Sie haben einen Firmenwagen und dürfen diesen auch noch privat nutzen? Großartig, dann haben Sie es geschafft! Aber freuen Sie sich nicht zu früh, es gibt einiges zu beachten. Keine Panik, wir haben natürlich alle wichtigen Infos für Sie, die Sie beachten sollten, wenn Sie einen Firmenwagen auch jenseits geschäftlicher Aktivitäten beanspruchen.
Bei einer Prüfung durch das Finanzamt ist der Firmenwagen häufig eine Grundlage für intensive Diskussionen. Der Grund hierfür ist der geldwerte Vorteil, der dem Arbeitnehmer durch eine Privatnutzung des Firmenwagens zu Teil wird. Sofern Sie einen Dienstwagen auch privat in Anspruch nehmen, senken Sie damit Ihre Kosten. Für diese Ersparnis (geldwerte Vorteil) müssen Sie allerdings Steuern zahlen. Genau wie beim Lohn sind hier Lohnsteuer, Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag verpflichtende Zahlungen.
Versteuerung des Firmenwagens – Wie läuft das?
Wenn Sie Ihren Dienstwagen privat nutzen, sind Sie dazu verpflichtet, diese Privatnutzung zu versteuern. Wenn es um die Steuer geht, haben Sie zwei unterschiedliche Methoden zur Auswahl: Entweder Sie nutzen die Ein-Prozent-Regelung oder Sie führen ein Fahrtenbuch.
Die Ein-Prozent Regelung beim Firmenwagen
Private Fahrten mit dem Firmenfahrzeug werden pauschal mit einem Prozent dem Bruttobetrag des Inlandlistenpreises des Wagens versteuert. Der Steuersatz wird monatlich erhoben. Für jeden gefahrenen Kilometer, den Sie zurücklegen, kommt eine Besteuerung von 0,03 Prozent des Brutto-Inlandlistenpreises des PKW hinzu. Dieser Prozentsatz gilt für Fahrten zwischen Arbeitsplatz und Wohnort.
Beispiel für die Ein-Prozent-Regelung
- Der Preis eines Neuwagens beträgt 40.000 Euro: 40.000 Euro x 0,01 = 400 Euro
- Die Entfernung, die Sie von Ihrem Wohnort zu Ihrem Arbeitsplatz zurücklegen, beträgt 50 Kilometer: 40.000 Euro x 50 x 0,0003 = 600 Euro
Unterm Strich bedeutet das, dass Sie sozusagen ein Zusatzeinkommen, also einen geldwerte Vorteil in Höhe von 1000 Euro (400 Euro + 600 Euro) erhalten. Sowohl Sie als Arbeitnehmer als auch Ihr Arbeitgeber müssen auf diesen Betrag Steuern und Sozialabgaben bezahlen. Wenn Sie als Arbeitnehmer im Monat 4.000 Euro brutto verdienen, müssen Sie durch die Privatnutzung des Firmenwagens Steuern und Abgaben bezahlen, als würden Sie 5.000 Euro brutto verdienen.
Privatnutzung des Firmenwagens senkt das Netto-Einkommen
Durch die private Nutzung Ihres Dienstwagens, und die damit verbundenen Steuern, sinkt auch Ihr Netto-Einkommen. Hinzu kommt: Je teurer Ihr PKW ist und je mehr Kilometer Sie zur Arbeit von Ihrem Wohnort zurücklegen, desto höher ist der geldwerte Vorteil. Das bedeutet gleichzeitig, dass aber auch Ihre Lohnabzüge dementsprechend höher sind. Neben den Privilegien, die Sie mit einem Dienstwagen genießen, sollten Sie also auch die Nachteile gründlich abwägen. Hier empfiehlt es sich für Sie, genau nachzurechnen, ob und inwiefern Sie von der privaten Nutzung Ihres Firmenwagens profitieren.
Überlegen Sie:
- Können Sie auf Ihr gegenwärtiges Auto verzichten?
- Bezahlt Ihr Arbeitgeber das Benzin vollständig oder nur prozentual?
- Was kostet Sie Ihr privates Auto an Steuern, Versicherung, Reparaturen, Leasing-Rate etc.?
Das Fahrtenbuch: Der Plan B
Wenn Sie Ihren Firmenwagen auch privat nutzen, können Sie alternativ zur Ein-Prozent-Regelung auch ein Fahrtenbuch führen. Hier werden alle Fahrten genauestens dokumentiert und festgehalten. Gerade für Arbeitnehmer, die ihren Dienstwagen auch vorwiegend für Dienstfahrten nutzen, zahlt sich ein lückenlos geführtes Fahrtenbuch oft steuerlich aus. In der Regel gilt, je mehr Sie Ihr Firmenfahrzeug beruflich einsetzen, umso mehr lohnt es sich, aus steuerlichen Gründen ein Fahrtenbuch zu führen. Nichtsdestotrotz sollten Sie auch hier genau nachrechnen, ob sich diese Variante auch wirklich auszahlt.
