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ERP-System für KMU – Wie kleine Unternehmen profitieren

Inhaltsverzeichnis
ERP-System für KMU mit Logos

Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) ist eine Software, die verschiedene geschäftliche Prozesse eines Unternehmens integriert und automatisiert. Oftmals sind aber gerade ERP-Systeme für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) eine große Herausforderung. Doch mit der richtigen Lösung können sie eine enorme Unterstützung im täglichen Geschäft sein. Denn Prozesse finden in allen Unternehmen statt – ob in kleinen, mittelgroßen oder gar einem Konzern.

In unserem Blog erfahren Sie alles Wichtige rund um ERP-Systeme für kleine Unternehmen – von den Vorteilen bis hin zur Auswahl und Implementierung. Wir geben Ihnen wertvolle Tipps und zeigen Ihnen, wie Sie Ihr Unternehmen effizienter gestalten können. Lassen Sie sich inspirieren und entdecken Sie die Möglichkeiten!

Exkurs ERP-System: Was ist überhaupt ein ERP-System?

Wie in der Einleitung schon kurz erwähnt, steht ERP für Enterprise Resource Planning und ist laut Definition eine Softwarelösung, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren und zu optimieren. Dabei integriert die Software verschiedene Geschäftsbereiche wie Finanzen, Produktion, Vertrieb, Einkauf, Logistik oder auch Personal in einer zentralen Datenbank. Dadurch können Informationen in Echtzeit ausgetauscht werden und Entscheidungen können auf Basis von aktuellen Daten getroffen werden. Indem das ERP-System die Automatisierung von Arbeitsprozessen erleichtert und die Fehlerwahrscheinlichkeit verringert, kann die Effizienz und Produktivität von Unternehmen gesteigert werden.

Welche Aufgaben übernimmt das ERP-System im Unternehmen?

Das Herzstück ist die zentrale Datenbank, die alle Stammdaten wie bspw. Kunden- und Lieferantendaten, Produktionspläne und Stücklisten, alle kaufmännischen Vorgänge, vergangene Informationen zu Produkten, Preisen und Bestellungen sowie auch in der Buchhaltung alle Belege, Buchungen etc. vorhält. Einfache Aufgaben, wie die Adressänderung eines Kunden, müssen so nur an einer zentralen Stelle vorgenommen werden und die neue Adresse ist sofort für alle Beteiligten im Unternehmen verfügbar. Oder auch die Vergabe einer eindeutigen und einmaligen Rechnungsnummer macht die ERP-Software automatisch, sodass die Gefahr einer doppelten Vergabe ausgeschlossen ist.

Das sind nur zwei Beispiele, die aber in jedem Unternehmen auftreten. Davon profitieren auch schon Kleinunternehmen, denn ohne ein solches System werden oftmals viel Zeit und auch Ressourcen verschwendet, um Belege zu suchen und zu sortieren, Adressänderungen womöglich in verschiedenen Systemen und Programmen vorzunehmen, vergangene Bestellungen zu suchen und manuell neue anzulegen.

Des Weiteren schreibt auch der Gesetzgeber teilweise vor, wie Daten (welcher Art und Weise auch immer) aufzubereiten, auszuwerten und eventuell zu veröffentlichen/weiterzugeben sind. Dies ist heutzutage ohne technische Unterstützung kaum noch möglich. ERP-Systeme dienen dabei als Schnittstelle zwischen den unterschiedlichen IT-Anwendungen und gewährleisten den Austausch zwischen verschiedenen Datenbanken beispielsweise der Übertragung an den Steuerberater oder das Finanzamt.

Welchen Mehrwert bietet ein ERP-System für KMU?

Ein ERP-System bzw. eine ERP-Software kann für kleine Unternehmen von großer Bedeutung sein, da es ihnen dabei helfen kann, effektiver und effizienter zu arbeiten, Kosten zu senken und nachhaltig zu wachsen. Im Folgenden sind einige Gründe aufgelistet, warum kleine und mittlere Unternehmen ein ERP-System in Betracht ziehen sollten:

  1. Effizienzsteigerung: Ein ERP-System kann Geschäftsprozesse automatisieren und integrieren, was dazu beiträgt, manuelle Arbeit zu reduzieren und Zeit zu sparen. Durch die Automatisierung von Aufgaben wie Bestellverarbeitung, Rechnungsstellung und Lagerverwaltung können KMU ihre Betriebskosten senken und ihre Mitarbeiterressourcen effektiver nutzen.

  2. Verbesserte Datenanalyse: Die ERP-Software sammelt und speichert Daten aus verschiedenen Geschäftsbereichen an einem Ort. Dadurch haben kleine Unternehmen eine umfassendere Sicht auf ihre Geschäftsprozesse und können schnellere und fundiertere Entscheidungen treffen. Die bessere Datenanalyse kann auch dazu beitragen, Engpässe und Ineffizienzen in Geschäftsprozessen zu identifizieren und zu lösen.

  3. Höhere Kundenzufriedenheit: Ein ERP-System kann dazu beitragen, den Kundenservice zu verbessern, indem es einen schnellen und zuverlässigen Zugriff auf Kundeninformationen und -historien ermöglicht. Dadurch können Mitarbeiter schneller auf Kundenanfragen und Beschwerden reagieren und die Kundenzufriedenheit erhöhen.

  4. Skalierbarkeit: Ein ERP-System ist skalierbar und kann mit der Entwicklung des Unternehmens mitwachsen . Kleine Unternehmen können mit einer einfachen Version beginnen und später weitere Funktionen hinzufügen, wenn sie benötigt werden. Die Software kann, an die sich ändernden Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden, ohne dass es zu kostspieligen Unterbrechungen oder Verzögerungen kommt.

