ERP (Enterprise Resource Planning) steht für Software, die Ihre Geschäftsprozesse mit Automatisierung optimiert. Das bedeutet, Sie können mit der Einführung bzw. Implementierung eines ERP-Systems all Ihre Bereiche – ob Produktion, Einkauf und Verkauf, E-Commerce, Lager & Versand, Personal, CRM, Finanzen u. v. m. – und somit Ihr gesamtes Unternehmen führen.
Lesen Sie hier, was genau der Begriff ERP umfasst! Und informieren Sie sich über ERP-Einsatzmöglichkeiten, Ziele und Vorteile eines ERP-Systems, für welche Unternehmen und Branchen es geeignet ist und wie sich Phasen und Ablauf einer ERP-Einführung darstellen.
Was bedeutet ERP?
Unternehmen haben in der heutigen, digitalen Welt viele technische Möglichkeiten, ihre internen Schnittstellen und Prozesse zu definieren und darzustellen. Aufgrund des zunehmenden Wettbewerbs müssen Unternehmen schnell an Informationen gelangen und diese verarbeiten. Eine technische Möglichkeit ist der Einsatz eines Enterprise Resource Planning-Tools, kurz ERP.
Eine ERP-Software ist eine Lösung für Unternehmen zur Planung der Organisation oder Ressourcen – also aller Kernprozesse. Unter Ressourcen werden Kapital, Mitarbeiter und Betriebsmittel verstanden. Unternehmen haben die Möglichkeit, anhand einer zentralen Datenbank in einem System alle internen Geschäftsaktivitäten oder betrieblichen Daten zu speichern und zu verarbeiten. Durch ERP wird die Organisation und Bearbeitung aller internen Geschäftsaktivitäten vereinfacht und effizienter.
ERP-Einsatzmöglichkeiten
Da ERP-Systeme vielseitig einsetzbar sind, findet man sie in diversen Unternehmensbereichen. Zu diesen Bereichen gehören die Unternehmens-Kernprozesse Beschaffung, Warenwirtschaft, Produktion und Vertrieb. Aber auch die geschäftsunterstützenden Unternehmensbereiche Personalwesen, Rechnungswesen, Marketing oder Controlling lassen sich mit einer Enterprise Resource Planning-Software steuern.
Da alle Bereiche über die zentrale Datenbank miteinander verbunden sind, ist die Prozessplanung zum Beispiel für Warenwirtschaft und Produktion über alle Ebenen möglich. Dabei ist es unbedeutend, ob verschiedene Abteilungen oder Standorte im Prozess involviert sind. Auch die Größe der Firma spielt eine untergeordnete Rolle. ERP-Systeme sind sowohl in Großunternehmen als auch in Klein- oder Familienbetrieben zu finden.
Bestandteile eines ERP-Systems
Produktion: Das Herzstück für produzierende Unternehmen. Plant und steuert die gesamte Fertigung – von der Materialbedarfsplanung bis zur Qualitätskontrolle. Optimiert Produktionsabläufe und sorgt für termingerechte Fertigung.
Finanzplanung: Das Kontrollzentrum für alle monetären Aspekte. Erstellt Budgets, führt Cashflow-Prognosen durch und ermöglicht präzise Kostenkalkulation. Liefert die Datengrundlage für fundierte Finanzentscheidungen.
Logistik: Koordiniert den kompletten Material- und Warenfluss. Plant Routen, überwacht Lagerbestände und automatisiert Bestellvorgänge. Sorgt für pünktliche Lieferungen und ist ein entscheidender Wettbewerbsfaktor.
CRM (Customer Relationship Management): Verwaltet alle Kundenbeziehungen zentral. Erfasst Kundendaten, plant Vertriebsaktivitäten und analysiert Kundenverhalten. Ermöglicht schnellere Bearbeitung von Kundenanfragen und steigert die Kundenzufriedenheit.
