Ein Lastenheft wird dann relevant, wenn Sie beispielsweise die Einführung eines ERP-Systems planen und bereits im ersten Schritt eine […] Anforderungsanalyse erstellt und eine grobe Zeit- und Budgetplanung vorgenommen haben. Nun möchten Sie die Ergebnisse Ihrer Analyse formulieren und die konkreten Anforderungen aus der Perspektive des Auftraggebers beziehungsweise des Nutzers benennen. Dabei hilft Ihnen ein Lastenheft, die Wunschvorstellungen Ihres Unternehmens festzuhalten. Im Gegensatz zum Pflichtenheft bietet es jedoch noch keine Lösungsvorschläge.
Was ist ein Lastenheft | Definition
Das Lastenheft ist Teil des Anforderungsmanagements. Auftraggeber beschreiben darin alle Anforderungen, die ein Auftragnehmer zur Erreichung eines Projektziels erfüllen muss. Es enthält die festgelegten Leistungen und Lieferungen, die im Rahmen eines Auftrags erbracht werden müssen. Möchten Sie beispielsweise in Ihrem Unternehmen ein ERP-System einführen, das Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung, Lohnabrechnung und E-Commerce vereint, sollten Sie diese Forderungen in Ihrem Lastenheft konkret hinterlegen. Sie können das Lastenheft anschließend an potentielle Auftragnehmer verschicken. Diese erstellen ihrerseits ein Pflichtenheft, in dem sie konkret beschreiben, wie sie die Anforderungen im Lastenheft lösen möchten.
Sie fragen sich nun, für welche Anwendungsfälle Sie ein Lastenheft benötigen und welche Vorteile Sie dadurch haben? Das erklären wir Ihnen im Folgenden.
Für was brauche ich ein Lastenheft?
Die Erstellung eines Lastenhefts ist stark mit der Ausrichtung Ihrer Unternehmensstrategie verknüpft. Gerade vor dem Hintergrund der fortschreitenden Digitalisierung legen viele Unternehmen ihre Leitlinien und Ziele für die nächsten Jahre neu fest. Ein Kernpunkt dieses Planungsprozesses ist die Umsetzung einer nachhaltigen IT-Strategie. Ein Schlüssel ist hierbei die Einführung einer fortschrittlichen ERP-Software. Möchten Sie also dauerhaft online erfolgreich sein, müssen Sie die Anforderungen an ein ERP-System aus den Anforderungen Ihrer Unternehmensstrategie ableiten und dokumentieren. Das Lastenheft gibt auch den einzelnen Fachabteilungen Ihrer Firma Orientierung. Denn die Abteilungen wissen nun, welche Qualitätsmaßstäbe sie bei der Suche nach einem Umsetzungspartner für das erforderliche ERP-System ansetzen müssen.
Lastenhefte werden deshalb in einer frühen Planungsphase erarbeitet und sind Bestandteil einer Durchführbarkeitsstudie neben einem Projektplan und einer Projektkalkulation. Da ein Lastenheft erst einmal der Orientierung dient, ist es weniger detailliert als ein Pflichtenheft. Das Dokument umreißt vielmehr die Rahmenbedingungen und die Idee eines Projektes. Detailgenaue Lösungsszenarien sind zweitrangig. In Ihrem Lastenheft können Sie sich also auf die grundlegenden Eigenschaften Ihres Produktes konzentrieren: Welche Ziele sollen mit der neuen ERP-Software verfolgt werden? Welche Aufgaben müssen hierfür erledigt werden? Selbstverständlich beinhaltet Ihr Lastenheft daher auch technische, wirtschaftliche und rechtliche Vorgaben, die für eine Ausschreibung relevant sind.
Sie haben einen Anforderungskatalog erstellt und fragen sich nun, wie genau ein Lastenheft aufgebaut und strukturiert werden soll? Das erklären wir Ihnen im nächsten Schritt.
Versteht man ein Lastenheft als eine zeitlich vorgelagerte Version eines Pflichtenhefts, sollten die im Lastenheft dargelegten Anforderungen so aufbereitet sein, dass sie später in einem Pflichtenheft weiterentwickelt werden können. Sinnvoll ist daher ein standardisierter Aufbau von Lastenheften, der sich an der Struktur von Pflichtenheften orientiert. Sie können sich auf folgende Gliederung stützen:
Ausgangssituation
Schildern Sie Ihre Ausgangslage: Wie kam es überhaupt zu Ihrer Projektidee? Legen Sie dar, welche Probleme aufgetreten sind und wie damit bisher umgegangen wurde. In diesem Zusammenhang sollten Sie auch den Grund für Ihren Handlungsbedarf erläutern. Ebenso ist die auf längere Sicht angelegte Unternehmensstrategie von Belang, in die das Projekt einbezogen werden soll. Möchten Sie beispielsweise eine ERP-Software mit integriertem E-Commerce-Modul einführen, sollten Sie die Digitalisierungsstrategie Ihres Unternehmens berücksichtigen, sodass die Software optimal an Ihre Bedürfnisse angepasst werden kann.
