ERP-Wechsel – 8 Gründe, effizient zu sein - microtech GmbH
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ERP-Wechsel

ERP-Wechsel – 8 Gründe, effizient zu sein

ERP-Wechsel – 8 Gründe, effizient zu sein

Upgraden, Erneuern oder Neuanschaffen? Ein ERP-Wechsel ist anspruchsvoll und mit hohen Risiken für Unternehmen verbunden. Denn ob veränderte Kundenwünsche wegen der Schnelllebigkeit im Online-Handel, Globalisierung, komplexe Geschäftsmodelle, Technologien, die immer innovativer werden und harter Wettbewerb – Ihre Unternehmensprozesse müssen ständig angepasst werden. Gerade kleine und mittelgroße Unternehmen (KMU) entscheiden sich oft nicht für die Anschaffung einer ERP-Lösung, da sie Bedenken wegen Kosten haben, oder meinen, sie benötigen wegen ihrer Betriebsgröße keine ERP-Software.

Bei einem ERP-Wechsel auf ein neues ERP-System Ihrer Wahl müssen Sie bedenken: Die technologische Entwicklung führt zu neuen Anforderungen auch an die ERP-Systeme. Besonders die Cloud, aber auch die Industrie 4.0 und eine Vielzahl von KI-Anwendungen stellen für die Software-Entwickler neue Herausforderungen dar. Aber auch an die Unternehmen, die ihre betrieblichen Abläufe mit ERP-Anwendungen unterstützen.

Wenn aber Ihr Unternehmen in diesen Zeiten ineffizient wird, kann es sein, dass die Software nicht mehr arbeitet, wie sie soll. Wenn Sie dieses Frühsignal ignorieren, treten mit der Zeit meist weitere Leistungsverluste auf. Eine neue ERP kann die Defizite beheben. Wir beschreiben im Folgenden die wichtigsten Symptome, die Sie bei einem ERP-Wechsel beachten sollten.


Vorteile und Gründe für einen ERP-Wechsel

Es gibt verschiedene Gründe für einen ERP-Wechsel: Entweder existiert noch gar kein richtiges ERP-System, das System ist nicht flexibel, aber teuer genug, die Effizienz sinkt mit dem ERP-System oder Features, die benötigt werden, können nicht angewendet werden. Aber auch die schlechte Performance des ERP-Systems, dass gesetzliche Einhaltungen von Regeln und Vorschriften (Compliance) nicht möglich sind, Unternehmenskennzahlen nicht richtig dargestellt werden und unzufriedene Mitarbeiter sind weitere Faktoren, die eine Umstellung auf ein neues ERP-System antreiben können.

Wenn auch Sie einen dieser Gründe bei sich sehen und die Zusammenarbeit mit Ihren Kunden und Partnern verbessern möchten, sollten Sie über einen ERP-Wechsel nachdenken. Wir präsentieren Ihnen die Vorteile.

ERP-Wechsel Vorteile
Vorteile und Gründe für einen ERP-Wechsel auf ein neues ERP-System.

1. ERP-Wechsel: Vermeidung von Insellösungen

Nicht wenige Unternehmen nutzen für die einzelnen Betriebsprozesse nicht nur Insellösungen wie Excel oder andere Tabellenkalkulations-Programme, sondern auch andere Software. Diese sogenannten isolierten Softwarelösungen können zwar wichtige Geschäftsbereiche abdecken, doch Lücken in der Information können – besonders je nach Unternehmensgröße – die Fehlerquote erhöhen, zu falschen Entscheidungen führen und auch damit das Risiko einer eingeschränkten Effizienz erhöhen. Denn die Arbeitsvorgänge werden etwa von der einen Anwendung oder Person verwaltet, die Bestellungen aber von einer anderen. Am Computer entstehen als Folge längere Wartezeiten, weil die Hardware die Prozesse in mehreren Programmen abarbeiten muss. Außerdem werden die Informationen ungenau.

Auch nicht selten entwickeln Programmierer für Sonderfälle eigene Methoden – sogenannte Eigenprogrammierungen. Das kann beispielsweise eine Datei in der Tabellenkalkulation sein, weil das sonst zuverlässige Programm der aktuellen Aufgabe nicht gewachsen scheint. Ursache ist unter Umständen die mangelnde Funktionalität der ERP-Software oder die Skalierbarkeit lässt zu wünschen übrig. Alles gute Gründe für die Einführung einer zusätzlichen Anwendung. Gute ERP-Systeme aber unterstützen Ihr Unternehmen auch dann, wenn sich die Anforderungen ändern, weil sie sich an die neuen Bedingungen anpassen.