Pflichtangaben, die im Fahrtenbuch bei geschäftlichen Fahrten festgehalten werden müssen:
- Datum der Fahrten
- Aktueller Kilometerstand
- Name der aufgesuchten Firma
- Name des aufgesuchten Geschäftspartners
- Bei Umwegen müssen Sie die Routen notieren
- Ziel der Fahrt
- Grund für die Fahrt
Bei privaten Fahrten ist es ausreichend, die gefahrenen Kilometer im Fahrtenbuch festzuhalten. Fahrten zwischen Arbeitsplatz und Wohnort werden mit einer zusätzlichen Notiz gekennzeichnet. Auch Heimfahrten vermerken Sie pflichtgemäß im Fahrtenbuch. Diese sind Fahrten, die Sie vom Beschäftigungsort, wo Sie gegebenenfalls eine Zweitwohnung während Ihrer Tätigkeit unterhalten, zu Ihrem Wohnsitz zurücklegen. Aus den Aufzeichnungen lassen sich dann die Anteile der dienstlichen Fahrten, private Fahrten und Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz entnehmen. Die Betriebskosten für den Firmenwagen sind dann nach den ermittelten Anteilen prozentual aufzuteilen.
Vorsicht vor Fehlern im Fahrtenbuch
Falls Ihr Fahrtenbuch Fehler in der Führung aufweist, erkennt das Finanzamt dieses bei einer Prüfung nicht an. Für private Fahrten und Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz setzt man dann Pauschalen in Form der Ein-Prozent- und der 0,03-Prozent-Regelung an. Damit Sie Fehlerquellen vermeiden, gibt es auch die Option auf ein elektronisch geführtes Fahrtenbuch. Aber: Das Finanzamt erkennt dieses nur an, wenn keine nachträglichen Änderungen vorgenommen wurden.
Was sind Vor- und Nachteile eines Firmenwagens?
Ein Firmenwagen kann viele Vorteile für Arbeitnehmer bringen. Allerdings gibt es auch Nachteile zu bedenken.
Nutzung des privaten PKW: als Unternehmer
Aus betrieblichen Gründen fahren viele Unternehmer mit ihrem privaten PKW. Eine automatische Zuordnung des Wagens zum betrieblichen Vermögen ist dabei nicht vorausgesetzt. Liegt die Nutzung eines Privatfahrzeugs für dienstliche Zwecke bei unter 10 Prozent, stellt der Wagen auch kein Betriebsvermögen dar, sondern bleibt Privatvermögen. Bewegt sich der Nutzungsanteil für geschäftliche Fahrten zwischen 10 und 50 Prozent, ist es Ihnen überlassen, ob Sie das Fahrzeug dem Betriebs- oder Ihrem Privatvermögen zuordnen wollen. Sollten Sie Ihr Auto allerdings zu über 50 Prozent für Geschäftsfahrten nutzen, müssen Sie es zum Betriebsvermögen zählen.
Nutzung des privaten PKW als Arbeitnehmer
Die meisten Arbeitnehmer nutzen ihr privates Fahrzeug, um damit den Weg von ihrer Wohnung zu ihrem Arbeitsplatz zurückzulegen. Diese Fahrten können Sie in Ihrer Steuererklärung als Werbungskosten absetzen. Beachten Sie, dass Sie hierbei nur den Weg zur Arbeit angeben können. Ihr Arbeitgeber kann Ihnen für diese Fahrten Fahrtkostenzuschüsse gewähren. Pro gefahrenem Kilometer sind das 0,30 Euro. Die Fahrtkostenzuschüsse muss der Arbeitgeber pauschal mit 15 Prozent versteuern. Als Arbeitnehmer sind Sie dann dazu verpflichtet, Ihre Werbungskosten um die Zuschüsse zu reduzieren.
Dienstliche Fahrten mit Ihrem Privatfahrzeug
Sind Sie als Arbeitnehmer mit Ihrem Privatfahrzeug unterwegs, können Sie eine Abrechnung für Reisekosten erstellen. Der Arbeitnehmer muss für die Kostenerstattung weder Steuern noch Sozialversicherungsbeiträge bezahlen. Falls Ihr Arbeitgeber die Kosten nicht erstattet, können Sie auch diese in der Steuererklärung als Werbungskosten angeben. Pro gefahrenem Kilometer liegt der Pauschale Satz bei 0,30 Euro. Bei Reisen können ab einer Abwesenheitsdauer von acht Stunden zwölf Euro Verpflegungsmehraufwand veranschlagt werden. Ab einer Abwesenheit von 24 Stunden erhöht sich dieser Satz auf 24 Euro.
Reisekostenabrechnung bei Geschäftsreisen
Damit Sie Anspruch auf eine Reisekostenerstattung haben, muss die Reise aus geschäftlichen Gründen stattfinden.
Zu Reisekosten gehören:
- Fahrtkosten
- Hotel-/Übernachtungskosten
- Reisenebenkosten wie Parkgebühren
- Kosten für Verpflegung
Diese Kosten können Sie als Betriebsausgaben oder Werbungskosten geltend machen. Oder: Der Arbeitgeber erstattet dem Arbeitnehmer die Kosten steuer- und sozialversicherungsfrei. Allerdings müssen Sie hierbei gesetzliche Bestimmungen sowie Pauschalen und Voraussetzungen beachten.
Fahrten mit dem Firmenwagen – Ein Fazit
Fahrten mit dem Firmenwagen, vor allem dessen private Nutzung, hat Vor- und Nachteile. Vor allem lohnt sich eine genauere Betrachtung, ob Sie mehr von der Einprozent-Regelung oder einem Fahrtenbuch profitieren. Und denken Sie daran: Je höher der Brutto-Listenpreis Ihres Firmenwagens ist, und je weniger Sie ihn privat nutzen, umso mehr lohnt sich das Fahrtenbuch für Sie.
