Was ist ein Beleg? Welche Belegarten gibt es?
Ein Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchführung lautet: „Keine Buchung ohne Beleg“. Doch was ist eigentlich ein Beleg? Wofür wird ein Beleg benötigt und welche Belegarten sind zu unterscheiden? Diese und weitere Fragen klären wir in diesem Artikel.
Was ist ein Beleg im Rechnungswesen?
Wenn es darum geht, etwas zu belegen, ist damit gemeint, etwas nachzuweisen, zu beweisen oder zu quittieren. Bezogen auf das betriebliche Rechnungswesen ist ein Beleg unter anderem eine Rechnung, mit welcher ein Geschäftsfall belegt wird. Sie dokumentiert einen Prozess, welcher eine finanzielle Auswirkung auf das Unternehmen hat. Diese Auswirkung muss nicht zwangsläufig das Einnehmen oder Ausgeben von Geld sein, sondern es kann sich beispielsweise auch um die Entnahme von Material handeln.
Ein Beleg ist demnach der Überbegriff für Rechnungen, Quittungen, Kassenbons und alle anderen Nachweise wie Inventurlisten, welche eine geschäftliche Einnahme oder Ausgabe dokumentieren.
Der Beleg ist der elementare Bestandteil der Buchführung, da er die Grundlage für jede Buchung bildet. Er dient als Nachweis über die Richtigkeit und unterliegt in Deutschland einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.
Dabei muss ein Beleg immer die Bezeichnung des Vorgangs, das Datum sowie den Betrag enthalten. Zudem ist häufig auch eine Unterschrift des Ausstellers sowie dessen Firmenstempel festzuhalten.
Welche Belegarten gibt es in der Buchhaltung?
Belege können auf verschiedene Art und Weise klassifiziert werden. Auf der einen Seite, geben sie Aufschluss darüber, von wem der Beleg erstellt wurde. Auf der anderen Seite können wir die Belege nach „Verwendungszweck“ unterteilen, also wofür die Belege erstellt wurden. Die Belegarten unterscheiden sich in drei Kategorien:
- Fremdbelege: Unter einem Fremdbeleg versteht man einen Beleg, welcher von außen in das Unternehmen gegeben wird. Er wird beispielsweise durch Lieferanten oder Kunden erstellt. Als Beispiele für einen Fremdbeleg können hier Eingangsrechnungen, Steuerbescheide oder Eingangsgutschriften genannt werden.
- Eigenbelege: Ein Eigenbeleg wird direkt vom Unternehmen erstellt. Als ein klassisches Beispiel kann hier die Ausgangsrechnung aufgeführt werden. Aber auch Entnahmebelege sowie Lohn- und Gehaltslisten zählen zu den Eigenbelegen.
- Notbelege: Die Not- oder Ersatzbelege zählen zu den Eigenbelegen und werden auch vom Unternehmen selbst erstellt. Sie kommen dann zum Einsatz, wenn der eigentliche Beleg verloren gegangen ist, oder der Taxifahrer beispielsweise keine Möglichkeit zur Belegerstellung hatte. Sie werden demnach als Ersatz für Fremdbelege ausgestellt. Ein Notbeleg muss dabei die gleichen Angaben wie ein Fremdbeleg enthalten.
Wie bereits erwähnt können Belege in unterschiedlichen „Formen“ auftreten. Zu den häufigsten Formaten zählen:
- Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Eingangs- und Ausgangsgutschriften
- Kontoauszüge
- Lohn- und Gehaltslisten
- Quittungen
- Entnahmebelege
- Steuerbescheide
Fazit
Abschließend kann festgehalten werden, dass der Begriff „Beleg“ für viele unterschiedliche Dokumente verwendet wird. Er ist ein wesentlicher Bestandteil der ordnungsgemäßen Buchführung und Grundlage jeder Buchung. Mit der ERP-Software von microtech können Sie im Handumdrehen Eigenbelege erstellen und Fremdbelege erfassen.
