Für die ERP-Software büro+ und ERP-complete von microtech gelten seit dem 01.01.2016 neue Lizenzbedingungen.
Doch warum ist eine korrekte Lizenzierung so wichtig? Was ist eigentlich eine Lizenz und welche Formen gibt es? Lesen Sie hier, was Sie schon immer über Lizenzen wissen wollten und noch nie zu fragen wagten.
Was ist eine Lizenz?
Der Begriff Lizenz stammt vom lateinischen licentia, das so viel wie „Freiheit“ oder „Erlaubnis“ heißt. Eine Lizenz ist, wie wir spätestens seit James Bond wissen, die Erlaubnis zu einer bestimmten Tätigkeit. Lizenzverträge werden vor allem in Branchen und Geschäftsfeldern geschlossen, in denen Schutzrechte für Patente, Marken oder geistiges Eigentum eine wichtige Rolle spielen. Als geistiges Eigentum gilt beispielsweise schöpferische Kunst, Erfindungen und auch Software. Die Lizenzverträge legen die Rechte des Lizenznehmers fest, beispielsweise die Art und Dauer der Nutzung.
Warum sind Software-Lizenzen nötig?
Um eine stabile und nutzerfreundliche Software anzubieten, sind monate- bis jahrelange Entwicklungen notwendig. Gleichzeitig ist die Arbeit nach Veröffentlichung der Software keineswegs abgeschlossen. Auf Grund von technischen Neuerungen und sich wandelnden Ansprüchen ist eine kontinuierliche Weiterentwicklung erforderlich. Dies bedeutet für den Hersteller große Investitionen in Personal und Equipment. Im Gegensatz zu einer Bohrmaschine kann Software aber mit wenig Aufwand kopiert werden. Zum Schutz der Urheber regelt deshalb ein Lizenzvertrag ihre Nutzung.
Weshalb ist eine rechtmäßige Lizenzierung wichtig?
Laut einer Studie der BSA – The Software Alliance (ehemals Business Software Alliance) betrug im Jahr 2013 der weltweite Anteil an PC Software ohne korrekte Lizenzierung rund 43%. In Deutschland lag der Anteil bei 24%. Damit ist jede vierte Nutzung unrechtmäßig. Die BSA beziffert den dadurch entstandenen wirtschaftlichen Schaden mit 62,7 Milliarden Dollar weltweit. Mit einem Defizit von über 2,1 Milliarden Dollar liegt Deutschland auf Platz sieben der Länder mit dem größten finanziellen Verlust. Daneben erfahren aber auch die Unternehmen, die unlizenzierte Software einsetzen, möglicherweise existenzbedrohende Konsequenzen. Zum einen werden hohe Nachzahlungen und Schadensersatzansprüche fällig, zum anderen öffnen unlizenzierte Programme Tür und Tor für Hacker und Malware. Diese wird beispielsweise über die Installation infizierter Software oder Sicherheitslücken durch fehlende Updates verbreitet. Die BSA stellt in ihrem Whitepaper „Unlicensed Software and Cybersecurity Threats“ einen eindeutigen Zusammenhang zwischen dem Einsatz unlizenzierter Software und Schadsoftware fest. Auch Unwissenheit oder fehlender Überblick schützen nicht vor den Folgen.
Welche Arten der Lizenzierung gibt es?
Generell unterliegt jede Software einer Lizenzierung, auch wenn sie kostenfrei zur Verfügung steht. Der Hersteller legt hierbei ebenfalls Nutzungsbedingungen fest, beispielsweise die Unveränderbarkeit der Software oder die Dauer der unentgeltlichen Nutzung. Häufig dient dieses Angebot dazu, den Anwender eine kostenpflichtige Vollversion schmackhaft zu machen. Denn ein professionelles System, das stets die aktuellsten Vorgaben der Behörden berücksichtigt, kann nicht kostenfrei sein. Innerhalb der kommerziellen Lizenzierungsarten gibt es viele unterschiedliche Angebote mit zahlreichen Variablen. Ihre Unterscheidung wird dadurch erschwert, dass Hersteller ihrem Lizenzmodell meist einen eigenen Namen geben. Um hier die richtige Entscheidung zu treffen, sind zur Ermittlung des eigenen Bedarfs die folgenden Fragen wichtig.
Welches Lizenzmodell passt zu Ihnen?
Möchten Sie eine Software kaufen oder mieten? Hierbei sollten Sie sich – und Ihren Steuerberater – fragen, ob Sie eine einmalige Investition, die sich langfristig amortisiert, oder eine kurze Mindestvertragslaufzeit bevorzugen. Wie viele Anwender sollen mit der Software arbeiten? Arbeiten sie jeweils an einem einzigen Arbeitsplatz oder mit mehreren Geräten, an externen Standorten oder im Home Office? Da das mobile Arbeiten zunehmend an Bedeutung gewinnt, werden die Art und die Anzahl der Geräte, auf der die Software installiert werden darf, immer wichtiger.
Wie viele Lizenzen benötigen Sie?
Wenn mehrere Anwender mit einer Software arbeiten, spricht man von Mehrplatzlizenz oder auch Volumenlizenz. Hierbei haben Sie häufig die Wahl zwischen einer „Named User“-Lizenz und einer „Concurrent User“-Lizenz. An dieser Stelle ist entscheidend, wie viele Anwender gleichzeitig Zugriff auf die Software benötigen. Bei einer „Named User“-Lizenz muss für jeden Anwender eine eigene Lizenz erworben werden, die namentlich an ihn gebunden ist. Falls dieser seine Zugangsdaten an Kollegen weitergeben sollte, verstößt er damit eventuell gegen die Lizenzvereinbarungen. Auch wenn der Hersteller diese Nutzung gestattet, entsteht eine Sicherheitslücke. Denn es kann nicht dokumentiert werden, welcher Mitarbeiter welche Änderungen durchführt. Außerdem muss das Unternehmen selbst darauf achten, dass es die Software nicht über die Anzahl der erworbenen Lizenzen hinaus nutzt. Als „Concurrent User“ können beliebig viele personalisierte Benutzerkonten angelegt werden. In diesem Fall entspricht die Anzahl der erworbenen Lizenzen der Anzahl der Nutzer, die gleichzeitig mit der Software arbeiten dürfen. Somit können sich mehrere Anwender eine Lizenz teilen und zeitversetzt nutzen. Dies birgt enormes Einsparpotential bei gelegentlicher Anwendung oder im Teilzeit- und Schichtbetrieb. Sobald die maximale Anzahl der Nutzer angemeldet ist, kann keine weitere Anmeldung erfolgen. Ihr Unternehmen ist so vor Unterlizenzierung geschützt. Ein Blick auf die tatsächliche Anzahl der Anwender, die gleichzeitig auf die Software zugreifen, kann sich also lohnen.