Human Resource (Personalwesen): Bildet alle personalrelevanten Prozesse ab – von Personalplanung über Zeiterfassung bis Lohnabrechnung. Unterstützt bei der Personalentwicklung und dem optimalen Personaleinsatz.
Projektmanagement: Koordiniert alle projektbezogenen Aktivitäten zentral. Plant Ressourcen, überwacht Termine und Budgets. Erfasst projektbezogene Kosten und bewertet die Rentabilität einzelner Projekte.
Diese sechs Bereiche arbeiten in einem ERP-System nahtlos zusammen und nutzen eine gemeinsame Datenbasis – das macht die Stärke gegenüber Insellösungen aus.
Ziele eines ERP-Systems
Ziele spielen eine wichtige Rolle für den Erfolg eines Unternehmens, weil sie Struktur und die damit eingehende Genauigkeit hineinbringen. Und so steht es auch mit den Zielen von ERP-Systemen. Sie sollen in vollem Umfang zur Erreichung der Geschäftsziele beitragen. Dementsprechend sollte es Firmen vor der Installation klar sein, was sie damit abdecken möchten. Passiert das nicht, können genau die entgegengesetzten Effekte eintreten.
Was ein modernes ERP-System immer leisten sollte: Ein zukunftsfähiges ERP-System muss verschiedene Kernfunktionen erfüllen, um den sich ständig wandelnden Anforderungen gerecht zu werden. Dazu gehört die zentrale Verwaltung aller Geschäftsprozesse, die Automatisierung wiederkehrender Abläufe und die Bereitstellung aussagekräftiger Auswertungen in Echtzeit. Besonders wichtig ist dabei die Flexibilität des Systems – denn Unternehmen wachsen, Märkte ändern sich und neue Anforderungen entstehen kontinuierlich.
Ein flexibles ERP-System passt sich an veränderte Geschäftsmodelle an, lässt sich um neue Module erweitern und kann auch bei Unternehmenswachstum oder Internationalisierung mithalten. Diese Anpassungsfähigkeit ist heute unverzichtbar, da sich Geschäftsprozesse schneller denn je wandeln.
Prozesse sind zwangsläufig effizienter mit dem gezielten Einsatz von ERP-Systemen. Entscheidendes Ziel ist, verschiedene Projekte und Abläufe mittels einer zentralen Datenbank zusammenzuführen. Dadurch vereinfachen und automatisieren sich Arbeitsabläufe. So wird beispielsweise umgangen, dass Rechnungsnummern doppelt vergeben oder Kundendaten mehrfach eingespeist werden. Sollte also etwa ein Kollege im Vertrieb eine Adressänderung eines Kunden vornehmen, sind diese Informationen sofort auch für den Einkauf, das Marketing oder das Rechnungswesen verfügbar.
Insellösungen vermeiden
Auch sogenannte Insellösungen, die nur innerhalb ihrer eigenen Grenzen wirksam sein, mit einem ERP-System abgeschafft. Arbeitskräfte nutzen beispielsweise Word, um einen Auftrag zu erfassen. Sie führen Tabellenkalkulationen in Excel durch oder legen dort auch Kundendaten an. Zusätzlich aber sind weitere Kundendaten in Outlook zu finden. Dieses Verfahren ist kostenfrei und relativ einfach, aber die Daten liegen höchstens abgespeichert in einem Ordner bereit und werden nicht miteinander verknüpft. So verliert das Personal oft den Überblick und kommt mit dem Ablagesystem nicht mehr zurecht. Über verschiedene Fachbereiche hinaus sind Insellösungen bei der Datenverarbeitung also sehr kontraproduktiv.
Mit dem Enterprise Resource Planning-System verbessert sich die Datenqualität und Anwendungen lassen sich nicht mehr isoliert voneinander, sondern ganzheitlich betrachten. Dadurch lassen sich lange bzw. komplizierte Wege vermeiden. Außerdem fallen Wartezeiten weg, die gegebenenfalls durch manuelle Bearbeitungen entstehen. Kunden werden überdies auch besser informiert. Ein gut eingestelltes System läuft vollautomatisch und führt umgehend aus, was es selbständig erledigen kann. Ferner gibt es Infos über den aktuellen Stand der Geschäftsprozesse. Insgesamt schafft dies Transparenz, spart Zeit und somit auch Geld. Alle Geschäftsbereiche lassen sich durch die Software vernetzen und abdecken.
