Unternehmen sind sehr umfassend und komplex, denn der Umfang und die Vielfalt von Produkten, Dienstleistungen, Prozessen und Beziehungen nehmen andauernd zu. Hinzu kommen täglich veränderte Rahmenbedingungen, Konkurrenzdruck, steigende Erwartungen der Kunden, technologische Entwicklungen sowie die Zusammenstellung der Mitarbeiter – nur um einige Herausforderungen zu nennen. Die Fähigkeit, diese Komplexität zu meistern, ist für Unternehmen ein zentraler Erfolgsfaktor. Denn sie haben in der digitalen Welt viele Möglichkeiten, ihre (internen) Schnittstellen und Geschäftsprozesse zu definieren und darzustellen. Da der Wettbewerb zunehmend steigt, ist es wichtig, schnell an alle Informationen zu gelangen und diese direkt zu verarbeiten.
Was nun? Warenwirtschaftssystem (WaWi) oder ERP-System (Enterprise Resource Planning)? Welches System ist das richtige für Sie, Ihre Abläufe zu optimieren und Ihre Unternehmensressourcen optimal zu steuern?
In unserem Blog-Beitrag erfahren Sie, was die Definition von Warenwirtschafts- und ERP-Systemen genau ist und welche Unterschiede sie aufweisen. Außerdem gehen wir auf die jeweiligen Vorteile ein und klären auf, welche Lösung für Ihr Unternehmen sinnvoll ist.
In diesem Artikel steigen wir tiefer ins Thema PPS-System ein und schauen uns an, wie sie sich von ERP-Systemen unterscheiden.
Was ist ein Warenwirtschaftssystem?
Ein Warenwirtschaftssystem (kurz WaWi-System oder WWS) ist eine Software, die den kompletten Warenfluss in einem Unternehmen abbildet und steuert. Somit unterstützt sie sämtliche Prozesse im Handel – von der Bedarfsermittlung sowie Beschaffung von Waren über die gesamte Lagerwirtschaft bin hin zum Warenausgang und dem Verkauf.
Die Produkte bzw. Artikel werden einmalig angelegt und dann für die Buchung verschiedener Belege und Warenbewegungen herangezogen – ob das nun Bestellungen, Lieferantenbeziehungen, Wareneingangsbuchungen, Rechnungskontrollen, Verkäufe, Rücknahmen und Lagerumbuchungen sind. Alle Aktionen werden im WaWi erfasst, dokumentiert, überprüft und optimiert, sodass sie neben der Pflege von Kundenbeziehungen, Angebotsverfassung und Versandabwicklung auch später für Auswertungen und Statistiken dienen können. Daraufhin ist es dann möglich, unternehmerische Entscheidungen zu treffen.
Was ist ein ERP-System?
ERP ist die Abkürzung für Enterprise Resource Planning und bedeutet übersetzt Geschäftsressourcenplanung. ERP bezeichnet die Aufgabe eines Unternehmens, die zur Verfügung stehenden Ressourcen möglichst effizient zu planen und einzusetzen. Ressourcen sind alles, was als Hilfe bei der Erreichung von festgelegten Zielen verfügbar ist. Zu Ressourcen gehören beispielsweise Kapital, Personal, Betriebsmittel, Material sowie Arbeit.
Mit ERP lassen sich die im Unternehmen vorhandenen Ressourcen sowohl intern als auch innerhalb verschiedener Produktionsstätten oder extern miteinander vernetzen. Sämtliche Geschäftsabläufe können automatisiert ablaufen. Der Einsatz bietet die Lösung, die Geschäftsressourcenplanung einfacher zu gestalten ist. So organisiert Enterprise Resource Planning alle administrativen, dispositiven und kontrollierenden Funktionsbereiche.
Hier setzt das ERP-System an: Die Möglichkeit, diese Ressourcen zu vernetzen, wird durch ein Enterprise Resource Planning-System unterstützt. Unternehmen können anhand einer zentralen Datenbank alle firmeninternen Angaben oder Geschäftsaktivitäten einpflegen und verarbeiten. Ein ERP-System ist eine Softwarelösung, die diese gespeicherten Firmendaten optimal steuert, abbildet, optimiert und dokumentiert. Alle Informationsflüsse innerhalb der Arbeitsprozesse werden dargestellt und folglich transparent. Die Abläufe der Geschäftsaktivitäten lassen sich perfektionieren und vereinfachen und effizienter organisieren und bearbeiten.
