Zum 01.01.2018 tritt die Registrierkassenpflicht in Kraft. Was Sie dazu wissen müssen, erfahren Sie in diesem Artikel. Egal ob Sie eine offene Ladenkasse oder bereits eine elektronische Registrierkasse nutzen: Für das Jahr 2018 gibt es einige wichtige Neuerungen zu beachten.
Die Registrierkassenpflicht im Überblick
Gerade Unternehmen, die viel, oder sogar ausschließlich, mit Bargeld hantieren, stehen häufig im Kreuzfeuer der Betriebsprüfung. Hier besonders im Visier: elektronische Registrierkassen oder PC-gestützte Kassensysteme, welche manipuliert werden können. Doch diesen Mogelprogrammen wurde nun mit einem neuen Gesetz der Kampf angesagt. Das Gesetz zur Registrierkassenpflicht soll Steuerhinterziehung verhindern und den Bargeldprozess in Unternehmen transparenter gestalten. Eine generelle Pflicht zur elektronischen Registrierkasse gibt es jedoch weiterhin nicht.
Wen betrifft die Registrierkassenpflicht?
Prinzipiell jeden, der eine elektronische Registrierkasse führt. Somit also sämtliche Kassensysteme, wie wir sie beispielsweise im Supermarkt oder im Restaurant finden.
Aber: Eine gute Nachricht an dieser Stelle gibt es für Betriebe, welche noch mit Barkassen hantieren. Bareinnahmen finden wir häufig auf dem Markt oder bei den manuell geführten Handkassen im Friseursalon um die Ecke. Diese Betriebe müssen, trotz Registrierkassenpflicht, keine elektronische Registrierkasse einführen. Dennoch gibt es, wie im nächsten Abschnitt zu lesen, auch für diese Betriebe durch das neue Gesetz ab 01.01.2018 etwas zu beachten.
Was ist zukünftig bei der Registrierkassenpflicht zu beachten?
Das Gesetz zur Registrierkassenpflicht, welches bereits seit 2016 bekannt ist und in Österreich bereits umgesetzt wurde, findet nun zum 01.01.2018 auch in Deutschland Anwendung. Es ist egal, ob Sie bereits eine elektronische Registrierkasse nutzen oder nicht. Sowohl auf Betreiber offener Ladenkassen als auch auf Betreiber von elektronischen Registrierkassen kommen Anfang 2018 neue Regelungen zu, auf welche Sie sich schon jetzt vorbereiten sollten. In den folgenden beiden Kapiteln erklären wir, worauf Sie achten sollten, wenn Sie eine offene Ladenkassen führen, oder wenn Sie eine elektronische Registrierkasse verwenden.
Neue Vorschriften für offene Ladenkassen ab 2018
Wie bereits erwähnt besteht für Betreiber von offenen Ladenkassen auch ab 2018 keine Verpflichtung, eine elektronische Registrierkasse zu führen.
Doch Vorsicht: Durch die Einführung der Registrierkassenpflicht ist es Betriebsprüfern nun erlaubt, ohne Vorankündigung die Ladenkasse zu prüfen. Mit der sogenannten Kassenschau, welche nun mit dem Kassengesetz aus 2016 umgesetzt wird, soll die Korrektheit der Kassenführung spontan geprüft werden können.
Dabei gelten durch die Registrierkassenpflicht auch bei der Kassenschau bei offenen Ladenkassen verschärfte Gesetze. Steht plötzlich ein Prüfer in der Tür, kann dieser einen Kassensturz verlangen und sich die Aufzeichnungen der Vortage zeigen lassen. Hierbei müssen alle Tageseinnahmen bis auf den Cent genau im Kassenbericht dokumentiert sein. Dabei ist es auch notwendig, dass Sie die Zählprotokolle (seit 2017 verpflichtend) vorlegen können. Kassenberichte und/oder Kassenbuch sowie Quittungen und Belege müssen zusammen aufbewahrt werden.