Mit einem ERP-System und dem dazugehörenden ERP-Wechsel vereinen Sie sämtliche Funktionen Ihres Betriebs in einer einzelnen Anwendung. Dieses Vorgehen vereinfacht den Aufruf der Prozesse erheblich, wenn alle Daten in einer Software vorhanden sind – sowohl für die beteiligten Hardware-Komponenten als auch für Ihre Mitarbeiter. Denn Sie vermeiden Redundanzen und Mehraufwand und werden gleichzeitig transparenter.

2. Anpassung an Bedingungen mit dem ERP-Wechsel

Anpassungen an neue Bedingungen mit einem ERP-Wechsel sind wichtig. Das kann die Usability, die Performance oder auch die Compliance betreffen. Denn nur schick reicht nicht.

Nutzerfreundlichkeit, einfache Bedienbarkeit und intuitive Oberflächen spielen eine große Rolle. Denn alle wichtigen Funktionen des ERP-Systems sollten schnell gefunden und mit ihnen gearbeitet werden. So wird die tägliche Arbeit direkt sowie die ERP-Software intuitiv verstanden und kann von Ihren Mitarbeitern gern und effizient genutzt werden.

Ist die technologische Basis Ihres Systems veraltet, kann bei immer größer werdenden Datenmengen die Geschwindigkeit bei der Eingabe und Verarbeitung von Daten und deren Abfragen sinken oder gar Kompatibilitätsprobleme hervorrufen.

In gewissen Bereichen muss eine ERP-Software die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben unterstützen, um Rechtssicherheit zu gewährleisten. Bei der Umstellung auf ein neues ERP-System sollten Sie prüfen, ob GoBD-konforme Vorschriften, Zoll oder auch Finanzvorschriften in der Software enthalten sind.

Die Zukunftsfähigkeit Ihres ERP-Systems entscheidet über den Erfolg Ihres Unternehmens und sollte auch Ihre Mitarbeiter abholen. Deshalb ist ein ERP-Wechsel, der Anpassungen an gewisse Bedingungen gewährleistet, sinnvoll, um auch Ihre Mitarbeiter zufriedenzustellen. Denn nur wenn die Ergebnisse der Arbeit der Mitarbeiter gut sind, sorgt das für eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit und ein besseres Betriebsklima. Ein ERP-Wechsel kann dazu beitragen, dass Ihre Mitarbeiter Anerkennung finden und somit bessere Leistungen erbringen, Abläufe einfacher verarbeiten können und weniger Stress haben. Positive Folgen: weniger Krankheitstage, geringere Fluktuation und weniger Zeitverluste durch die Einarbeitung neuer Kräfte.

3. Updates der ERP-Software

Der Anbieter Ihres Programms will sein Produkt nicht weiterentwickeln, entweder aus zeitlichen oder finanziellen Gründen. Vielleicht hat er sogar seine gesamten Aktivitäten eingestellt, andere Projekte entwickelt und überlässt der Konkurrenz das Geschäft. Daraus folgt für Sie als Unternehmer, dass Sie ein neues Betriebssystem oder die Fortschritte bei der Hardware-Entwicklung nicht nutzen können. Sie sind also inkompatibel geworden, während Ihre Wettbewerber von allen angebotenen Neuerungen profitieren.

Ein Update der ERP-Software bzw. ein ERP-Wechsel stellt hingegen sicher, dass die Verarbeitung Ihrer Daten auch in der Zukunft flexibel bleibt. Nur so lassen sich alle Änderungen bewältigen, und die Leistungskompetenz Ihrer Bürosoftware bleibt erhalten.

4. ERP-Wechsel: Optimale Datenverwaltung

Wenn Sie in verschiedenen Systemen arbeiten und die Daten jeweils separat speichern, wird der Zugriff auf die benötigten Informationen nicht einfacher. Dieses Vorgehen kann auch dazu führen, dass die Konsistenz leidet und Fehler auftreten. Unter Umständen sind Ihre Mitarbeiter sogar gezwungen, den Datenbestand manuell abzugleichen. Und Sie müssen vielleicht sogar umfangreiche Korrekturen vornehmen.

Das führt zu zusätzlichen Arbeitsbelastungen und lästigen Verzögerungen bei den Betriebsabläufen. Der Kunde erwartet aber auf seine Anfrage eine schnelle Antwort und es ist an Ihnen, dass Ihre Beschäftigten auf die nötigen Informationen ohne Zeitverzug zugreifen können. Denn nur so entsprechen Sie dem Kundeninteresse. Der Kunde oder auch Partner, der eine schnelle Bearbeitung erwartet, fühlt sich mit der Zusammenarbeit wohler. Daher ist ein ERP-Wechsel auch hier als Vorteil zu betrachten.

