Ein Lastenheft wird z. B. relevant, wenn Sie die Einführung eines ERP-Systems planen. Es hilft Ihnen, die Wunschvorstellungen Ihres Unternehmens festzuhalten und ein konkretes Anforderungsprofil zu erstellen. In diesem Blog-Beitrag erfahren Sie, wie Sie in nur fünf Schritten das perfekte Lastenheft erstellen.
Was ist ein Lastenheft?
Was ist der Unterschied zwischen einem Lastenheft und einem Pflichtenheft?
Bleiben wir beim ERP-Beispiel: Sobald Sie als Auftraggeber Ihr Lastenheft fertiggestellt und an verschiedene ERP-Anbieter verschickt haben, wandeln diese potenziellen Auftragnehmer die geforderten Ergebnisse (Lasten) in konkrete Tätigkeiten (Pflichten) in ihrem sogenannten Pflichtenheft um.
Das Pflichtenheft gehört zum Angebot des potenziellen Auftragnehmers. Es kann kurz und knapp ausfallen: Der Verweis auf das Lastenheft, der Termin und der Preis sind grundsätzlich ausreichend. Es kann aber auch ausführliche Informationen inklusive einer vollständigen Projektplanung beinhalten. Gelegentlich erarbeiten Auftragnehmer und Auftraggeber gemeinsam das Pflichtenheft. Wie auch immer die Dokumente im Detail aussehen mögen, die Lasten- und Pflichtenhefte sind in der Regel Vertragsbestandteil.
Lastenheft vs. Pflichtenheft: Was ist der Unterschied?
Unterschiede zwischen Lastenheft und PflichtenheftLohnt sich ein Lastenheft für ein ERP-Projekt?
Die Erstellung des Lastenheftes ist zeitaufwendig. Ist diese Zeit wirklich gut investiert? Ja, das ist sie!
Sie befassen sich während der Erstellung Ihres Lastenhefts intensiv mit Ihrem tatsächlichen Bedarf. Diese Spezifikation ist die Basis für Ihre Anfragen oder Ausschreibungen, die Sie benötigen, um sich passende Angebote einholen zu können. Das hat gleich drei Vorteile: Erstens, Sie legen Ihre internen Ziele fest. Zweitens, Sie können eingehende Angebote übersichtlich und zeitsparend miteinander vergleichen. Drittens, Sie können das Lastenheft zu einem Projektfahrplan ausweiten.
So erstellen Sie Ihr Lastenheft
Lastenhefte kommen in jedem komplexen Projekt zum Einsatz – insbesondere in der IT-Welt. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen ein ERP-System einführen, das Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung, Lohnabrechnung und E-Commerce vereint, konkretisieren Sie diese Forderungen in Ihrem ERP-Lastenheft. Es stellt sicher, dass sie alle Wünsche und Bedürfnisse der Führungsetage und Ihrer Mitarbeiter berücksichtigen.
Schritt 1: Vorbereitung
Sie können erst mit dem Lastenheft beginnen, wenn Sie diese drei Punkte erledigt haben:
- Die Geschäftsführung hat die Einführung eines neuen Systems abgesegnet.
- Sie wissen, wer in Ihrem Unternehmen Bedarf am neuen System hat.
- Sie haben erste Gespräche mit den relevanten Abteilungen bzw. Ansprechpartnern und Ihrer IT-Abteilung über Ihr Vorgehen geführt.
Schritt 2: Lastenheftgliederung
Sie können erst mit dem Lastenheft beginnen, wenn Sie diese drei Punkte erledigt haben:
Ihre Gliederung könnte wie folgt aussehen:
- Einleitung
- Ausgangssituation (aktuelle Situation und ihre Herausforderungen)
- Projekteinführung (z. B. Zieldefinition, Projektablauf, Terminplanung, Budgetplanung)
- Funktionale und nicht-funktionale Anforderungen
- Gesamtsystemarchitektur
- Lieferumfang (z. B. Liefergegenstand, Lieferobjekt, Projektprodukt)
- Abnahmekriterien
- Vorgehen zur Abnahmeprüfung
- Schnittstellen und Zuständigkeiten (z. B. Ansprechpartner und Projektverantwortliche, Schnittstellen und Kommunikationswege)
- Rahmenbedingungen (z. B. Normen und Richtlinien)
- Anforderungen an den Auftragnehmer (z. B. Zertifizierungen und Controlling-Methoden)
- Glossar (Erklärung wichtiger Begriffe und Abkürzungen)
Schritt 3: Lastenheftinhalte
Da das Lastenheft die Basis für das Pflichtenheft ist, sollten die Inhalte alle Bereiche abdecken, die Sie bei der Sichtung der Pflichtenhefte erwarten. Es sollte alle funktionellen, technischen, wirtschaftlichen und rechtlichen Anforderungen beinhalten, die Sie und Ihr Team ans neue System haben.
