiten Sie einen Prozess, mithilfe dessen Sie etwaige Probleme rasch lösen.

  6. Auftakt-Meeting planen: Alle Stakeholder sollten daran teilnehmen – bei Bedarf auch per Videokonferenz oder Telefon.

  7. Abläufe für die Teamkommunikation einrichten: Wie bringen Sie einander auf den neuesten Stand? Entwickeln Sie einen festen Prozess (z. B. Daily, Weekly oder Jour fix integrieren) und entscheiden Sie, welche Plattform dafür genutzt wird.

  8. Methodik für Arbeitsprozesse oder Projektmanagement wählen: Stellen Sie Best Practices für Ihr Team zusammen (z. B. die Einführung eines agilen Projektmanagements oder das Fördern und Fordern von kontinuierlichem Lernen).

  9. Tools auswählen: Welche Tools vereinfachen Ihre Arbeit? Listen Sie diese auf. Stellen Sie zudem sicher, dass alle Zugriff haben und sie effektiv nutzen.

  10. Agenda zusammenstellen und Folien für das Meeting vorbereiten: Versenden Sie die Agenda vor dem Meeting, damit sich alle optimal vorbereiten können. Verteilen Sie Kopien der Folien nach dem Meeting.

Die Ausführungsphase

In dieser Phase erfolgt die konkrete Umsetzung der Projektarbeit. Hier wird der Großteil der Ressourcen wie Zeit, Geld und Arbeitsstunden investiert. An dieser Stelle entscheidet sich, ob das Projekt die festgelegten Anforderungen erfüllen kann.

Das bereits erwähnte Auftakt-Meeting läutet den offiziellen Start dieser Phase ein. So könnte Ihre Meeting-Agenda aussehen:

  • Vorstellung des Teams: Wer ist am Projekt beteiligt?
  • Hintergrundinformationen: Warum wird dieses Projekt durchgeführt und was sind die Projektziele?
  • Projektumfang: Welche konkreten Aufgaben sind geplant und welche Schritte sind erforderlich?
  • Projektplan: Wie gehen Sie das Projekt an?
  • Rollenverteilung: Wer übernimmt welche Verantwortlichkeiten im Projekt?
  • Kommunikationsmittel: Welche Kommunikationskanäle werden genutzt und welche Meetings oder Statusberichte sind geplant?
  • Einsatz von Tools: Welche Werkzeuge werden im Projekt verwendet und wie werden sie eingesetzt?
  • Nächste Schritte: Welche Aufgaben stehen als Nächstes an?
  • Fragen und Antworten: Abschließend können alle Teilnehmenden ihre Fragen stellen.

Am Ende der Ausführungsphase sollten Sie auf ein positives Arbeitsumfeld mit erfolgreichen und glücklichen Gesichtern zurückblicken können. Seien Sie stolz auf sich. Wenn Sie die vorherigen Schritte beherzigt haben, sind an dieser Stelle alle Beteiligten dankbar für die großen und kleinen Erfolge, das wertvolle Konfliktmanagement und die aussagekräftige Berichtserstattung.

Die Kontrollphase

Diese Phase läuft parallel zur Durchführung. Während das gesamte Team am Projekt arbeitet, stellt eine Person – etwa der Projektmanager – mithilfe des Projekt-Controllings sicher, dass alle Elemente koordiniert sind und auf dem richtigen Kurs bleiben. Aufgrund von unvorhergesehenen Umständen oder Neuausrichtungen können Anpassungen des Projektplans erforderlich sein.

Zur Kontrollphase gehören folgende Aufgaben:

  • Verwaltung der Ressourcen
  • Überwachung der Kennzahlen (Monitoring)
  • Risikobewertung und -minimierung
  • Durchführung von Status-Meetings und Erstellung von Statusberichten (Reporting)
  • Aktualisierung des Projektzeitplans
  • Anpassung von Projektplänen

Am Ende dieser Phase sollten alle vereinbarten Leistungsziele erreicht worden sein.

Der Projektabschluss

Die Abschlussphase markiert einen bedeutenden Meilenstein im Projektlebenszyklus, da sie das offizielle Ende des Projekts einläutet.

In dieser Phase stehen unter anderem folgende Aufgaben an:

  • Bestandsaufnahme
  • Klärung offener Fragen
  • Übergabe des Projekts an die Kundschaft oder an ein Team, das langfristig mit den Ergebnissen arbeitet
  • Durchführung einer Post-Mortem-Analyse, um Erkenntnisse aus dem Projekt zu diskutieren und zu dokumentieren
  • Zentralisierung aller Projektdokumente
  • Kommunikation des erfolgreichen Abschlusses an Stakeholder und Führungskräfte
  • Feierlicher Abschluss des Projekts und Anerkennung der Teammitglieder für ihren Beitrag

Die Abschlussphase besteht größtenteils aus Reflexion sowie der Nachbereitung und Organisation verschiedener Dokumente.

