Die Buchhaltung ist ein wichtiger Teil jedes Unternehmens. Sie trägt die finanziellen Daten zusammen und macht den Unternehmenserfolg monetär sichtbar. Dies ist in den meisten Fällen sehr zeitaufwändig und komplex. Das ist besonders der Fall, wenn Mitarbeiter alle Buchungen manuell durchführen. Zu den manuellen Aufgaben gehören zum Beispiel, dass die erforderlichen Belege zusammengesucht und sortiert werden müssen, diese dann geprüft, vorkontiert und gebucht werden müssen, Rechnungen geschrieben und Zahlungseingänge im Blick gehalten werden müssen sowie steuerliche Aufgaben übernommen werden müssen, wie die Umsatzsteuererklärungen für das Finanzamt erstellen etc.
Diese Routinearbeiten des Rechnungswesens bieten einen geringen Mehrwert, sind oftmals stupide und können häufig fehleranfällig sein. Im Zeitalter der Digitalisierung ist diese Vorgehensweise obsolet. Denn dank der neuen Technik kommt die Automatisierung der Buchhaltung ins Spiel. Mit der richtigen Buchhaltungssoftware können Unternehmen viele Aufgaben der Finanzbuchhaltung automatisieren und dadurch Zeit und Ressourcen sparen.
Aufgaben einer Finanzbuchhaltung – und, was kann man davon automatisieren?
Eine Finanzbuchhaltung ist verantwortlich für die Verwaltung von Geschäftstransaktionen und Finanzdaten. Dazu gehören Aufgaben wie die Überwachung von Kontobewegungen, die Buchung von Rechnungen, die Erstellung von Umsatzsteuervoranmeldungen, Einnahmen-Überschuss-Rechnungen (EÜR) und des Jahresabschlusses und dies alles nach den GoBD – Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung. Viele dieser Routineaufgaben lassen sich durch die Automatisierung des Rechnungswesens vereinfachen und beschleunigen, mit dem Ergebnis, dass Zeit und Ressourcen gespart werden und Fehler vermieden werden können.
Allerdings lassen sich nicht alle Anforderungen der Finanzbuchhaltung automatisieren. Einige Aufgaben, die nicht automatisiert werden können, sind z. B.:
- Strategische Entscheidungen: Finanzentscheidungen, die strategische Überlegungen und Verhandlungen erfordern, sind nach wie vor den Menschen vorbehalten.
- Kreatives Denken: Kreatives Denken und Entscheidungsfindung lassen sich nicht durch Computerprogramme abbilden. Aufgaben, wie z.B. die Gestaltung von Finanzkonzepten, lassen sich daher nicht automatisieren.
- Kundeninteraktion: Interaktionen mit Kunden, die eine persönliche und menschliche Komponente erfordern, wie z.B. die Klärung von Fragen und Problemen, sind durch Mitarbeiter durchzuführen.
- Überwachung von Compliance-Anforderungen: Die Überwachung von Compliance-Anforderungen und die Überprüfung von Geschäftspraktiken erfordern menschliche Urteilskraft und können daher nicht vollständig automatisiert werden.
Diese Aufgaben erfordern menschliche Kompetenzen und Entscheidungen und sollten demnach auch beim Menschen bleiben und nicht an die Maschine abgegeben werden. Dennoch kann die Buchhaltungssoftware bei der Entscheidungsfindung helfen und diese in gewisser Weise vorbereiten.
Vorteile einer Automatisierung der Buchhaltung, Nachteile und Hürden?
Einer der größten Vorteile einer Automatisierung der Buchhaltung ist die Zeitersparnis. Durch den Einsatz einer Buchhaltungssoftware können Firmen viele manuelle Aufgaben automatisieren und so Zeit und Ressourcen sparen sowie Prozesse vereinfachen. Außerdem kann der Automatisierungsprozess auch Fehler reduzieren und eine höhere Datensicherheit garantieren.
Ein Nachteil der Automatisierung kann jedoch sein, dass es anfänglich eine Herausforderung ist, die richtige Buchhaltungssoftware zu finden und zu implementieren. Ein Systemwechsel ist nie eine einfache Aufgabe. Allerdings ist es eine Herausforderung, die es lohnt in die Tat umzusetzen. Es ist sicherlich sinnvoll, sich mit dem eigenen Steuerberater zu beraten, wie der Wechsel effizient zu realisieren ist, so dass der reibungslose Ablauf während und nach der Umstellung gewährleistet ist.