Einleitung
Beschreiben Sie in der Einleitung die Motivation für das Projekt.
Ausgangssituation
Wie kam es zur Projektidee? Beschreiben Sie im Lastenheft die Probleme, mit denen Sie zu kämpfen haben und wie Sie aktuell damit umgehen. Begründen Sie, warum das keine Dauerlösung ist. Beziehen Sie sich auch auf die langfristige Unternehmensstrategie und warum diese nicht mit der Ausgangssituation vereinbar ist.
So könnten Sie etwa einen Online-Shop aufbauen wollen, wodurch Sie ein ERP-System mit E-Commerce-Modul benötigen. Nennen Sie alle relevanten Stakeholder . Das können Personen aus den unterschiedlichsten Abteilungen sein. Die IT-Abteilung wird allerdings in jedem Fall gebraucht, um technische und sicherheitsrelevante Vorgaben zu berücksichtigen.
Zielsetzung
Im Lastenheft sollten Sie konkrete Ziele festhalten – mit Deadlines sowie KPIs und Messverfahren, an bzw. mit denen ihr (Miss-)Erfolg gemessen wird.
Produktbeschreibung
Vergleichen Sie Ihren Ist- und Ihren Soll-Zustand miteinander. Wenn Sie ein ERP-System verwenden, das nicht alle benötigten Bereiche abdeckt, sollten Sie die fehlenden Bereiche klar benennen (z. B. E-Commerce).
Produkteinsatz
Legen Sie fest, wo das neue System zum Einsatz kommen soll. Halten Sie im Lastenheft fest, welche Mitarbeiter damit arbeiten werden.
Funktionale Anforderungen
Legen Sie sich im Lastenheft auf die funktionalen Anforderungen fest. Es gibt verschiedene Wege, sie darzustellen:
- Anwendungsfälle (Use Cases)
- Goal-Szenario (Beschreibung des gewünschten Szenarios)
- Blockschaltbilder (vereinfachte Darstellung der Komponenten und Baugruppen eines komplexeren Schaltplans)
- Datenmodelle (Grundlage für den Datenbankentwurf)
Nicht-funktionale Anforderungen
Mit nicht-funktionalen Anforderungen sind insbesondere die Skalierbarkeit , die Performance und die Benutzbarkeit des Systems gemeint. Auf den ersten Blick können sie weniger wichtiger erscheinen als die funktionalen Anforderungen, doch unterschätzen Sie nicht ihren Einfluss auf die Entwicklungskosten.
Technische Anforderungen inkl. Gesamtsystemarchitektur und Funktionssicherheit
Skizzieren Sie die IT-Landschaft, in die Ihr System integriert werden soll. Wichtig sind an dieser Stelle unter anderem Schnittstellen, Datenbanken und spezielle Sicherheitsanforderungen. Wenn im Lastenheft sicherheitskritische Systeme auftauchen, werden Vorkehrungen hinsichtlich der Funktionssicherheit getroffen. Die Risiken werden benannt, nach Schadenshöhe klassifiziert und deren Eintrittswahrscheinlichkeit geschätzt.
Lieferumfang
Definieren Sie eindeutig, was zum Lieferumfang gehört. Listen Sie dafür alle Gegenstände und Dienstleistungen auf, die während des gesamten Projekts oder zum Abschluss vom Auftragnehmer geliefert bzw. erbracht werden müssen.
Projektphasen und Meilensteine
Gliedern Sie das Projekt in einzelne Prozesse und definieren Sie Meilensteine. Aus dem Lastenheft sollte hervorgehen, bis wann welcher Meilenstein erreicht werden soll.
Abnahmekriterien
Jetzt sollten Sie die Abnahmekriterien definieren (z. B. Eigenschaften und Verhalten). Da sie die Basis der Abnahmeprüfung bilden, müssen sie unbedingt messbar sein. Außerdem sollten Sie in diesem Abschnitt des Lastenheftes die konkreten Schritte zur Berichtserstattung der Projektleitung festhalten. Beschreiben Sie Ihre Qualitätsanforderungen möglichst präzise.
Offene Punkte
Situationen können sich ändern. Deswegen sollte in Ihrem Lastenheft stehen, wer welche Änderungen einbringen und freigeben darf.