Ein Tool fürs gesamte Stakeholdermanagement im Projekt

Suchen Sie ein Tool für Ihr gesamtes Stakeholdermanagement? Damit sind Sie nicht alleine. Viele Unternehmen mögen es übersichtlich und tendieren deshalb zu einer All-in-one-Lösung. Wenn auch Sie sich dafür entscheiden, muss Ihr Tool einiges leisten: Es muss Prozesse optimieren, die reibungslose Kommunikation sicherstellen und alle Daten zentral ablegen.

Mit microtech können Sie Ihre Projekte planen, steuern und überwachen. Projekt- und Stakeholder-Daten werden zentral abgelegt und mithilfe von Zugriffsrechten verwaltet.

 

microtech ist mehr als ein Projektmanagement-Tool

Jede neue IT-Anschaffung kostet Zeit und Geld. Deshalb profitieren insbesondere KMUs davon, wenn sie sich von Anfang an für ein System entscheiden, das mit ihnen wächst. Aus diesem Grund ist microtech modular aufgebaut. Die Software lässt sich zu einem vollständigen ERP-System vergrößern. Sie können Ihre Lösung aus folgenden Modulen individuell zusammenstellen:

  • Warenwirtschaft
  • Lohnbuchhaltung
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  • E-Commerce
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Was ist der Unterschied zwischen Stakeholdern und Key-Stakeholdern?

Wie bereits erwähnt, sind alle am Projekt beteiligten Personen oder Gruppen Stakeholder. Die Key-Stakeholder hingegen sind diejenigen, die über den Einfluss und die Autorität verfügen, das Projekt zum Erfolg oder Misserfolg zu führen. Die Ziele dieser Personen und Gruppen müssen demnach erreicht werden. Das Projekt gilt sogar als gescheitert, wenn Key-Stakeholder unzufrieden sind, obwohl alle geforderten Leistungen erbracht und die Budgets eingehalten wurden.

Zu den üblichen Key-Stakeholdern gehören:

  • Kundschaft: Interne und Externe, die das Produkt oder die Dienstleistung anwenden bzw. konsumieren
  • Projektleitung: die Projektverantwortlichen
  • Projektteam: die gesamte Projektgruppe
  • Projektsponsoren: etwaige Geldgeber
  • Lenkungsausschuss: eine Beratergruppe für wichtige Entscheidungen
  • Führungskräfte: z. B. die Geschäftsführung

So lösen Sie Herausforderungen hinsichtlich des Stakeholdermanagements im Projektmanagement

Stakeholder können Sie während Ihres Projekts viele Nerven kosten: von unklaren Erwartungen bis zu Interessenskonflikten unter den Stakeholdern ist alles möglich. Auch Kommunikationsprobleme und Widerstand gegen Veränderungen sind nicht ungewöhnlich.

So lösen Sie die typischen Herausforderungen:

Herausforderung Lösung
Unklare Erwartungen und Bedürfnisse der Stakeholder Achten Sie auf eine regelmäßige und transparente Kommunikation, um die Bedürfnisse und Erwartungen der Stakeholder zu verstehen und sicherzustellen, dass sie im Einklang mit den Projektzielen stehen. Eine Stakeholder-Analyse kann Ihnen helfen, ihre Bedürfnisse frühzeitig zu identifizieren.
Widerstand gegen Veränderungen Beziehen Sie die Stakeholder in den Veränderungsprozess ein, um ihr Verständnis und ihre Akzeptanz zu fördern. Schulungen, Workshops und offene Diskussionen können dabei helfen, Bedenken anzusprechen und zu lösen.
Kommunikationsprobleme Richten Sie klare Kommunikationskanäle und -pläne ein, die regelmäßige Updates und Feedback-Schleifen umfassen. Ein offener und transparenter Kommunikationsstil fördert das Vertrauen und die Zusammenarbeit der Stakeholder.
Identifizierung und Einbindung wichtiger Stakeholder Führen Sie eine gründliche Stakeholder-Analyse gleich zu Beginn des Projekts durch, um alle relevanten Interessengruppen zu identifizieren. Ein Stakeholder-Engagementplan legt fest, wie und wann die Stakeholder in den Projektprozess einbezogen werden.
Konflikte zwischen Stakeholdern Erkennen Sie Konflikte frühzeitig und sprechen Sie diese direkt an. Ein Konfliktmanagementplan kann helfen, Konflikte zu lösen und eine Win-win-Lösung zu finden, die die Bedürfnisse aller Stakeholder berücksichtigt.

Merke: Die Ziele des Stakeholdermanagements sind

  • das Stärken der positiven Einflüsse und
  • das Verringern der negativen Einflüsse.

Fazit: Stakeholdermanagement kann nur mit der richtigen Software funktionieren

Beim Umgang mit den Stakeholdern kann so vieles schiefgehen. Da der Einfluss der Stakeholder auf den Projekterfolg so groß ist, können Sie es sich nicht leisten, auf eine technische Unterstützung zu verzichten. microtech ist eine optimale Lösung für alle KMUs, die nach einem flexiblen und preiswerten digitalen Helfer suchen! Testen Sie microtech kostenlos und unverbindlich!

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