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Betriebsausgaben

Betriebsausgaben sind die Kosten und Ausgaben, die ein Unternehmen für den Betrieb und die Aufrechterhaltung seiner Geschäftstätigkeit hat, einschließlich Ausgaben für Material, Personal, Miete, Versicherung und andere betriebliche Aufwendungen. In unserem ERP-Wiki-Beitrag lesen Sie alles über Betriebsausgaben

Was sind Betriebsausgaben?

Betriebsausgaben sind ein wesentlicher Bestandteil der Finanzbuchhaltung eines Unternehmens. Sie umfassen alle Kosten, die im Rahmen der betrieblichen Tätigkeit anfallen und sind notwendig, um den Betrieb aufrechtzuerhalten und weiterzuentwickeln. Betriebsausgaben sind also Ausgaben, die ein Unternehmen ausschließlich aus Gründen des Betriebs veranlasst. Das Einkommenssteuergesetz (EStG) legt fest, dass diese Kosten steuerlich abzugsfähig sind und in Form von Geld oder Sachwerten vorkommen. Es ist wichtig, dass die Ausgaben klar dokumentiert und nachgewiesen werden können, da das Finanzamt diese Angaben überprüfen kann. Dazu gehören Rechnungen, Belege und detaillierte Aufzeichnungen.

Das Unternehmen muss die Betriebsausgaben von den Betriebseinnahmen abziehen, wodurch sich der eigentliche Gewinn verringert.

Beispiele: Was zählt zu Betriebsausgaben?

Im Folgenden listen wir die gängigsten Betriebsausgaben auf und erklären, was sie im Detail umfassen.

  • Personalkosten: Dies sind Aufwendungen, die durch die Bezahlung und Verwaltung von Mitarbeitern anfallen. Dazu gehören Gehälter, Löhne, Sozialversicherungsbeiträge, Pensionsbeiträge, Krankenversicherungsbeiträge und eventuell auch Boni oder Provisionen.
  • Versicherungskosten, Betriebssteuern: Versicherungskosten umfassen Prämien für verschiedene Versicherungen, die das Unternehmen abschließt, wie Haftpflicht-, Vermögens-, Unfall- oder Gebäudeversicherung. Betriebssteuern sind Steuern, die direkt mit der Geschäftstätigkeit zusammenhängen wie Gewerbesteuer oder Grundsteuer.
  • Materialkosten: Diese Kosten entstehen durch den Kauf von Rohstoffen, Bauteilen oder Waren, die für die Herstellung von Produkten oder die Erbringung von Dienstleistungen benötigt werden.
  • PC-Kosten: Diese beinhalten die Anschaffung, Wartung und Reparatur von Computern und zugehöriger Software, die für das Unternehmen erforderlich sind.
  • Kosten für die Unternehmensgebäude und die Büros: Zu diesen Betriebsausgaben gehören Miete, Hypothekenzahlungen, Gebäudeinstandhaltung, Reinigung, Energiekosten und alle anderen Ausgaben, die mit dem physischen Standort des Unternehmens verbunden sind. Sie sind steuerlich voll abzugsfähig.
  • Kosten für Dienstleistungen von externen Mitarbeitern: Diese Betriebsausgaben entstehen durch die Beauftragung von Freelancern oder Beratungsunternehmen, die nicht fest angestellt sind, aber spezialisierte Dienstleistungen oder Arbeiten erbringen.
  • Fortbildungskosten: Zu den Fortbildungskosten zählen Aufwendungen, die für die Aus- und Weiterbildung von Mitarbeitern anfallen wie Schulungsgebühren, Kosten für Weiterbildungskurse, Seminare oder Workshops.
  • Kontogebühren: Dies sind Gebühren, die Banken für die Kontoführung, für Transaktionen, Überweisungen oder andere Bankdienstleistungen erheben.
Welche Kosten zählen zu den Betriebsausgaben?
Welche Kosten zählen zu den Betriebsausgaben?

Welche Betriebsausgaben sind beschränkt abzugsfähig?

Schwierig ist das genaue Festlegen, ob es einen betrieblichen Grund gab oder nicht. Das Problem ist, dass es auch Aufwendungen gibt, die nicht rein betrieblich sind, sondern mit der privaten Lebensführung in Verbindung stehen.

Beispielsweise bei einer Geschäftsreise sind die Reisekosten meistens nicht komplett steuerlich abziehbar, weil sie mit privaten Bedürfnissen verbunden sein können. Es muss möglich sein, zwischen betrieblich und privat veranlassten Kosten abzugrenzen. Aus diesem Grund ist es wichtig, Belege für die Ausgaben aufzuheben und den Grund in die Buchführung einzubeziehen. Für das Finanzamt haben die Steuerpflichtigen eine Nachweispflicht ihrer Ausgaben, dass ihre Kosten angemessen sind und einen wirtschaftlichen Zusammenhang haben.

