Die schlechte Nachricht zuerst: Die Verjährung einer Rechnung ist mit einer Frist von drei Jahren recht schnell erreicht. Diese Verjährungsfrist mag zunächst nach einem recht langen Zeitraum klingen. Wenn Sie allerdings selbst ein Unternehmen oder einen Betrieb leiten, kann diese Zeit bedeutend schneller vergehen, als Sie denken. In unserem Blogbeitrag informieren wir Sie darüber, wann eine Verjährungsfrist beginnt und wie Sie es vermeiden, auf unbezahlten Rechnungen sitzen zu bleiben.
Rechnungserstellung – lieber heute als morgen
Wird eine Warensendung an den Kunden verschickt, liegt die Rechnung optimaler Weise bei. Ist eine Dienstleistung erbracht worden, folgt die Fakturierung. Ob Sie eine Vor- oder Nachfakturierung ausstellen, ist Ihnen überlassen. Erstellen Sie Ihre Rechnungen allerdings möglichst zeitnah. Wenn Sie Ihren Anspruch auf Zahlungen allerdings nicht sofort geltend machen, müssen Sie die Verjährungsfrist im Auge behalten. Denn ist diese erstmal verstrichen, haben Sie kein Recht mehr auf Ihr Geld. Unsere ERP-Softwarelösung bietet Ihnen hierfür einen nützlichen Reminder sowie Hilfe bei einer korrekten Rechnungserstellung.
Was bedeutet „Verjährung“? – eine Definition
„Verjährung“ bedeutet, dass ein nicht geltend gemachter Anspruch auf eine Rechnung, erlischt. Ist gesetzlich keine besondere Bestimmung für eine spezielle Art von Forderung vorgesehen, gilt die reguläre Frist von drei Jahren. Als Sonderfälle in Sachen Verjährung von Rechnungen gelten Baumängel oder Gewährleistungen bei elektronischen Geräten. Hier werden andere Fristen als bei Geldforderungen für Waren oder Dienstleistungen angewendet.
Früher war alles besser. Könnte man zumindest meinen, wenn man die Dauer der Verjährungsfristen betrachtet. Während Gläubiger bis 2002 noch ganze 30 Jahre Anspruch auf ihr Geld hatten, wirkt die Frist mit drei Jahren heute verhältnismäßig kurz. Allerdings stellt sich die Frage, ob jemand, der 25 Jahre lang nicht gezahlt hat, dies noch tun wird. Dass sich die Verjährungsfristen für Rechnungen so umfassend verkürzt haben, scheint vor allem für den Schuldner vorteilhaft. Allerdings haben Sie die Möglichkeit, dass der Kunde Ihre Rechnungen dennoch begleicht, wenn Sie dementsprechend aktiv werden, indem Sie zum Beispiel ein Mahnverfahren einleiten (§ 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB).
Wann beginnt die Verjährungsfrist?
Die gute Nachricht: Die meisten Schuldner sind nicht darauf aus, Sie auf Biegen und Brechen nicht zu bezahlen. Trotzdem sollten Sie nicht bis kurz vor Ende der Frist warten, bis Sie Ihre Rechnung schicken. Denn ist diese erstmal verjährt und der Kunde sieht sich nicht mehr in der Pflicht zu bezahlen, lässt er es womöglich doch bleiben.
Aber wann beginnt eigentlich dieser verheerende Zeitraum, in dem die Verjährung der Rechnung unaufhaltsam voranschreitet? Angenommen Sie erbringen im September 2018 eine Dienstleistung, dann läuft die Verjährung für Ihren Anspruch auf Bezahlung ab dem folgenden Kalenderjahr, 2019. Also, ab dem 01.01.2019 haben Sie drei Jahre Zeit, bis Ihre Rechnung verfällt. Das genaue Datum ist hierbei unerheblich, sondern das folgende Jahr ist entscheidend.
Aber: Die Verjährungsfrist orientiert sich am Tag der erbrachten Leistung und nicht am Tag der Rechnungsstellung. Sie können also nicht für eine Dienstleistung von 2018 erst Mitte 2019 eine Rechnung ausstellen und dann ab 2020 die drei Jahre Verjährungsfrist beanspruchen.
Verjährung aufhalten – hilft eine Mahnung?
Haben Sie es grundsätzlich mit einem zahlungsbereiten Kunden zu tun, erstellen Sie einfach eine Rechnung. Am besten stellen Sie diese zügig aus, so kommt es auch zu keiner Verjährung. Wenn Ihr Kunde vergessen hat eine Rechnung zu bezahlen, ist eine Mahnung oder eine Zahlungserinnerung eine einfache Lösung. Eine Mahnung verlängert jedoch nicht die Verjährung der Rechnung. Ist ein Kunde nicht Willens Ihre geleistete Arbeit zu entlohnen und Sie wollen auf Ihr Geld nicht verzichten, hilft nur ein gerichtliches Mahnverfahren oder eine Klage. Die Verjährung in einem solchen Fall beträgt keine drei, sondern ganze 30 Jahre. Rechtliche Schritte gegen einen Schuldner müssen Sie allerdings während der eigentlichen Verjährungsfrist von drei Jahren einleiten.
Sinngemäß, bevor es zur Verjährung kommt, empfehlen wir ein professionelles Forderungsmanagement. Dieses spart bares Geld und Zeit.