Vorteile eines ERP-Systems
Da für die Verwendung einer ERP-Software nur eine einzige Datenbank für alle Unternehmensbereiche benötigt wird, lassen sich die Kosten für das Unternehmen genau kalkulieren. Bislang verwendete IT-Programme können eingestellt werden und die damit verbundenen IT-Kosten eingespart werden.
Alle am Prozess beteiligten Mitarbeiter haben Zugriff auf diese Datenbank. Somit wird die Zusammenarbeit enorm vereinfacht und einzelne Bearbeitungsschritte können leichter nachvollzogen werden. Auch das Prozessdenken der Mitarbeiter wird gefördert und verbessert.
Da alle internen Prozesse durch Enterprise Resource Planning automatisiert werden, führt dies zu geringeren Kosten für Unternehmen. Ein weiterer Vorteil der Automatisierung ist die Verkürzung der Bearbeitungszeit. Die Geschäftsleitung kann mit Hilfe der Software stets die aktuelle Unternehmensentwicklung verfolgen und so schneller bei auftretenden Problemen eingreifen. Auch auf spontan eintreffende Kundenwünsche kann schneller reagiert werden. Zeitgleich steigt die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens. Mit Hilfe der Software werden des Weiteren Informationen im Unternehmen optimiert und organisatorische oder technische Schnittstellen verbessert.
Warum viele ERP-Systeme für KMU überdimensioniert sind
Viele kleine und mittelständische Unternehmen stehen vor einem Dilemma: Sie benötigen die Effizienz und Transparenz eines ERP-Systems, aber die meisten verfügbaren Lösungen am Markt sind für ihre Bedürfnisse schlichtweg überdimensioniert. Große Enterprise-Lösungen bringen oft eine Komplexität mit sich, die KMU überfordert und unnötige Kosten verursacht.
Das Problem der Standard-ERP-Systeme für KMU: Viele ERP-Anbieter setzen auf “One-Size-Fits-All”-Lösungen, die bereits bei der Implementierung sämtliche Module und Funktionen mitbringen – auch die, die ein kleineres Unternehmen nie benötigen wird. Dies führt nicht nur zu höheren Lizenzkosten, sondern auch zu unnötig komplexen Benutzeroberflächen und längeren Einarbeitungszeiten für die Mitarbeiter.
Die Lösung: Ein ERP-System, das mitwächst Das microtech ERP-System verfolgt einen anderen Ansatz: Es startet mit den Kernfunktionen, die Ihr Unternehmen tatsächlich benötigt, und wächst mit Ihren Anforderungen mit. Statt von Anfang an mit allen Modulen überfrachtet zu werden, können Sie gezielt die Bereiche erweitern, die für Ihr Geschäft relevant werden.
Diese modulare Herangehensweise bietet mehrere Vorteile: Die Mitarbeiter werden nicht von zu vielen Funktionen überfordert, die Einführung verläuft schrittweise und kontrolliert, und die Kosten bleiben transparent und planbar. Wenn Ihr Unternehmen wächst oder neue Geschäftsbereiche erschließt, kann das System problemlos um entsprechende Module erweitert werden – ohne dass eine komplette Neuimplementierung erforderlich wird.
So erhalten KMU genau das, was sie brauchen: Ein leistungsfähiges ERP-System, das nicht überdimensioniert ist, sondern perfekt zu ihrer aktuellen Situation passt und flexibel mit dem Unternehmen wächst.
Für welche Unternehmen ist ein ERP-System geeignet?