Ziele der automatisierten Buchhaltung
Die Ziele einer automatisierten Buchführung sind vielfältig. Sie kann dabei helfen, Zeit und Kosten zu sparen, Fehler zu minimieren und eine bessere Übersicht über die Finanzen des Unternehmens zu erlangen. Eine automatisierte Buchhaltung ermöglicht es Ihnen, Rechnungen, Ausgaben und Einnahmen digital zu erfassen und zu verwalten. Darüber hinaus können Sie damit auch wichtige Geschäftsprozesse automatisieren, wie beispielsweise die Überwachung der Zahlungsfristen, die Erstellung von monatlichen und jährlichen Finanzberichten sowie die Überwachung von Budgets und Forecasts.
Warum sollte man die Buchhaltung automatisieren?
Es gibt viele Gründe, warum Sie Ihre Buchhaltung automatisieren sollten. Hier sind einige der wichtigsten:
- Zeitersparnis: Wiederkehrende Aufgaben und Routinen übernimmt die Software. Das erleichtert Ihnen die tägliche Arbeit und spart Zeit.
- Kosteneinsparung: Gesparte Arbeitszeit wirkt sich positiv auf die Kosten aus bzw. kann der Mitarbeiter in dieser Zeit andere Aufgaben übernehmen.
- Vermeidung von Fehlern: Die Automatisierung von Prozessen vermeidet Fehler, in dem der Computer beispielsweise Rechnungen und Überweisungen abgleicht oder typische Erfassungs- und Übertragungsfehler bei manueller Eingabe ausbleiben.
- Überblick über Finanzen: Die zentrale Verwaltung der Daten sorgt für einen leichteren Zugriff und einen schnelleren Überblick.
- Vereinfachung der steuerlichen Pflichten: Das Computerprogramm unterstützt Sie, Ihre steuerlichen Pflichten zu erfüllen, indem es zum Beispiel zur Einhaltung der GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) zwingt und die EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) oder Bilanz bereitstellt.
- Einfache Übermittlung von Unterlagen an Steuerberater und Finanzamt: Aus der Buchhaltungssoftware heraus können Unterlagen direkt an den Steuerberater oder das Finanzamt übermittelt werden.
Wie automatisiert man seine Buchhaltung?
Die Automatisierung der Finanzbuchhaltung ist ein Prozess, der Zeit, Geduld und technisches Verständnis erfordert. Um die Buchhaltung zu automatisieren, benötigen Sie eine Software für Buchhaltung und Rechnungswesen. Die meisten Buchhaltungssoftware-Systeme bieten eine einfache Bedienung und benutzerfreundliche Schnittstelle, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Buchhaltung schnell und einfach zu automatisieren. Idealerweise als Ergänzung der ERP-Software.
ERP-Software zur Automatisierung der Buchhaltung
ERP steht für „Enterprise Resource Planning“. Die Software unterstützt Unternehmen dabei, ihre Geschäftsprozesse zu integrieren und zu optimieren. ERP-Systeme bieten eine zentrale Plattform, auf der Daten und Informationen aus verschiedenen Geschäftsbereichen, wie Finanzen, Lagerhaltung, Personalwesen, Kundenbeziehungen und Projektmanagement gesammelt und verwaltet werden können. Dies ermöglicht Unternehmen, Prozesse zu automatisieren und Daten in Echtzeit auszutauschen, um bessere Entscheidungen zu treffen und ihre Geschäftstätigkeit effizienter zu gestalten.
Das ERP-System von microtech bietet im Bereich der Finanzbuchhaltung einige Highlights:
- DATEV-Schnittstelle
- GoBD-konform und IDE-geprüft
- Kostenstellenverwaltung und -analyse
- Buchungen über verschiedene Bücher
- Überwachung der offenen Posten u. v. m.
Die Lösung von microtech deckt alle gängigen Anforderungen der Buchhaltung ab. Wir wissen, dass der Digitalisierungsprozess bei jedem Unternehmen sehr individuell ist. Daher ist es wichtig, dass die eigenen Prozesse in Ihrem Unternehmen genau analysiert werden, um die Optimierungspotenziale aber auch Problemfelder genau herauszuarbeiten. microtech unterstützt Sie hierbei, auch in Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater, sodass die neuen Prozesse alle steuerlichen Anforderungen erfüllen und Sie die lästigen Routinearbeiten einfach Ihrer Finanzbuchhaltungssoftware überlassen können.
