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Spesen

Was sind Spesen?

Spesen – Ausgleich von Verpflegungsaufwand jenseits des heimischen Mittagstisches

Spesen sind durch den Arbeitgeber erstattungsfĂ€hige Ausgaben. Berufs- oder ErwerbstĂ€tige, die sich lĂ€ngere Zeit außerhalb oder abseits ihres stĂ€ndigen Arbeitsplatzes, genauer formuliert „außerhalb der regelmĂ€ĂŸigen ArbeitsstĂ€tte“ aufhalten, mĂŒssen sich dort verpflegen können. Dabei geht der Gesetzgeber nicht davon aus, dass sich der Betroffene Gaskocher und Bratpfanne mitnimmt. Vielmehr muss die notwendige Verpflegung mit Speisen und GetrĂ€nken gekauft werden. Das ist aus mehrerlei GrĂŒnden teurer als die heimische Verpflegung. Dieser rechnerische Mehraufwand, und zwar nur der, wird durch die SpesengewĂ€hrung abgegolten.

Spesen - Welche Ausgaben erstattet der Arbeitgeber?
Spesen – Welche Ausgaben erstattet der Arbeitgeber?

Deren Höhe ist deswegen keinesfalls kostendeckend, weil zur Deckung der tatsĂ€chlichen Verpflegungskosten der anteilige Betrag fĂŒr die nicht zuhause eingenommene/n Mahlzeit/en rechnerisch hinzukommt. Umgekehrt wird die Spesenzahlung dann anteilmĂ€ĂŸig gekĂŒrzt, wenn anlĂ€sslich der beruflichen oder geschĂ€ftlichen Abwesenheit eine zumindest teilweise Mahlzeitenverpflegung gewĂ€hrt wird, die nicht selbst bezahlt wird. Definiert wird diese Abwesenheit als Dienstreise oder als GeschĂ€ftsreise. Um diesen Kostenaufwand vom Arbeitgeber ersetzt zu bekommen oder als SelbststĂ€ndiger steuerlich geltend machen zu können, muss der Spesenaufwand abgerechnet werden. Die SpesensĂ€tze sind aufgeteilt in die Spesen in Deutschland sowie in Spesen im Ausland.

Abrechnung von PauschalbetrĂ€gen 

Die Spesenabrechnung ist eine Zusammenstellung von PauschalbetrĂ€gen, die jeder fĂŒr sich als Spesensatz bezeichnet werden. Die Spesensatzhöhe richtet sich nach der Reisedauer sowie nach dem Reiseland, aufgeteilt in das Inland, also Deutschland sowie ins Ausland. Ganz unabhĂ€ngig von der tatsĂ€chlichen Spesenhöhe gehört es zum Charakter der Spesenabrechnung, dass nur die gesetzlich vorgegebenen PauschalbetrĂ€ge als SpesensĂ€tze steuerfrei erstattet beziehungsweise steuerlich geltend gemacht werden können. Rund um den Spesenersatz werden alternative Begriffe wie PauschbetrĂ€ge fĂŒr Verpflegungsmehraufwand, wie Verpflegungspauschbetrag oder Verpflegungspauschale benutzt. Gemeint ist jedoch immer dasselbe, nĂ€mlich die pauschalierte Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen, bedingt durch die mehrstĂŒndige oder mehrtĂ€gige Abwesenheit vom heimischen Arbeitsplatz.

Der pauschale Spesenaufwand wird ĂŒblicherweise im Rahmen einer Abrechnung von Reisekosten, der sogenannten Reisekostenabrechnung geltend gemacht. Weitere Reisekosten sind Aufwendungen fĂŒr die Fahrt, fĂŒr die Unterkunft sowie andere Kostenarten im sachlichen Zusammenhang mit der beruflich veranlassten Reise. Der unselbststĂ€ndige Arbeitnehmer bekommt den Spesenaufwand steuerfrei erstattet, und fĂŒr den SelbststĂ€ndigen ist der Spesenaufwand eine steuerabzugsfĂ€hige Betriebsausgabe.

Spesen in Deutschland 

Sowohl fĂŒr die Spesen im Inland als auch fĂŒr Spesen im Ausland wird in ein- sowie in mehrtĂ€gige Dienst-/GeschĂ€ftsreisen unterschieden. Ein weiteres Kriterium fĂŒr die Spesenberechnung ist der auswĂ€rtige Aufenthalt mit und ohne Übernachtung. FĂŒr die auswĂ€rtige BerufstĂ€tigkeit ohne Übernachtung betrĂ€gt der Spesensatz 12 Euro fĂŒr den betreffenden Kalendertrag bei einer Abwesenheit ab acht Stunden. Wird dieser Zeitraum nicht erreicht, also unterschritten, dann gibt es fĂŒr diese berufsbedingte Abwesenheit keine Spesen in Deutschland.

