Mahnung formulieren – so geht´s richtig

Von: Annika Süß |
Datum: 03.12.2018

Eine Mahnung formulieren und schreiben – das kommt in etwa einer Wurzelbehandlung beim Zahnarzt ohne Narkose gleich. Ich frage mich immer wieder, weshalb der Empfänger nicht auf meine Mahnungen reagiert. Müssen wir tatsächlich alle Mahnstufen durchlaufen, bis ich mein wohlverdientes Geld in der Tasche oder auf dem Konto habe?

Mahnungen richtig formulieren:
Zahlungserinnerung
erste Mahnung
zweite oder letzte Mahnung
Mahnung formulieren

Was ist so schwer daran, die gestellte Rechnung zu bezahlen? Vielleicht war das Rechnungsziel zu großzügig? Lag es vielleicht daran, dass meine Zahlungserinnerung und Mahnung nicht gut oder richtig formuliert ist? Kann man eine Mahnung überhaupt richtig formulieren?

Weshalb fällt es uns so schwer, Mahnungen zu formulieren?

Halten wir uns mal eines ganz deutlich vor Augen: Die Ware wurde geliefert und es gab keine Beanstandung, das Gleiche gilt auch für eine Dienstleistung. Es gibt keinen guten Grund, weshalb die Zahlung noch aussteht. Dennoch ist es vielen Gewerbetreibenden unangenehm, eine Mahnung zu formulieren. Dies scheint ein Tick in unserer Gesellschaft zu sein, denn schließlich ist es Ihr gutes Recht. Wenn Sie noch länger auf Ihr Geld warten, schränkt dies Ihre Liquidität empfindlich ein. Doch nicht nur das: Für den gesamten Aufwand müssen Sie auch noch in Vorleistung gehen. Vom Stress, der dadurch entsteht, mal ganz abgesehen.
Dabei ist eine Mahnung lediglich eine verbindliche Art und Weise und irgendwie auch ein Kundeservice, an die geleistete Arbeit zu erinnern und steigende Mahngebühren zu verhindern.

Mahnung formulieren – die hohe Kunst des Forderns ohne zu verärgern

Der übliche Mahnlauf sieht wie folgt aus:
• Zahlungserinnerung
• Erst Mahnung
• Letzte Mahnung

Natürlich können Sie gleich Vollgas geben und mit der ersten oder sogar direkt mit der letzten Mahnung einsteigen. Falls Sie hierzu Hilfe benötigen, finden Sie hier Mahnungsvorlagen und Hilfestellungen zum Thema: Mahnungen schreiben:

Mahnungsvorlage - Mahnung schreiben
Mahnungsvorlage – Mahnung schreiben

Manchmal hat ein Kunde einfach vergessen zu bezahlen, deshalb lohnt sich der Start mit der Zahlungserinnerung. Nötig ist diese nicht, jedoch hat sie sich über die Jahre so durch die Hintertür eingeschlichen und irgendwie bewährt.
Bei den folgenden Formulierungsvorschlägen haben Sie selbstverständlich die Möglichkeit, diese nach Ihrem persönlichen Geschmack und Duktus abzuändern. Wie bereits erwähnt, ist es an Ihnen und auch Ermessensfrage, ob und wann Sie Mahngebühren und Verzugszinsen berechnen.

Muster-Formulierung für eine Zahlungserinnerung:

Hallo Frau/Herr Zahlungsunwillig,
ich bin mir sicher, dass Sie mit meinem Produkt/ Dienstleistung XY zufrieden sind. Meine Rechnung mit der Rechnungsnummer… habe ich Ihnen bereits am (Datum) zukommen lassen. Leider konnte ich hierfür noch keinen Zahlungseingang feststellen. Holen Sie dies einfach in den nächsten Tagen, jedoch bis zum (Datum) nach.
Sollten Sie die Zahlung zwischenzeitlich angewiesen haben, können Sie dieses Schreiben gerne als gegenstandslos betrachten.
Sollte sich die Zahlung weiter verzögern, behalte ich es mir vor, Mahngebühren und Verzugszinsen zu erheben.
Mit freundlichen Grüßen

Die gesetzte Frist wurde nicht eingehalten – das ist ärgerlich aber noch kein Grund, um zu verzagen. Wir schalten einen Gang höher und

Formuliere die erste Mahnung:

Sehr geehrte Frau/Herr Leidernochimmerzahlungsunwillig,

auf meine Zahlungserinnerung vom (Datum) hin, konnte ich bisher noch keinen Zahlungseingang feststellen. Aufgrund dessen, erhebe ich eine Mahngebühr in Höhe von…..Euro
Bitte begleichen Sie den offenen Betrag schnellstmöglich, jedoch spätestens bis zum (Datum), um weitere Mahngebühren und Verzugszinsen zu vermeiden.
Vielen Dank

Sollte auch danach keine Reaktion erfolgen, müssen es leider schwerere Geschütze sein, um dieses Feld zu bearbeiten:

Die zweite oder letzte Mahnung wird formuliert

Sehr geehrte Frau/Herr Megazahlungsunwillig,

weder auf meine Zahlungserinnerung noch auf meine Mahnung vom (Datum) erfolgte eine Reaktion in irgendeiner Form. Ein Zahlungseingang für die Rechnung: (Rechnungsnummer) liegt ebenfalls nicht vor.
Daraus resultieren folgende offene Beträge
Ursprünglicher Rechnungsbetrag: 1234566
Mahngebühren: 123456
Verzugszinsen: 123
Summe: 1545676

Bitte überweisen Sie den offenen Betrag bis zum (Datum) auf die angegebene Bankverbindung, um mir und Ihnen weitere Kosten und Bearbeitungsaufwand zu ersparen.
Sollte ich keinen Zahlungseingang verzeichnen können, leite ich, ohne jegliche weitere Ankündigung, rechtliche Schritte ein.

Vielen Dank
Mit nicht mehr ganz so freundlichen Grüßen

Alternativen zur klassischen Formulierung von Mahnungen

Bei den aufgeführten Beispielen haben wir uns sehr an die formelle deutsche Verwaltungssprache gehalten. Niemand zwingt Sie, Ihre Mahnungen in dieser Art und Weise zu formulieren. Falls Sie eine eigene Formulierung für sich definieren, die wenig mit dem hier aufgeführten gemein hat, freuen wir uns über Feedback und Anregungen.
Bitte berücksichtigen Sie dabei jedoch, dass der ganze Vorgang unter Umständen bei einem Anwalt oder sogar vor Gericht landen kann. Wählen Sie Ihre Worte also mit Bedacht und schreiben Sie auch hier für Ihre Zielgruppe.
Bevor Sie vor Wut in die Tasten haust, empfehlen wir Ihnen einen Spaziergang, ein paar Schläge am Boxsack oder einfach mal tief durchatmen. Es wird nicht Ihre letzte Mahnung gewesen sein.

Den Zahlungseingang mit Buchhaltungssoftware(programm) verbessern

Das wäre es auch schon mit unseren Tipps, naja fast – einen hätten wir noch: Damit Sie sich mit diesem unliebsamen Thema nicht länger als nötig aufhalten, lohnt sich die Investition in ein gut funktionierendes und einfach zu bedienendes Buchhaltungsprogramm. Wenn Sie mehr dazu erfahren möchten, stehen Ihnen unsere Kollegen gerne für eine Live-Demo zur Verfügung. Wann und in welchem Umfang entscheiden Sie. Ansonsten, Happy Mahnung!

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