Die Funktionsbereiche der ERP-Software führen Informationen und Anwendungen in ihrer Fülle zusammen. Dadurch beschleunigen sich Arbeitsprozesse und es erfolgt eine Optimierung der Geschäftsressourcenplanung. Es entsteht ein entscheidender Wettbewerbsvorteil, weil mit ihnen die Organisation der Arbeitsabläufe erleichtert wird. Denn mit dem ERP-System wird es möglich, jederzeit rechtzeitig geeignete Gegenmaßnahmen zu ergreifen: Um beispielsweise die Ausrichtung des Gesamtunternehmens, eines Bereichs, einer Abteilung oder eines gewissen Prozesses neu einzustellen und auszurichten.
Was sind die Unterschiede zwischen Warenwirtschaftssystem und ERP-System?
Warenwirtschaftssysteme werden oft mit ERP-Systemen gleichgesetzt bzw. als Synonym verwendet. WaWi- und ERP-Systeme haben zwar eins gemeinsam: eine leistungsfähige Software. Allerdings haben sie eine völlig andere Ausrichtung und dienen so unterschiedlichen betrieblichen Anforderungen und Aufgabenfeldern. Und: Eine ERP-Software ist viel komplexer und kann viel mehr.
Das Warenwirtschaftssystem bezieht sich auf die Waren- bzw. Materialbewegungen. Somit bildet es den Warenfluss im Geschäftsprozess eines Unternehmens ab. WWS kommen vor allem bei Firmen zum Einsatz, die einen Handel betreiben. Daher beschränkt sich das System eher auf die Bereiche Beschaffung, Lagerhaltung, Logistik und Disposition. Für eine rein innerbetriebliche Betrachtung des Warenflusses reicht ein Warenwirtschaftssystem generell aus. Wenn andere Unternehmensbereiche wie Finanz- und Lohnbuchhaltung, Personalwirtschaft oder Produktion integriert werden müssen, kann dies ein Warenwirtschaftssystem nicht abbilden.
Ein Enterprise Resource Planning-System hingegen ist komplexer und verknüpft sämtliche Unternehmensbereiche und legt den Schwerpunkt auf die Planung und Integration aller relevanten Daten für die ganzheitliche Ressourcenplanung. Das bedeutet, die Finanz- und Lohnbuchhaltung, Personalwirtschaft, E-Commerce und Produktion oder aber auch viele andere Bereiche eines Unternehmens wie Projektmanagement, Controlling, Marketing und Vertrieb kann ein ERP-System perfekt einbinden.
Die Möglichkeit, Kunden und Lieferanten an das ERP-System zu koppeln, ist ein weiterer Unterschied zum Warenwirtschaftssystem. So können auch Niederlassungen oder Tochterunternehmen angebunden werden. Damit hat jeder zu jedem Zeitpunkt dieselbe Basis an Daten und Firmenabläufe lassen sich verbessern und die Ressourcen effizient einsetzen. Ein ERP-System denkt somit über das Unternehmen hinaus und bezieht sämtliche Prozesse des Unternehmens mit ein.
Vorteile von Warenwirtschafts- und ERP-Systemen
Ein WWS sorgt neben einer zuverlässigen und strukturierten Materialbeschaffung und Lagerverwaltung auch für einen übersichtlichen Verkauf. Somit sind die Daten auf Artikelebene transparent und es werden in Echtzeit alle aktuellen Bestände und Lagerplätze angezeigt. Die daraus auslesbaren Kennzahlen lassen sich auswerten, was ohne Warenwirtschaftssystem nur durch manuelle Inventur möglich und sehr zeitintensiv ist. So können alle Bestände direkt optimiert werden und sind jederzeit synchron und aktuell. Fehler werden somit deutlich minimiert.
Ein Enterprise Resource Planning-System hat die Fähigkeit, vorhandene Ressourcen zu erkennen und sie optimal zu steuern. So lassen sich Firmenprozesse optimal abwickeln und aktuelle Unternehmensentwicklung können ununterbrochen verfolgt werden. Für die Verwendung eines ERP-Programms wird wie im WWS nur eine einzige Datenbank – allerdings für alle Unternehmensbereiche – benötigt – mit Zugriff von überall. Somit gehören doppelte Erfassungen der Vergangenheit an, der Informationsfluss wird intern verbessert und abteilungsübergreifend vorausschauend geplant. Das ERP-System ist auch in der Lage, sobald Informationen vorhanden sind, auf Trends und Kundenbedürfnisse zu reagieren bzw. auch Marketingkampagnen oder Kundenanalysen durchzuführen. Das steigert die Wettbewerbsfähigkeit und Unternehmen können auf die allgemeine Nachfrage sowie auf sich ändernde Marktsituationen reagieren.