Darauf müssen Sie bei der Registrierkassenpflicht nun achten
Sie verwenden bereits eine elektronische Registrierkasse? Dann sollten Sie sich für die neue Registrierkassenpflicht besonders vorbereiten. Die wichtigste Anforderung hierbei ist die unveränderliche Aufzeichnung. Dabei kann Ihnen entweder Ihre Kassenlösung direkt helfen, oder Sie greifen auf eine zertifizierte Sicherheitstechnologie zurück.
Ihr Kassensystem muss eine nicht veränderbare fortlaufende Aufzeichnung ermöglichen. Sollte das nicht der Fall sein, muss das Finanzamt Ihre Buchhaltung zukünftig nicht mehr annehmen und kann Schätzungen über Einkünfte und Umsätze anstellen, um Steueraufschläge zu erheben.
Doch was passiert eigentlich, wenn plötzlich ein Prüfer in der Tür steht? Sie sind verpflichtet, diesem Prüfer alle Unterlagen, Aufzeichnungen und Bücher vorzulegen, welche für die Kassenführung maßgeblich sind. Kosten die ggf. für die Bereitstellung oder Übermittlung entstehen, sind vom zu prüfenden Betrieb zu tragen. Sollten Sie Ihre Daten bei einem Buchhalter oder Steuerberater aufbewahren, so muss auch dieser einen Einblick in die Daten gewähren.
Zudem dürfen Prüfer die Verwendung der Kasse auch als verdeckte Kunden und/oder Testkäufer überprüfen, um Steuerhinterziehung aufdecken zu können.
Sollte Ihre Kasse noch nicht für die neuen Anforderungen der Registrierkassenpflicht gerüstet sein, ist es zu empfehlen, sich zunächst mit Ihrem Kassenhersteller in Verbindung zu setzen.
Was passiert bei Abweichungen in der Kasse?
Kassendifferenzen können auftreten und sind nichts Ungewöhnliches. Dabei ist es nicht immer nur der Fall, dass zu wenig Geld in der Kasse ist. Auch zu viel Geld in der Kasse kann zu Kassendifferenzen führen. Grundsätzlich ist eine Kassendifferenz also eine Abweichung des SOLL-Kassenbestands vom tatsächlich ermittelten Bestand.
Solche Kassendifferenzen sind für einen Betriebsprüfer meist erste Anzeichen. Er wird darauffolgend weitere Prüfungshandlungen durchführen, um weitere Ungereimtheiten aufzudecken. Basierte die erste Prüfung bspw. nur auf Stichproben, wird nun vermutlich eine detaillierte Belegprüfung durchgeführt werden.
Kommt es letztendlich dazu, dass der Prüfer eine nicht ordnungsgemäße Kassenführung feststellt, drohen Konsequenzen. Hierbei wird der Prüfer vermutlich zunächst Schätzungen vornehmen, welche von einem kleinen Sicherheitszuschlag bei kleinen Mängeln, bis hin zur Vollschätzung reichen können. Daraus ergeben sich in der Regel hohe Steuernachzahlungen für den Steuerpflichtigen.
Erhärtet sich der Verdacht, dass ein Steuerbetrug vorliegt, wird die Prüfung, bspw. auch auf das Personal ausgeweitet, um festzustellen, ob dies ordnungsgemäß angemeldet und lohnversteuert wurde. Des Weiteren kann der Betriebsprüfer das Strafverfahren einleiten und in besonders schweren Fällen auch die Steuerfahndung hinzuziehen. Wird ein Steuervergehen festgestellt, kann hier die Konsequenz von einem Bußgeld- bis hin zu einem Strafverfahren reichen.
Wer muss eine Registrierkasse führen?