ERP-Lösungen sind sowohl in Großunternehmen als auch in mittelständischen sowie Klein- oder Familienbetrieben zu finden. ERP-Systeme passen sich der jeweiligen Unternehmensgröße und nehmen sich den jeweiligen für die Betriebsgröße vorhandenen Problemen an. Großunternehmen sind definiert als Unternehmen, die einen Jahresumsatz von über 50 Millionen Euro erwirtschaftet bzw. 500 oder mehr Mitarbeiter angestellt haben. Mittelständische Unternehmen arbeiten mit weniger als 250 Angestellte und setzen bis zu 50 Millionen Euro im Jahr um. Kleine Unternehmen hingegen beschäftigen 50 Mitarbeiter und weniger und erzielen bis zu 10 Millionen Euro jährlich. Kleinstunternehmen liegen bei bis zu 10 Mitarbeitern und einer Bilanzsumme von bis zu 2 Millionen Euro.
Klein- und mittelständische Unternehmen (KMU), vor allem aber mittelständische Unternehmen und Großunternehmen sind typische Kunden einer ERP-Software, um bei der zunehmenden Konkurrenz technisch gleichauf zu sein. Kleinst- und Kleinunternehmen versuchen häufig noch, ohne ein ERP-System auszukommen, und greifen auf die Insellösungen zurück. Dabei sourcen sie meist administrative Bereiche wie die Finanzbuchhaltung aus.
ERP-System in kleinen Unternehmen
Aber auch in kleineren Unternehmen mit einer überschaubaren Anzahl an Personal kann sich ein ERP-System lohnen. Wird die Finanzbuchhaltung beispielsweise intern erledigt und eine „normale“ Finanzbuchhaltungs-Software reicht nicht aus, kann es die Aufgabe übernehmen. Außerdem wird das gesamte Wissen des Unternehmens, die Erfahrung in allen Fachbereichen und das Know-how der Mitarbeiter dort gebündelt und weitergegeben. Das kann unter anderem dann wichtig werden, wenn etwa ein Kollege die Firma verlässt. Die Nachfolger sind mit dem Enterprise Resource Planning-System in der Lage, die Informationen, etwa zugunsten der Kundenbeziehungen, weiterhin zu nutzen.
ERP-System in mittelständischen und großen Unternehmen
Je größer ein Betrieb ist, desto komplexer sind die Arbeitsabläufe. Mit zunehmendem Wachstum erfüllt eine ERP-Lösung den Wunsch nach mehr Automatisierung, Transparenz und Kontrolle. Gerade bei mittelständischen Unternehmen und großen Konzernen, die über mehrere Niederlassungen – auch weltweit – verfügen, ist ein ERP-Programm die Grundlage für eine (international) einwandfreie Kommunikation und Zusammenarbeit.
Fast jede Firma hat das Potenzial, sich zu vergrößern. Und ERP-Systeme sind in der Lage mitzuwachsen. Damit sich das Unternehmen bei der Anpassung einzelner Insellösungen nicht – im wahrsten Sinne des Wortes – „verzettelt“ und unnötig Kosten entstehen, ist es sinnvoll, sämtliche Funktionsbereiche dort zu integrieren. So gibt es die Möglichkeit, nahezu alle Vorgänge zu automatisieren und wegen des abteilungs- oder firmenweiten Zugriffs auf Geschäftsdaten und Informationen wertvolle Zeit einzusparen.
Auf die Datenstruktur kommt es an, ob sich die Investition in ein ERP-System lohnt
Ob sich eine Investition in ein ERP-System lohnt, hängt also nicht von der Unternehmensgröße ab. Es kommt drauf an, wie die Datenstruktur geschaffen ist. Vor der Einführung bedarf es einem genauen Verständnis darüber, welche Probleme mit einer ERP-Lösung behoben und welche Funktionsbereiche verbessert werden müssen. Aber es ist auch wichtig, zu analysieren, welche Faktoren zukünftig auf sie zukommen und somit relevant sein könnten.