5. Zeiteinsparung mit einem ERP-Wechsel

Nach dem Einrichten der Software funktionierte alles noch wie erwartet. Aber mit der Zeit dauerte etwa das Erstellen von Berichten immer länger. Möglicherweise hat das System inzwischen Schwierigkeiten, die Daten komplett abzuspeichern und Mitarbeiter können das Material nicht mehr rechtzeitig nachbestellen bzw. finden Dokumente nicht mehr. Dann kann es sein, dass Rentabilität und Produktivität sinken. Denn beispielsweise können administrative Workflows mehr Zeit einbinden, Reaktionszeiten sinken und Bereiche, in denen eine alte ERP-Lösung nicht mehr effizient arbeitet, nicht optimal unterstützt werden.

Die Lösung für die Störungen mit einem ERP-Wechsel: Das Unternehmen arbeitet effizienter mit einem ERP-System, welches die anfallenden Datenmengen ohne Zeitverlust verwalten kann. Und auch andere Probleme Ihrer Geschäftsprozesse können sich deutlich reduzieren oder sogar vermeiden lassen.

6. ERP-Wechsel: Kostensenkung

Der Anbieter wird die jährlich anfallenden Gebühren erhöhen, wenn Sie noch mit einer älteren Hardware oder mit Windows XP unterwegs sind. Denn es bedeutet für ihn mehr Aufwand, wenn er seine Software an veraltete Komponenten und nicht vorhandene Schnittstellen anpassen muss. Vielleicht erwartet er auch, dass Sie Ihre Anlage erneuern, oder er stellt den Support ganz ein.

In diesem Fall hilft nur eine neue ERP-Software – also ein ERP-Wechsel.

7. Flexibilität mit einem ERP-Wechsel

Wenn das Unternehmen mit den Jahren seine Aktivitäten erweitert, wachsen auch die Aufgaben, die Ihre ERP-Lösung zu verarbeiten hat. Die Zahl der Kunden steigt, neue Beschäftigte kommen hinzu, es entstehen neue Betriebsbereiche und Abteilungen. Was für Ihre Software jeweils mehr Daten bedeutet und einen erhöhten Daten-Transfer. Der Anwendung sollte es aber möglich sein, genügend Ressourcen anzubieten, um mit dem Betrieb zu wachsen. Bei Überforderungen kommt es anderenfalls häufiger zu Systemabstürzen und die Bearbeitungszeiten verlangsamen sich deutlich.

Mit einem Wechsel zu einem neuen, agilen ERP-System erhalten Sie wieder die gewohnte Flexibilität auch in einem sich entwickelnden Unternehmen. Denn Flexibilität ist wichtig: Der Software-Hersteller sollte zu jedem Zeitpunkt, wenn Sie neue Features und Technologien benötigen, die Funktionen bereitstellen und anpassen können. Dann können Ihre Anforderungen und Ihre Geschäftsprozesse perfekt abgedeckt werden.

8. Verwendbarkeit mobiler Geräte

Mit einem alten ERP sind Sie meist nicht in der Lage, mobil zu arbeiten und die Daten von externen Geräten aus einzugeben. Ihre Mitarbeiter bleiben auf das herkömmliche Büro beschränkt, obwohl eine Einführung in eine (neue) ERP-Version viele Probleme lösen würde.

Mit einem ERP-Wechsel zu einer modernen Anwendung einschließlich entsprechender Implementierung können Sie auch auf mobile Geräte wie Smartphone oder Tablet zugreifen, Daten eingeben oder Prozesse steuern und verwalten, Apps benutzen und die Cloud nutzen.

Fazit

Besonders kleine und mittelgroße Unternehmen zögern, einen ERP-System-Wechsel durchzuführen. Geringere Kosten, mehr Produktivität, weniger Zeitaufwand, Minimierung der Fehler und zufriedenere Mitarbeiter sind einige ausschlaggebende Gründe, um über einen ERP-Wechsel oder eine ERP-Einführung nachzudenken.

Mit dem richtigen Partner stellt sich eine große Chance heraus, Ihr Unternehmen langfristig auf den Weg hin zu Industrie 4.0 zu bringen. Zudem können Sie den Aufwand der Einführung durch eine hohe Effizienz amortisieren.

Wenn auch Sie beim ERP-Wechsel erfolgreich durchstarten möchten, lesen Sie gerne unser Whitepaper „ERP-Einführung erfolgreich planen und durchführen“.

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