Eine der Grundlagen, ob das Führen einer Registrierkasse Pflicht ist, findet sich in den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung in Verbindung mit den §§ 145 ff AO bzw. § 238 HGB. Hieraus wird deutlich, dass eine Aufzeichnungspflicht für jeden Barerlös besteht. Wie genau die Kasse auszusehen hat, wird hieraus nicht deutlich. Eine elektronische Registrierkasse ist demnach zunächst keine Pflicht. Durch das Verabschieden eines neuen Gesetzes zum Beenden von Steuerhinterziehung wird sich dies nun jedoch verändern. Nach diesem Gesetz sind alle Unternehmen, welche mit Bargeldbewegungen hantieren, dazu verpflichtet, eine elektronische Registrierkasse einzusetzen. Diese soll alle Prozesse dokumentieren und das Löschen von Umsätzen nicht mehr unterstützen. Jedes Unternehmen, das Erlöse mit Bargeld erwirtschaftet, muss daher ein elektronisches Kassensystem zur Dokumentation aller Geldbewegungen führen.
Ab wann muss man eine Registrierkasse führen?
Eine Kasse müssen Sie bereits immer dann führen, wenn Sie mit Bargeld hantieren. Eine elektronische Registrierkasse wird voraussichtlich ab dem 01. Januar 2020 zur Pflicht. Wenn Sie bereits eine Kasse im Einsatz haben, die nicht auf die neuen Sicherheitsstandards umgerüstet werden kann, haben Sie Zeit bis Ende 2022.
Wenn Sie Umsätze, beispielsweise aus einem Online-Geschäft, ausschließlich durch Überweisungen erzielen, ist eine Registrierkasse nicht erforderlich. Die Registrierkasse ist auch nicht zu verwechseln mit der Geldkassette, aus der Sie Bargeld für Barkäufe entnehmen können.
Sie eröffnen ein Kiosk, Einzelhandelsgeschäft oder Friseurladen? Dann ist eine Registrierkasse ab dem ersten Tag Pflicht.
Was muss eine Registrierkasse nachweisen können?
Sie sind zum Betrieb einer elektronischen Registrierkasse verpflichtet? In diesem Fall gibt es einige Anforderungen, die Ihre Kasse zur Erfüllung der neuen Gesetzgebung können muss. Damit Sie Ihre Registrierkasse auch nach dem 01.01.2020 noch betreiben dürfen, muss diese mindestens das Folgende nachweisen können:
- Ausgabe von Z-Bons zur Wiedergabe der Tagessumme
- Stornobuchungen
- Entnahmen
- Darstellung von Einzelpositionen
- Retouren
- Darstellung des Zahlungsweges (Bar, Scheck, Kreditkarte)
- Tagesabschlussauswertungen
Was muss auf dem Kassenbeleg der Registrierkasse stehen?
Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) setzen einen Beleg bei jeder Buchung voraus. Der Kassenbeleg, häufig auch als Kassenbon bezeichnet, ist ein ausgedruckter Nachweis über einen Geschäftsvorgang. Der Kassenbeleg ist demnach eine Rechnung, erfüllt jedoch in vielen Fällen nicht die Anforderungen einer buchhalterischen Rechnung, da Pflichtangaben fehlen. Unternehmen benötigen für die korrekte Verbuchung zusätzlich zum Beleg eine Rechnung.
Wie ein Beleg auszusehen hat, können Sie weitestgehend selbst bestimmen, auch wenn dies von den Herstellern der Kassenhard- und -software vorgegeben wird.
Es ist zu empfehlen, folgende Inhalte auf den Beleg zu schreiben:
- Aussteller des Kassenbons, mit vollständiger Anschrift
- Vorgang bzw. Angabe von Produkt/ Dienstleistung und Verwendungszweck
- Datum, Gesamtpreis, Nettopreis und die enthaltene Mehrwertsteuer
- Belegnummer
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Registrierkasse kaufen: Kassen in der Übersicht
Wenn Sie sich eine Registrierkasse kaufen möchten und sich auf dem Markt nach einer neuen Registrierkasse umschauen, erkennen Sie, dass Sharp, Olympia und Casio die gängigen Hersteller in diesem Bereich sind. Im Folgenden haben wir Ihnen zusammengefasst, wer hinter diesen Firmen steckt und wo Sie vielleicht die beste Registrierkasse kaufen können.