Als gut organisiertes Unternehmen bietet die Implementierung eines ERP-Systems einen Mehrwert und einen Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen: Alle Abteilungen vernetzen sich miteinander und somit können lange Dienstwege ausgeschlossen werden. Geld und damit Zeit lassen sich durch die Automatisierung der Prozesse sparen. Die Geschäftsleitung erhält eindeutige Zahlen, um zu sehen, wo genau sie steht. Und die Insellösungen wie Zettelwirtschaft oder ein Sammelsurium an Informationen, die separat abgelegt werden, wird vermieden. So tritt das Unternehmen – ob Kleinstunternehmen, KMU oder Großunternehmen – deutlich besser auf. Langfristig gesehen, können sich Unternehmen nur dann etablieren, wenn die innerbetrieblichen Abläufe so effizient wie möglich ablaufen.
Umgekehrt: Fehlt in einem Unternehmen die richtige ERP-Software, steigt die Fehleranfälligkeit enorm. Daten und Informationen werden eventuell nicht oder nicht schnell genug gefunden. Das führt zu einem Durcheinander, das es zu vermeiden gilt. Tritt das Unternehmen nicht professionell auf, leiden besonders Kundenbeziehungen darunter.
ERP-Lösungen können sich je nach Ausrichtungen auf unterschiedliche Branchen fokussieren. Das ERP-System von microtech deckt eine breite Reichweite an Branchen ab. Erfahren Sie mehr über den Einsatz von microtech in Ihrer Branche.
Wie erfolgt die Einführung eines ERP-Systems? – Phasen und Ablauf einer ERP-Einführung
Haben sich Unternehmen für einen Anbieter entschieden, möchten sie mit der Beschaffung und Einführung eines Enterprise Resource-Planning-Systems alle Ressourcen von einer zentralen Datenbank aus steuern, um wichtige Firmenprozesse effizienter abzudecken. Damit sich das System langfristig lohnt, hängt dies von der Implementierung ab. Es bedarf einer genauen Strategie, damit sich die automatisierten an die realen Prozesse anpassen lassen. Die einzelnen Phasen der Implementierung werden von der Strategie unterschiedlich stark beeinflusst. Daher ist es notwendig, die einzelnen Stufen der Implementierung detailliert zu betrachten.
Kompetentes Projektteam
Zur Vorbereitung, ein ERP-System einzuführen, gehört ein Team aus qualifizierten Mitgliedern aus allen wesentlichen Bereichen des Unternehmens, in denen die Software eingesetzt werden soll, und die mit den internen Abläufen bestens vertraut sind. Sie können wertvolle Hinweise für die Definition der Anforderungen geben und das Projektmanagement auch inhaltlich unterstützen. Zudem werden die Identifikation und Motivation des Personals gefördert.
ERP-Einführung ist auch Chefsache
Da die ERP-Software die Abwicklungen und Organisationsstrukturen beeinflusst und möglicherweise neu ordnet, also in die ureigenen Unternehmensstrukturen eingreift, ist es wichtig, dass Geschäftsleitung und Management das Projekt der Implementierung mittragen und dies auch kommunizieren. Das Projekt erhält innerhalb des Betriebes den Status eines Organisationsprojekts, und wird nicht „nur“ als Controlling-Projekt oder reines IT-Projekt gesehen.
Informierte Mitarbeiter
Oft unterschätzt und sehr wichtig während des kompletten Einführungsprojektes: die Kommunikation mit den zukünftigen Nutzern und den übrigen Mitarbeitern. Sie brauchen möglichst früh Informationen zu der getroffenen Entscheidung, zum Installationsprozess, zu den Vorteilen der neuen Software und zu möglichen Einschränkungen bei der Implementierung. Die frühzeitige Information steigert die Akzeptanz wesentlich und trägt damit zum Erfolg bei.