  5. Bessere Compliance: Die Software kann Unternehmen dabei helfen, regulatorische Vorschriften und Gesetze einzuhalten, indem es ihnen ermöglicht, alle notwendigen Informationen und Dokumente an einem zentralen Ort zu speichern und leicht abrufbar zu machen.

  6. Kostenreduzierung: Ein ERP-System kann dazu beitragen, die Kosten zu senken, indem es die Effizienz der Geschäftsprozesse erhöht, die manuelle Arbeit (Papierkram) reduziert und die Bestände optimiert. Dadurch können Unternehmen Betriebskosten senken und ihre Ressourcen effektiver nutzen.
Mehrwerte eines ERP-Systems für KMU
Mehrwerte eines ERP-Systems für KMU

Insgesamt bietet ein ERP-System kleinen und mittelständischen Unternehmen viele Vorteile, indem es ihnen hilft, effektiver und effizienter zu arbeiten, Kosten zu senken, ihre Geschäftsprozesse zu verbessern und ihr Geschäft zu skalieren. Wichtig ist jedoch, dass kleine Unternehmen bei der Auswahl und Implementierung eines ERP-Systems sorgfältig vorgehen und sicherstellen, dass das System ihren spezifischen Anforderungen als auch Budget- und Zeitrahmen entspricht.

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Auswahl einer ERP für KMU: Worauf sollten Sie achten?

Es gibt verschiedene Anbieter von ERP-Systemen auf dem Markt, die sich in Funktionsumfang, Preis und Zielgruppe unterscheiden. Kleine Unternehmen sollten darauf achten, ein System auszuwählen, das ihren Anforderungen entspricht und sich nahtlos in ihre bestehende IT-Infrastruktur integrieren lässt. Die meisten ERP-Systeme sind modular aufgebaut – so auch das ERP-System von microtech –, sodass Unternehmen nur die Module auswählen können, die für ihre spezifischen Geschäftsanforderungen relevant sind.


Im Allgemeinen sollte ein ERP-System die folgenden Funktionen und Fähigkeiten besitzen:

  1. Finanz- und Buchhaltungsmanagement: Das ERP-System sollte in der Lage sein, Finanztransaktionen zu erfassen, Konten zu verwalten, Buchhaltungsvorgänge durchzuführen und Finanzberichte zu generieren.
  2. Materialwirtschaft und Beschaffung: Die ERP-Software sollte fähig sein, Bestellungen aufzugeben, Bestände zu verwalten und Lieferantenbeziehungen zu pflegen.
  3. Produktion und Fertigung: Das ERP-System sollte mit voreingestellten Parametern die Planung und Steuerung der Produktion übernehmen, den Lagerbestand überwachen und den Materialfluss verwalten.
  4. Vertrieb und Marketing: Das ERP-System sollte in der Lage sein, Kundenaufträge zu verwalten, Angebote zu erstellen, Verkaufsprozesse zu automatisieren und Vertriebsdaten zu analysieren.
  5. Personalmanagement: Das ERP-System sollte imstande sein, Personalinformationen zu verwalten, Gehaltsabrechnungen zu erstellen, Mitarbeiterzeiterfassung durchzuführen und Personalentwicklungsmaßnahmen zu planen.
  6. Datenanalyse und Berichterstellung: Die Software sollte Daten aus verschiedenen Quellen sammeln, analysieren und Berichte generieren können, um Entscheidungen auf allen Unternehmensebenen zu unterstützen.
  7. Integration von Geschäftsprozessen: Das ERP sollte in der Lage sein, verschiedene Geschäftsprozesse zusammenzuführen und zu automatisieren, um die Effizienz und Produktivität des Unternehmens zu steigern.
  8. Skalierbarkeit und Flexibilität: Das ERP-System sollte in der Lage sein, mit dem Wachstum des Unternehmens zu skalieren und sich an veränderte Geschäftsanforderungen anzupassen.


Insgesamt sollte ein ERP-System eine umfassende Lösung bieten, um alle wichtigen Geschäftsprozesse eines Unternehmens zu integrieren, zu automatisieren und zu optimieren. Für kleine Unternehmen sind speziell abgestimmte ERP-Systeme mit modularem System oft die bessere Wahl, da diese auf die speziellen Bedürfnisse dieser ausgerichtet sind. Je nach spezifischen Anforderungen des Unternehmens kann ein ERP-System entweder als cloudbasierte Lösung oder als On-Premise-Lösung betrieben werden.

Funktionen eines ERP-Systems
Funktionen eines ERP-Systems

Die Implementierung eines ERP-Systems bedarf einer Investition und ist ein komplexer Prozess, der sorgfältige Planung, Vorbereitung und Zusammenarbeit erfordert. Jedoch können die Wahl des richtigen ERP-Systems und die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Implementierungspartner dazu beitragen, dass KMU die Vorteile der Implementierung eines ERP-Systems voll ausschöpfen können.

Fazit: Ja zu einem ERP-System für KMU!

ERP-Systeme sind entscheidend für kleine und mittelständische Unternehmen, da sie ihnen helfen, alle notwendigen Informationen an einem Ort zu speichern und zu verwalten. KMU profitieren von der Möglichkeit, mehr Kontrolle über ihre Finanzen, ihren Lagerbestand und andere wesentliche Funktionen zu erhalten. Somit können Ressourcennutzung, Prozesseffizienz und Kundenzufriedenheit verbessert werden – allesamt Schlüsselparameter für den Erfolg jedes Unternehmens.

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