Up to date
Das Alltagsgeschäft reduziert mit dem ERP-System Routinearbeiten, denn die täglich anfallenden Tätigkeiten laufen einfach und automatisiert ab. Aufträge lassen sich somit schneller und effektiver erledigen. Somit ergeben sich kurze Reaktionszeiten bei Anfragen und Ausschreibungen. Die Fehlerquote wird minimiert. Dadurch profitieren Betriebe, denn sie haben mehr Zeit für das Kerngeschäft. Dies motiviert zusätzlich das Personal, darüber hinaus erleichtert es die Einarbeitung neuer Kollegen und dank der vorhandenen Übersicht und Struktur geht diese schneller.
Zudem übernimmt das ERP-System die Steuerung der Arbeit entsprechend der jeweils aktuell gültigen Richtlinien, die ständig aktualisiert werden – ob Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) oder Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Somit ist die Betriebsprüfung gleichzeitig digital vorbereitet. Anpassungen an Gesetzesänderungen lassen sich direkt vornehmen. So bleiben Unternehmen immer up to date und arbeiten am Puls der Zeit. Dabei stehen jederzeit aktuelle Schnittstellen und Übertragungsstandards zur Verfügung.
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Welche Lösung ist für Unternehmen sinnvoll?
Wie bereits erwähnt sind Warenwirtschaftssysteme vorrangig für Handelsunternehmen bedeutsam. Es bildet beispielsweise die Funktionen Lagerhaltung, Artikelverwaltung, Auftragsabwicklung sowie die Verwaltung von Kundenaufträgen und Bestellungen und das Bestellmanagement ab.
ERP-Systeme hingegen können in allen Branchen sinnvoll eingesetzt werden, da dort eben viele weitere Funktionsbereiche angegliedert sind.
Zudem stoßen WWS in der heutigen Zeit schnell an ihre Grenzen, da auch reine Handelsunternehmen in der Regel nicht mehr oder sehr schwer die auf sie einfließenden Aufgaben wie zunehmende Konkurrenz und das Lösen von Kundenanfragen abbilden können.
So ist es sinnvoll, die Prozesse im Unternehmen genau zu analysieren und zu prüfen, welche Abläufe optimiert werden sollen und welche Funktionen sie tatsächlich benötigen. Denn welche Lösung die richtige ist, richtet sich nach den jeweiligen Anforderungen des Unternehmens.
ERP-Systeme integrieren zudem auch den Bereich Warenwirtschaft eines Unternehmens. In diesem Fall bietet die Anwendung beider Systeme zusammen zusätzliche Vorteile: weniger Störungen, geringerer Schulungsaufwand, erhöhte Verfügbarkeit, schnelles und flexibles Reagieren auf aktuelle Marktsituationen – auch gerade in Zeiten des E-Commerce und des Omnichannel-Vertriebes. Dies alleine mit einem WaWi den Vertrieb sinnvoll und effizient abzuwickeln, ist kaum realisierbar, um sich auf dem Markt langfristig durchsetzen.
Fazit
Es lässt sich resümieren, dass die Warenwirtschaft bzw. klassische Warenwirtschaftssysteme mit dem Management von Material und Waren arbeiten und somit an ihre Grenzen stoßen. Denn das tagtägliche Geschäft zeigt, dass sich viele Unternehmen mehr als nur über den Verkauf von Waren definieren. Zumal die Bedeutung von Konkurrenz und Kundenanfragen wächst. Im Gegensatz dazu können ERP-Systeme viele andere Funktionsbereiche und somit alle Geschäftsprozesse abbilden.
Daher sollte das Unternehmen, das auf der Suche nach einer Lösung ist, seine Prozesse im Unternehmen genau unter die Lupe nehmen und analysieren, welche Funktionen sie benötigen, die bestenfalls mit dem Unternehmen mitwachsen – besonders in Zeiten eines Omnichannel-Vertriebs. So sprechen viele Gründe dafür und Firmen sind bestens aufgestellt, wenn Sie ein ERP-System – mit integriertem Warenwirtschaftssystem – in die engere Auswahl nehmen.
Haben Sie weitere Fragen zu unserem Modul Warenwirtschaft oder allgemeine Fragen zum Thema ERP? Unsere Experten sind jederzeit für Sie da.
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