Dokumentation der Geschäftsprozesse
Zu Beginn des Projektes ist die Definition und Dokumentation der Geschäftsprozesse und Abläufe im Hinblick auf die Funktionalität wichtig. Hilfreich können dabei auch die Daten aus der Betriebsdatenerfassung sein. Die genaue und intensive Erfassung vermeidet nachträgliche, oft zeitaufwendige Anpassungen. In dieser Phase haben Firmen die Chance, ihre Unternehmensabläufe und Strukturen auf den Prüfstand zu stellen, zu optimieren oder auch neu zu organisieren und veraltete Systeme und Vorgehensweisen über Bord zu werfen.
Lastenheft und Pflichtenheft als Grundlage für die Auswahl einer geeigneten ERP-Software
Das Anforderungsprofil an die neue Software wird nach der Zusammenkunft, bei der die Szenarien durchgespielt wurden, und dem Austausch zwischen Anbieter und Unternehmen konkretisiert. Diese Anforderungsszenarien werden dann in einem sogenannten Lastenheft fixiert. Dort sind also alle erforderlichen Faktoren und Soll-Prozesse unmissverständlich festgehalten. Auf Basis dessen wählen die Firmen später die Module und Funktionen aus.
Der Anbieter erarbeitet auf Grundlage des Lastenheftes dann das Pflichtenheft. Dort stehen alle definierten Abläufe und deren detaillierte Umsetzung wie Zeitpunkte für die Umsetzung des Projektes bis zur Inbetriebnahme. Mit dem Pflichtenheft werden Betriebe dabei unterstützt, die richtige Entscheidung für ihre Anwendungs-Auswahl samt Komponenten und Eigenschaften zu treffen. Nachdem es geprüft und für gut befunden wurde, wird es zur verbindlichen Grundlage für die Zusammenarbeit der ERP-Anbieter und der Unternehmen. Die Firmen geben dann die Software in Auftrag.
Zudem hilft ein Pflichtenheft auch bei der Kalkulation der Kosten.
Ist aus dem Angebot die passende Lösung ausgewählt, folgt die eigentliche Umsetzung der Einführung.
Hier finden Sie detailliertere Informationen zum Lastenheft und Pflichtenheft.
Prototyping/Customizing und Systemtests
Ganz gleich, ob eine Branchenlösung oder eine branchenunabhängige Software eingesetzt wird, es hat sich bewährt, ein Prototyping einzurichten. Das Testsystem sollte dem zukünftigen ERP-System nahekommen und bei den Daten sollte es sich um nahezu „echte“ Daten handeln. Dabei lassen sich die Standardfunktionen auf die individuellen Gegebenheiten angepassen. Dies sollte unbedingt fester Bestandteil der Planung sein. Die Aufwendung für diese Angleichungen lohnt sich immer. Das Ergebnis dieses Customizings dient dem Projektteam als Testumgebung. In ihr werden die gewünschten Funktionalitäten eingehend geprüft, Anpassungen vorgenommen und die Software optimiert.
Dieser Schritt zeigt, wie gut und genau die Vorarbeit bei der Dokumentation und Analyse der Abläufe erfolgt ist. In der Praxis zeigen sich hier häufig noch zahlreiche Anforderungen, die im Vorfeld nicht bedacht wurden oder als selbstverständlich galten, aber besondere Einstellungen erfordern. So können Anpassungen realisiert bzw. Daten bereinigt werden.
Schulung der Mitarbeiter
Es ist wichtig, dass das Personal genügend Wissen über das ERP-System hat. Schon in der Testphase können Schulungen der künftigen Nutzer der neuen Softwareanwendung durch den Anbieter beginnen. Das können die sogenannten Key-User aus dem Projektteam sein, die das Wissen an ihre Kollegen weitergeben, oder eben das ganze Personal. Sind nur Key-User an den Workshops beteiligt, können die Kosten für die Schulung an sich geringer gehalten werden. Allerdings erhöht sich der interne Zeitaufwand, wenn die Key-User den übrigen Kollegen die Informationen über das ERP-System vermitteln müssen. Die Umstellung auf das neue System verläuft reibungsloser und leichter, wenn alle schon mit den neuen Abläufen und Strukturen vertraut sind. Lücken beim Know-how können durch Weiterbildungen geschlossen werden.