Ein häusliches Arbeitszimmer ist laut des Bundesfinanzhofes (BFH) eine abzugsfähige Aufwendung, wenn es der Mittelpunkt der betrieblichen Arbeit ist. Ist dies nicht der Fall, darf es nur einen Abzug bis zu 1.250 Euro geben. Falls das Arbeitszimmer außerhäuslich ist, sind die Ausgaben vollständig abzugsfähig, wenn es keinen weiteren Arbeitsplatz gibt. (EStG § 4 Abs. 6b)

Bewirtungskosten für Geschäftspartner sind bis zu einer Grenze von 70 % absetzbar, wenn die Ausgaben als notwendig gelten. Auch bei Fahrten mit den Firmenwagen ist es nicht eindeutig, weil sie auch privat genutzt werden können und dadurch nur der betriebliche Teil abzugsfähig ist.

Wann sind Spenden Betriebsausgaben?

Sind Spenden Sonder- oder Betriebsausgaben? Kapitalgesellschaften können Spenden aus einem speziellen Grund bis zu einer bestimmten Höhe als Betriebsausgabe absetzen, wie das EStG definiert. Zu einem speziellen Grund zählt das Fördern aus einem gemeinnützigen Zweck oder das Spenden ohne Gegenleistung von dieser Organisation. Außerdem dürfen sie nicht höher als 20 % des Gesamtbetrags der Einkünfte sein. Selbstständige und Personengesellschaften hingegen dürfen Spenden nur als Sonderausgabe absetzen. Grund dafür ist, dass dort der betriebliche Zusammenhang fehlt und es als privates Interesse gilt. Sie können allerdings Sachspenden in der Gewerbesteuererklärung geltend machen. Für alle Spenden benötigen die Unternehmen wieder einen Nachweis in Form einer Spendenbescheinigung für das Finanzamt. Außerdem muss dort bescheinigt sein, dass die Organisation gemeinnützig oder vom Staat begünstigt ist.

Was sind vorweggenommene und nachträgliche Betriebsausgaben?

Was genau sind vorweggenommene Betriebsausgaben? Es sind Ausgaben, die nicht sofort absetzbar sind. Hier ein Beispiel: Bevor ein Kleinunternehmer oder ein Großunternehmer Gewinn mit seiner Firma erbringen kann, fallen schon die ersten Kosten an. Für den Bau des Unternehmensgebäudes oder die Aus- und Fortbildungen von Mitarbeitern. Diese Ausgaben sind als vorweggenommene Betriebsausgaben im Sinne der Steuer abzugsfähig. Der Grund dafür ist, dass ein Gewinn für das Unternehmen vorhersehbar ist. Es wird damit die Gründung und der Aufbau eines Unternehmens durch die reduzierte Steuerlast gefördert und unterstützt.

Zu nachträglichen Betriebsausgaben zählen Schuldzinsen, die nach der Schließung eines Unternehmens anfallen können. Sie zählen zu den wenigen Ausnahmen, die noch steuerlich absetzbar sind, obwohl es keine betriebliche Arbeit mehr gibt. Das liegt daran, dass sie in Verbindung zu der vergangenen wirtschaftlichen Aktivität des Unternehmens stehen.

Was ist eine Betriebsausgabenpauschale?

Eine Betriebsausgabenpauschale ist eine vereinfachte Methode zur Abrechnung und zum Abzug von Betriebsausgaben, insbesondere im Rahmen der Steuererklärung. Anstatt jede einzelne Betriebsausgabe detailliert zu erfassen und nachzuweisen, ermöglicht eine Pauschale die Abrechnung über einen festgelegten, pauschalen Betrag.

Diese Pauschalierung wird oft von Selbstständigen und Freiberuflern genutzt, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Anstelle des Einzelnachweises aller kleinen Ausgaben können sie einen prozentualen Satz ihrer Einnahmen als Betriebsausgaben ansetzen. Der Prozentsatz und die Bedingungen, unter denen eine solche Pauschale angesetzt werden darf, hängen von den spezifischen steuerrechtlichen Regelungen des jeweiligen Landes ab.

Wichtig ist, dass diese Pauschale nur bis zu einem gewissen Grad und unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich anerkannt wird. Sie ist gedacht, um typische, regelmäßig anfallende Betriebsausgaben und Aufwendungen abzudecken. Für größere Anschaffungen oder besondere Ausgabenposten wie etwa die Anschaffung von Betriebsmitteln muss in der Regel weiterhin der tatsächliche Aufwand nachgewiesen werden.

Die Betriebsausgabenpauschale dient also dazu, den administrativen Aufwand zu vereinfachen und die steuerliche Abrechnung für kleinere Unternehmen oder Selbstständige zu erleichtern. Es ist jedoch wichtig, sich über die genauen steuerlichen Regelungen und Einschränkungen im jeweiligen Land zu informieren.

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