Glossar
Lassen Sie keinen Raum für Missverständnisse. Schließen Sie Ihr Lastenheft daher mit einem leicht verständlichen Glossar ab.
Schritt 4: Lastenheftanforderungen bewerten
Eventuell decken nicht alle potenziellen Auftragnehmer alle Anforderungen 100%ig ab, deshalb müssen Sie Prioritäten setzen. Dafür können Sie jede beliebige Methode anwenden, mit der Sie Kriterien gewichten können.
Beliebte Methoden zum Bewerten der festgelegten Anforderungen sind:
- Kategorisierung in Must-haves und Nice-to-haves
- Ranking (aufsteigend oder absteigend)
- Rating (Vergabe einer Punktzahl für jede Anforderung)
Schritt 5: Lassen Sie sich die Freigabe erteilen
Sie haben das Lastenheft fertiggestellt. Jetzt muss es die Geschäftsleitung nur noch freigeben.
Was passiert mit dem fertigen Lastenheft?
Potenzielle Auftragnehmer können nun anhand des Lastenheftes prüfen, ob sie alle Anforderungen erfüllen können und zu welchem Preis. Die Bewertung seitens des Auftragnehmers findet im Pflichtenheft statt und kann in diesen vier Kategorien vorgenommen werden:
- im Standard abgedeckt (System beinhaltet die Anforderung in der Standardversion)
- via Customizing abgedeckt (die nötige Anpassung ist möglich)
- via Programmierung abgedeckt (die nötige Systemerweiterung ist möglich)
- nicht abgedeckt (Anforderung wird nicht erfüllt)
Jetzt liegt es an Ihnen, die Pflichtenhefte miteinander zu vergleichen und sich für einen Partner zu entscheiden.
Tipps für die Erstellung Ihres Lastenhefts
Es ist nicht einfach, das optimale Lastenheft zu erstellen: Zu viel Spielraum kann zu falschen Erwartungen führen, zu strenge Vorgaben können die Kreativität bei der Lösung Ihrer Anforderungen hemmen. Diese Tipps sorgen für ein gutes Mittelmaß:
1. Klare Struktur, aussagekräftiger Inhalt
- Trennen Sie Anforderungen im Lastenheft von Kontextinformation.
- Verwenden Sie möglichst viele Tabellen und Grafiken.
- Nutzen Sie das Glossar großzügig.
2. Präzise Formulierungen
- Beschreiben Sie Anforderungen in ganzen Sätzen.
- Bilden Sie kurze, aktive Sätze.
- Vermeiden Sie qualitative Adjektive wie „schön“.
Wenden Sie sich schon frühzeitig an einen Profi
Wir von microtech wissen genau, mit welchen Herausforderungen Sie gerade zu kämpfen haben. Daher lautet einer unserer wertvollsten Tipps: Werfen Sie bei der Erstellung Ihres Lastenhefts einen Blick über den Tellerrand. Stellen Sie sicher, dass Ihr Lastenheft nicht nur auf Ihr eigenes Team perfekt abgestimmt ist, sondern auf Ihr komplettes Unternehmen. Am besten funktioniert das, wenn Sie sich schon bei der Lastenhefterstellung von einem externen Profi beraten und inspirieren lassen. Wir teilen unsere Erfahrungen gerne in einem persönlichen Beratungsgespräch mit Ihnen. Nutzen Sie unseren großen Erfahrungsschatz – kostenfrei und unverbindlich!
Lastenheft für die ERP-Implementierung: So kann microtech Sie beim Projekt unterstützen
Die Software-Lösungen von microtech sind modular gestaltet und wachsen mit Ihrem Unternehmen. Das sind unsere Schwerpunkte:
Fazit: Scheuen Sie sich nicht vor der Erstellung Ihres Lastenhefts
Sie sehen, die Erstellung Ihres Lastenhefts ist kein Hexenwerk. Sie müssen nur strategisch vorgehen. Nutzen Sie daher unsere 5-Schritte-Anleitung und nehmen Sie schon frühzeitig Kontakt mit dem Experten-Team von microtech auf. Wir unterstützen Sie in der Planungsphase Ihres ERP-Projekts bei der Ausarbeitung des Lastenheftes. Mit unserem ERP-System können Sie Ihre langfristige Unternehmensstrategie planen und dabei flexibel bleiben. Die Software ist so dynamisch und anpassungsfähig wie Ihr Unternehmen selbst. Aber schreiben können wir viel, überzeugen Sie sich mit unserer kostenlosen Testversion einfach selbst.