Zielsetzung
Verlieren Sie Ihr Ziel nicht aus den Augen: Welches Ergebnis soll nach Projektabschluss stehen und wie wollen Sie den Erfolg messen? Dabei sollten auch die möglichen Messverfahren geklärt werden. Denken Sie überdies an Fristen und Termine, die bei der Prozessumsetzung eingehalten werden müssen.
Produktbeschreibung
Eng verknüpft mit der Zielsetzung ist das Prozessmanagement. Beschreiben Sie Ihren Ist-Zustand und Ihren Soll-Zustand. Sie haben beispielsweise eine ERP-Software im Einsatz, die jedoch nicht Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung und Lohnabrechnung verknüpft? Zudem sehen Sie sich nun mit dem aufstrebenden Online-Handel konfrontiert? Dann könnte Ihr Soll-Zustand ein integratives Produkt sein, das alle notwendigen Komponenten eines ERP-Systems mit einem E-Commerce-Modul verknüpft.
Produkteinsatz
Klären Sie den Produkteinsatz: Es sollten die Rahmenbedingungen deutlich werden, unter denen das Produkt zum Einsatz kommt. Außerdem sollten Sie Ihre Mitarbeiter im Blick haben und sich überlegen, wer die ERP-Software bedienen soll.
Funktionale Anforderungen
Welche Anforderungen haben Sie an Datenqualität und Leistungen? Dazu gehören vor allem Prozesskennzahlen und KPIs. Weiterhin sollten die technischen Grundlagen skizziert werden, in die das ERP-System eingebunden werden soll. Machen Sie zudem transparent, welche Anforderungen Sie an die Qualität der Dokumentation und der Lösung stellen.
Nichtfunktionale Anforderungen
Neben den funktionalen Anforderungen sind auch nichtfunktionale Komponenten zu beachten. Möchten Sie das Produkt erweitern oder ändern können? Wie stellen Sie sich Ihre Wartungsintervalle vor? Wenn Sie ein dynamisches Unternehmen führen und eventuell expandieren wollen, dann sollte auch Ihre ERP-Software flexibel und anpassbar sein.
Lieferumfang
Legen Sie genau fest, was zum Lieferumfang gehören soll und was nicht. Berücksichtigen Sie auch, welche Komponenten von Anderen geliefert werden können.
Projektphasen und Meilensteine
Behalten Sie Ihren Projektverlauf im Auge. Welche Phasen sind hier vorgesehen und welche Meilensteine müssen eingehalten werden? Dazu sollte im Vorfeld beschrieben werden, welche Lieferungen an den jeweiligen Meilensteinen zu erfolgen haben.
Abnahmekriterien
Zu guter Letzt stehen noch die Kriterien aus, anhand derer die Projektleitung an den Meilensteinen und zum Projektende entlastet wird. In diesem Zusammenhang sollten Sie festschreiben, gegenüber welchen Gremien die Projektleitung Bericht erstatten soll und welche Qualitätsanforderungen an das Projekt gestellt werden.
Offene Punkte
Planungsprozesse sind stetig im Fluss und nie in Stein gemeißelt: Klären Sie daher, wie Entscheidungen im Projekt gefällt werden und auf welchem Weg Veränderungen in das Lastenheft übernommen werden. Hierbei sollten Sie erläutern, wer Veränderungen einbringen darf, wessen Zustimmung notwendig ist und wer gegebenenfalls ein Vetorecht hat.
Fazit
Wenn Sie ein ERP-System einführen möchten, ist das Lastenheft ein hilfreiches Instrument für Ihre Projektplanung. Sie werden sich über Ihre eigenen Abläufe und Ziele bewusst und behalten Ihre längerfristige Unternehmensstrategie stets im Blick. Außerdem stellen Sie an potentielle Auftragnehmer konkrete Anforderungen, die mit einem Lösungsvorschlag in Form des Pflichtenhefts beantwortet werden können. Allerdings sehen sich Auftraggeber oft mit der Situation konfrontiert, dass sie ihre genauen Anforderungen an eine ERP-Software gar nicht spezifizieren können.
Zudem verankern Projektleitungen teilweise nur Forderungen im Lastenheft, die mit dem eigenen Team realisiert werden können. Dieses Vorgehen führt aber nicht unbedingt zur optimalen ERP-Lösung für Ihr Unternehmen. Daher sollten Sie frühzeitig Experten hinzuziehen, die auf dem Gebiet der ERP-Software umfangreiches Know-How mitbringen: Die Software-Lösungen von microtech sind modular gestaltet und wachsen mit Ihrem Unternehmen. Mit unserer Software können Sie also problemlos Ihre langfristige Unternehmensstrategie planen und bleiben dabei immer flexibel. Denn die Software ist so dynamisch und anpassungsfähig wie Ihr Unternehmen selbst. Lassen Sie sich in einer kostenlosen Livedemo von unserem Produkt überzeugen. So haben Sie den Vorteil, dass Sie unsere Produkte bereits während Ihrer Projektplanung kennen lernen und Ihr Lastenheft entsprechend ausarbeiten können. Denn wir schneiden unsere ERP-Lösung auf Ihre Bedürfnisse zu!
