Was ist eine Ablauforganisation?
Die Ablauforganisation ist, ebenso wie die Aufbauorganisation, ein Begriff aus der Organisationstheorie. Sie beschreibt dynamische Prozesse, welche zur Erreichung bestimmter Ziele ausgeführt werden. Hierbei berücksichtigt sie verschiedene Faktoren. Weiterhin bildet sie ein wichtiges Werkzeug im Rahmen der Prozessoptimierung.
Grundlagen der Ablauforganisation
Der Begriff der Organisationsform wird zunehmend von ergänzenden Begriffen wie Prozessmanagement oder Workflow-Management abgelöst.
Doch was genau beschreibt die Ablauforganisation? Letztendlich definiert sie die zeitlichen und örtlichen Arbeitsprozesse. Hierbei werden die einzelnen Teilaufgaben, welche in der Aufbauorganisation definiert wurden, um Faktoren wie Personen, Zeiten, Räume und Sachmittel ergänzt.
Die Organisationsform ist somit für den geordneten Ablauf der Arbeitsvorgänge im Betrieb verantwortlich. Grafisch kann sie durch ein Einliniensystem oder ein Flussdiagramm dargestellt werden.
Aufgaben der Ablauforganisation
Hauptaufgabe ist die optimale Abstimmung einzelner, nacheinander oder parallel verlaufender Arbeitsschritte und Teilaufgaben.
Dabei strukturiert sie die Verrichtung und die Abfolge zeitlich und räumlich. Die Ordnung der Arbeitsabläufe wird hinsichtlich der folgenden Objekte unterschieden:
- Inhalt: Die Schritte werden nach dem Arbeitsobjekt oder dem Verrichtungsschritt geordnet.
- Zeit: Es erfolgt eine Definition der Dauer sowie des Fertigstellungstermins. Eine zeitliche Abfolge wird festgelegt.
- Raum: Aufgabe ist es auch, die Durchlaufzeit möglichst gering zu halten. Aus diesem Grund findet eine räumliche Anpassung statt, um beispielsweise Transportwege zu verkürzen.
- Zuordnung: Einzelne Aufgaben können in Gruppen oder Stellen zusammengefasst werden.
Auf dieser Grundlage kann in drei wesentliche Arten unterschieden werden:
Funktionsorientierte Ablauforganisation
Hier werden die Arbeitsabläufe in einzelne Arbeitsschritte zerlegt. Die Reihenfolge der Tätigkeiten wird festgelegt.
Zeitorientierte Ablauforganisation
Bei dieser Art der Ablauforganisation wird Beginn und Ende, beziehungsweise die Gesamtdauer des Arbeitsprozesses in den Vordergrund gestellt. Es erfolgt eine optimale zeitliche Abstimmung der Prozesse unter Berücksichtigung von personellen, maschinellen und technischen Gegebenheiten.
Raumorientierte Ablauforganisation
Wie der Name bereits vermuten lässt, befasst sich die dritte Art der Ablauforganisation mit der Raumanordnung sowie der Arbeitsplatzgestaltung. Es wird unter anderem versucht, den kürzesten Weg zwischen den Arbeitsschritten zu finden. Aus diesen Aufgaben lassen sich die folgenden Ziele ableiten.
Probleme der Ablauforganisation
Für eine optimale Kapazitätsnutzung erfordert es einen hohen Auftragsbestand bei jedem Mitarbeiter, damit Leerläufe verhindert werden. Dies bringt einen Nachteil mit sich, dass sich die Liege- und Durchlaufzeiten der Aufträge erhöhen. Dadurch steht die Kapazitätsauslastung mit dem Ziel der Optimierung der Durchlaufzeiten in Konkurrenz.
Ziele der Ablauforganisation
Die Organisationsform verfolgt entsprechende Hauptziele. Zu diesen zählen:
- Terminsicherung: Dadurch, dass im Vorfeld Beginn, Ende und Dauer der Arbeitsschritte berechnet wurden, kann ein genauer Termin festgelegt werden. Es ist das Ziel der Ablauforganisation diese Termine zu sichern.
- Minimierung der Durchlaufzeiten: Um den Arbeitsprozess so reibungslos wie möglich zu gestalten, ist es das Ziel der Ablauforganisation, die Durchlaufzeiten zu minimieren.
- Optimale Maschinen- und Personalauslastung: Weiterhin kann durch einen reibungslosen Prozess, eine optimale Auslastung der Maschinen und Personen erreicht werden.
Neben den genannten Hauptzielen werden weitere Ziele verfolgt, welche ergänzend hierzu erreicht werden sollen. Dazu zählen beispielsweise:
- Standardisierung der Arbeitsabläufe
- Verbesserte Qualität der Prozesse und des Produktes
- Kostenreduktion durch geringere Durchlaufzeiten, weniger Verschwendung und eine verbesserte Qualität
Es ist zu erkennen, dass die Ablauforganisation weit mehr als nur ein Werkzeug der Prozessoptimierung darstellt. Sie findet auch darüber hinaus Anwendung und ist trotz neuer Begrifflichkeiten weiterhin von großer Bedeutung.