Registrierkasse Sharp
Sharp bietet schon seit Jahren innovative Produkte und begann seine Geschichte mit der Erfindung eines immer spitzen mechanischen Bleistifts (Ever-Sharp-Pencil) – daher der Name Sharp. Das Sortiment im Bereich der Registrierkassen reicht von
- Alphanumerischen Kassen über
- PC-basierte Point-of-Sale-Terminals, bis hin zu
- ROM-basierte Point-of-Sale-Terminals.
Dabei bietet das Unternehmen Lösungen für zahlreiche Branchen und einen individuellen Support.
Registrierkasse Olympia
Die Olympia-Werke waren ein bedeutender deutscher Hersteller von Schreibmaschinen in Deutschland. Nach dem Verkauf besteht nur noch der Markenname. Eine Vertriebsgesellschaft mit Sitz in Deutschland vertreibt meist zugekaufte Büromaschinen, darunter auch Registrierkassen.
Das Unternehmen unterscheidet dabei in eine „Slim-Line Serie“ sowie in eine „Touch-Serie“.
Registrierkasse Casio
Casio ist ein japanisches Elektronikunternehmen, das sich mit der Produktion von Uhren, Digitalkameras, Mobiltelefonen, elektronischen Wörterbüchern, Taschenrechnern, Musikinstrumenten, Projektoren, Kassensystemen und mehr beschäftigt.
Bei den Registrierkassen unterscheidet das Unternehmen folgende Kassensysteme:
- Stand alone Kasse (besonders geeignet für Wochenmärkte oder Food-Trucks)
- Systemlösungen (geeignet für kleine Handwerksbetriebe wie Augenoptiker und Bäckereien bis hin zu Gastronomie und Handel)
- Einzelkassen (ähnliches Einsatzumfeld wie Systemlösungen)
Ob Sie sich für einen dieser drei Hersteller oder Modelle anderer entscheiden, hängt letztendlich von Ihren Anforderungen und dem zur Verfügung stehenden Budget ab. Registrierkassen erhalten Sie ab rund 150€ bis hin zu mehreren tausend Euro. Zusätzlich ist die Integration in ein Warenwirtschaftssystem sinnvoll, um alle Buchungen ordnungsgemäß und automatisiert abwickeln zu können.
Registrierkasse als App
Die Digitalisierung sorgt auch beim Thema Registrierkasse für neue Trends. Das Benutzen von Touchscreens ist kein neuer Trend, aber bei Registrierkassen noch nicht so verbreitet. Durch das Aufkommen von Cloud-Computing kann eine Registrierkassensoftware zukünftig auch als Cloud-Variante erworben werden. An ihr lassen sich dann, ähnlich wie bei einem „offenen“ System, unterschiedliche Hardwarekomponenten anschließen. So zum Beispiel auch Smartphones und Tablets, welche wiederum das Bedienen über einen Touchscreen ermöglichen und durch die eingebaute Kamera auch als Barcodescanner genutzt werden können.
Fazit zur Registrierkassenpflicht
Die Registrierkasse ist für viele Unternehmen bereits jetzt ein wesentliches Instrument im Arbeitsalltag und wird es durch die neue Gesetzgebung in Zukunft auch noch viel stärker werden. Letztendlich bleibt festzuhalten, dass es unterschiedliche Systeme und Produkte gibt, die Sie für Ihren Einsatz nutzen können.
Bevor Sie sich dazu entscheiden, eine Registrierkasse zu kaufen, sollten Sie zunächst Ihre Anforderungen zusammentragen. Auf dieser Grundlage können Sie dann abwägen, für welches System, Herstellerunternehmen und Produkt Sie sich entscheiden.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die mögliche Integration eines Warenwirtschaftssystems bzw. einer ERP-Software. Mit Hilfe dieser können Sie Lagerab- und -zugänge verwalten, Ein- und Ausgaben verbuchen und vieles mehr.