Spesen in Deutschland

Bildlich gesprochen wird dem Arbeitnehmer zugemutet, sich fĂŒr die Dauer eines achtstĂŒndigen Arbeitstages „von zuhause aus“, also durch die Mitnahme von Speisen und GetrĂ€nken zu verpflegen, sprich ohne finanziellen Mehraufwand. FĂŒr eine mehrtĂ€gige Abwesenheit betrĂ€gt der Spesensatz 24 Euro fĂŒr den vollen Kalendertag „in der Fremde“ sowie jeweils 12 Euro fĂŒr den Ab- und den Anreisetag. Im Gegensatz zur eintĂ€gigen Abwesenheit gibt es hier keine zeitliche Untergrenze fĂŒr die Mindestabwesenheitszeit. Entscheidend ist, dass der Betroffene nicht in seiner eigenen Wohnung ĂŒbernachtet und somit Ausgaben fĂŒr eine Unterkunft hat.

Wann werden Spesen gekĂŒrzt? 

Eine SpesenkĂŒrzung wird immer dann vorgenommen, wenn der Grund fĂŒr die Spesenzahlung komplett oder teilweise entfĂ€llt. Das ist dann der Fall, wenn der auswĂ€rts BerufstĂ€tige mit einer oder einigen Mahlzeiten bewirtet, einfacher gesagt dazu eingeladen wird. Ebenso wie die SpesensĂ€tze sind auch deren KĂŒrzungen pauschal geregelt. Sie betragen 20% fĂŒr das FrĂŒhstĂŒck sowie jeweils 40% fĂŒr die Mittags- und fĂŒr die Abendmahlzeit.

Wann werden Spesen gekĂŒrzt?

Spesenzahlungen können nicht ins Minus gekĂŒrzt werden. Ergibt sich ein höherer Spesenabzug gegenĂŒber der Spesenzahlung, was im speziellen Einzelfall möglich sein kann, bleibt es dabei; der Betroffene zahlt nicht drauf. Die KĂŒrzung erfolgt geldmĂ€ĂŸig in Euro, und zwar „ausgehend von dem fĂŒr eine 24h Abwesenheit geltenden pauschalierten Spesensatz“. Somit betrĂ€gt die SpesenkĂŒrzung fĂŒr das FrĂŒhstĂŒck 4,80 Euro und fĂŒr jede der anderen beiden Mahlzeiten 9,60 Euro. Bei Vollverpflegung ist die Spesenabrechnung ein Nullsummenspiel.

Spesen im Ausland 

Spesen im Ausland
Spesen im Ausland

FĂŒr die weltweit rund 200 LĂ€nder und Staaten werden die Auslandsspesen recht individuell berechnet. FĂŒr jedes Land oder fĂŒr bestimmte LĂ€ndergruppen gilt ein individueller Pauschalbetrag. Ist das einmal nicht der Fall, dann wird der Pauschbetrag fĂŒr das Land Luxemburg angesetzt. FĂŒr die eintĂ€gige Reise ins Ausland sowie fĂŒr die RĂŒckreisetage aus dem Ausland in das Inland bei mehrtĂ€gigen Auslandsreisen ist der Pauschalbetrag des letzten TĂ€tigkeits- respektive Aufenthaltsortes im Ausland maßgebend. FĂŒr die mehrtĂ€gige Auslandsreise gilt fĂŒr den Abreisetag ins Ausland der inlĂ€ndische Pauschbetrag. Die Auslandsspesen sind nach denselben ProzentsĂ€tzen zu kĂŒrzen wie diejenigen im Inland, wenn der Reisende auf Kosten Dritter bewirtet, also in dem Sinne eingeladen wird.

Spesenbeispiel fĂŒr Belgien: 

‱ Spesenpauschale fĂŒr den vollen 24h Aufenthaltstag = 42 Euro
‱ fĂŒr den An- und Abreisetag ab achtstĂŒndiger Abwesenheit = 28 Euro
‱ SpesenkĂŒrzung fĂŒr das FrĂŒhstĂŒck: 20% von 42 Euro = 8,40 Euro
‱ SpesenkĂŒrzung fĂŒr Lunch und fĂŒr Dinner: 40% von 42 Euro = je 16,80 Euro

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