Stammdatenmigration eines ERP-Systems
Sind alle Testläufe zufriedenstellend verlaufen, kann die Übernahme der Stammdaten, die Migration, in die ERP-Software beginnen. Die Übertragung aus dem alten in das neue System kann in manchen Unternehmen ein aufwendiger und vor allem zeitintensiver Prozess sein. Denn die Daten wie Kontaktdaten, Artikel, Lieferanten und Stücklisten müssen aufbereitet werden. Die Praxis zeigt, dass die Daten in verschiedenen Datenbanken häufig unterschiedlich definiert sind, sodass eine Umformatierung auf die Zieldatenbank erforderlich ist. In der Datenbank „A“ zum Beispiel kann die Eingabe eines Sonderzeichens in einem Feld zulässig sein, das gleiche Feld in der Datenbank „B“ akzeptiert hingegen kein Sonderzeichen. Hier sind dann individuelle Anpassungen erforderlich.
Inbetriebnahme eines ERP-Systems
Erst wenn alle oben aufgeführten Schritte erfolgreich abgeschlossen wurden, kann das neue System an den Start, dem sogenannten Go-Live, gehen. Direkt nach der Inbetriebnahme sollte das alte System abgeschaltet werden, damit das Personal gezielt am neuen System arbeiten und nicht aus Gewohnheit oder gar Faulheit weiter mit dem alten arbeiten kann. Außerdem sollte die Live-Schaltung intensiv vom Projekt-Team unterstützt werden, damit die Durchführung reibungslos funktioniert.
Idealfall tritt mit der ERP-Einführung nicht immer ein
Selbstverständlich ist dieser Ablauf einer geeigneten Einführung der Idealfall und nicht immer so umzusetzen bzw. kommt es in der Realität auch mal anders: Beispielsweise kann es sein, dass Betriebe auf Empfehlungen Dritter mit dem Anbieter sporadisch in Kontakt treten und noch gar keinen Anforderungskatalog oder Lastenheft, eventuell aber sogar schon ein ERP-System haben. Es gibt dann Anbieter, die Workshops anbieten und die Bedarfe en Detail abklopfen. Denn selbst, wenn die Anforderungen klar sind, heißt es noch lange nicht, dass im Gegenzug der Consultant weiß, was genau das ist und ob es der Wahrheit entspricht.
So werden die Unternehmen für die Lösung „in die Mangel genommen“ – und dafür braucht es vorzugsweise auch Mitarbeiter aus den Abteilungen – ob Einkäufer, Lagerist, Buchhalter oder ein Beschäftigter aus dem Service oder aus der Fertigung –, die ihr Fachwissen miteinbringen: Wie arbeitet die Firma? Was geben die Angestellten ein? Was spuckt das ERP-System daraufhin aus? Welchen Mangel zeigen die vorhandenen Systeme auf? Haben Firmen das Lager nicht mehr im Griff? Reicht die bestehende Lösung nicht mehr aus? Nach Klärung dieser und weiterer Fragen hat der Consultant dann ein Bild aus Informationen und weiß, was zu leisten ist. Infolgedessen kann er das Pflichtenheft erstellen und somit Aufgaben definieren, die umzusetzen sind. Daraus entsteht das Angebot X. Der Consultant kann ebenfalls als Berater fungieren – auch bei der Implementierung vor Ort.
Grundsätzlich ist das Wichtigste bei der Einführung, Detailfragen zu klären, damit das Projekt in zeitlichen Bahnen läuft, und einen Projektleiter oder ein Projektteam zu benennen, der bzw. das sich grundlegend und intensiv um das ERP-Projekt kümmert.
Einflussfaktoren der Dauer einer Einführung eines ERP-Systems
Die Umsetzung eines ERP-Systems nimmt Zeit in Anspruch, damit es tatsächlich später alle Anforderungen des Unternehmens abdecken kann. Auch wenn im Voraus die Module und Merkmale, das Projektteam und der Go-Live-Termin feststehen, muss klar sein, dass eine Implementierung nicht über Nacht erfolgt. Denn es gibt mehrere Faktoren, die die Dauer einer Einführung beeinflussen können.
Das beste Beispiel sind die Anforderungen selber. Sind sich Firmen im Vorhinein ihrer Bedarfe klar, können sich diese im Laufe des Gespräches oder des Workshops mit dem Anbieter noch ändern. Das ursprünglich Geplante wird verworfen, neu entwickelt, wieder beanstandet usw. Somit kann viel Zeit verstreichen, bis die tatsächliche Lösung zusammengestellt und die Implementierung vollzogen werden kann. Im schlechtesten Fall könnte es sogar sein, dass das Projekt bzw. der Projektstart verschoben werden muss.
Ein weiterer Faktor ist die Kapazität – die Zeit, die sich Firmen nehmen, um ein ERP-Projekt umzusetzen. Manche unterschätzen den Aufwand einer Inbetriebnahme. Investieren sie Zeit neben der regulären Arbeitszeit, kann es schnell sein, dass der Implementierungs-Prozess den Betrieb überfordert, weil dieser an ihre Grenzen kommt, und letztendlich sogar länger dauert als geplant. Das resultiert unter anderem daraus, dass die Key-User sich dem ERP-System widmen und nicht für die alltägliche Arbeit zur Verfügung stehen.
Konzentrieren sich Firmen vollständig auf das Projekt – und schließen womöglich sogar ihr Geschäft für eine oder zwei Wochen –, ist es möglich, dass die Phase der Implementierung mitunter schneller geht. Voraussetzung für eine Entscheidung sollte sein, den Fokus auf die Umsetzung zu setzen. Dazu kommt, dass das Personal in die Handlungen miteinbezogen werden muss, um auch später mit dem System vertraut und effizient arbeiten zu können. In dieser Hinsicht kommt es wiederum drauf an, wie viel Personal wie schnell geschult ist. Dies ist ebenfalls ein zeitlicher Einfluss.
Keine Zeit für ERP-System sparen
Apropos Zeit: Viele Unternehmen erwägen schon am Anfang einer ERP-Einführung, für die Strategie, Organisation oder beispielsweise das Lastenheft Zeit sparen zu wollen. Das ist aber ein Trugschluss und kann letztendlich das Gegenteil bewirken. Denn denken sie voraus und nehmen sich Zeit für jeden kleinen Arbeitsschritt, der in der ERP-Software abgedeckt sein muss, ist es später nicht notwendig, Funktionen zu tauschen. Denn Abgeschlossenes zu wiederholen und neue oder andere Kennzahlen hinterher hinzuzubuchen, kann mitunter sehr kostspielig und zeitintensiv sein.
So wie bei der Enterprise Resource Planning-Einführung ein Projektteam bzw. ein Projektleiter wichtig ist, kann der umgekehrte Fall – wenn dieses bzw. dieser fehlt – dazu führen, dass die Dauer einer Implementierung beeinflusst wird. Denn wenn keiner das Projekt managt oder keiner als Ansprechpartner für die vielen Thematiken zuständig ist, werden die anfallenden Projekte immer weiter nach hinten geschoben. So können Zeitfristen wiederum nicht eingehalten werden und der Termin für die Inbetriebnahme des ERP-Systems verschiebt sich zwangsläufig nach hinten.
So sollte der zeitliche Rahmen einer Installierung also nicht außer Acht gelassen werden. Damit ein ERP-System effektiv funktioniert und entsprechend bedient werden kann, benötigt es Zeit, Geduld, Know-how und eine gründliche Schulung von Mitarbeitern bzw. Key-Usern. Andernfalls dauert die Implementierung nicht nur länger, sondern sie könnte auch scheitern.
