Agile Methodiken sind im Grunde nichts Neues. Bereits seit Anfang der 2000er-Jahre hat sich im Bereich der Softwareentwicklung die Agilität erfolgreich durchgesetzt. Es begann damit, bisherige „Wasserfall“-Methodiken und ihre starren Strukturen und aufwendigen Dokumentationen zu überwinden. Bis zur Einführung und Umsetzung von agilen Methoden war Softwareentwicklung ein langwieriger und linearer Prozess. Diese Vorgehensweisen wurden abgelöst durch Kooperation im Team, Selbstorganisation und ein weniger starres Change Management, mit dem wesentlich leichter auf eine Veränderung von Rahmenbedingungen und Anforderungen innerhalb eines Projektes reagiert werden konnte. Die Agilität stützte sich auf Freigabe bereits fertiggestellter Segmente einer Software durch kurze Sprints und Tests und übertraf die Wasserfallmethode bei weitem, da überlegene Software kostengünstiger und in kürzerer Zeit erstellt werden konnte.
Nach den ersten Erfahrungen mit der Agilität in der Softwareentwicklung folgte die Implementierung auch in anderen Bereichen. Heute setzt sich agile ERP-Einführung in immer mehr Branchen und Unternehmen durch und sorgt für eine verbesserte Anpassungsfähigkeit. Eine agile Vorgehensweise eines ERP-Projektes kann die Transparenz und Geschwindigkeit der Implementierung eines ERP-Systems deutlich erhöhen.
Was bedeutet Agilität?
Agilität in einer Organisation ist eine Fähigkeit von Teams, schnell auf veränderte Anforderungen und Rahmenbedingungen zu reagieren, wodurch es ermöglicht wird, dadurch entstehende neue Chancen zu ergreifen. Hierzu zählen eine strukturelle sowie strategische Beweglichkeit und Anpassungsfähigkeit, um Ressourcen und Personal optimal auf aktuelle Entwicklungen auszurichten. Somit ist Agilität heute eine wesentliche unternehmerische Schlüsselkompetenz – auch und gerade im Umfeld der digitalen Transformation.
Was braucht ein agiles Unternehmen?
Ein wesentliches Ziel der Agilität bzw. der agilen Organisation einer Firma ist die Selbstorganisation von Teams. Hier gilt es, Kontrolle abzugeben und den einzelnen Teams einen gewissen Vertrauensvorschuss einzuräumen. Das Management kontrolliert nicht mehr die Mitarbeitenden, sondern fördert und unterstützt sie in ihrer Produktivität. Hier zeigt sich allerdings, dass insbesondere das mittlere Management gelegentlich Probleme hat, denn die Umstellung auf Delegieren statt Kontrollieren ist nicht jedermanns Sache.
Die Teams teilen sich ihre Aufgaben selbstständig ein. Teamintern stimmen sich die Mitglieder auf Motivationsaspekte und Aufgabeninhalte ab. Eine bekannte Organisationsform ist die Holokratie, bei der sich die Mitarbeiter in Kreisen organisieren. Dadurch sind Hierarchien zwar nicht komplett abgeschafft, die Führungsebene übernimmt aber lediglich eine anleitende bzw. unterstützende Rolle.
Eine agile Unternehmenskultur wird vorrangig über geteilte Werte erreicht. Hierzu gehören u. a. Offenheit in der Kommunikation, Einfachheit, Fokus und Commitment. Des Weiteren sind agile Organisationsformen von gegenseitigem Respekt und Mut geprägt. Werte dieser Art sind nicht etwa starre Arbeits- und Denkweisen, sondern werden von jedem Team aktiv umgesetzt. Commitment bedeutet in diesem Zusammenhang, dass jedes einzelne Teammitglied Verantwortung und Selbstständigkeit bei seiner Zielerreichung übernimmt. Dies wird ergänzt durch eine Offenheit, um Probleme anzusprechen, um Hilfe zu erbitten oder auch Korrekturvorschläge einzubringen.
Da auch ein ERP-Prozess anpassungsfähig ist, können Änderungen in einem agilen Prozess innerhalb der verschiedenen Phasen somit einfach vorgenommen werden. Dabei sind Selbstorganisation, Zusammenarbeit und das Managen von Änderungen Stützpfeiler.
Vorteile der Agilität bei der Auswahl und Implementierung eines ERP-Systems
Dem guten Ruf der Agilität im Unternehmen liegen die Ergebnisse zugrunde. So haben Untersuchungen gezeigt, dass agil handelnde Firmen und Organisationen mit einer rund 70-prozentigen Wahrscheinlichkeit im oberen Viertel der Organisationsgesundheit liegen, was ein guter Indikator für langfristige Unternehmenseffizienz ist. Die agile Methode bietet eine Reihe von Vorteilen bei der Implementierung eines ERP-Systems, die wir Ihnen im folgenden aufzeigen.
Mit Agilität Ihre Flexibilität steigern
Mithilfe einer agilen Methodik kann die Arbeit zum Teil automatisiert werden, wobei gleichzeitig mögliche Fehler in einer ERP-Software behoben werden können, indem den Nutzern der Software eine präzise definierte Rolle zuteil wird. Außerdem können Teams Teilprojekte und eigene Workflows entwickeln, die nicht nur den branchenüblichen Anforderungen gerecht werden, sondern auch den verfügbaren Ressourcen und der Unternehmenskultur dienen.
Da beim agilen Ansatz im Gegenteil zur „Wasserfall“-Methode nicht nur die Geschäfts-, sondern auch die IT-Architektur bei der Auswahl und Einführung aufeinander abgestimmt werden, können Unternehmen die erforderlichen Prozesse detaillierter ausarbeiten und Entscheidungen auf verschiedenen Ebenen gemeinsam treffen.
Mit Agilität Teambildung und verbesserte Zusammenarbeit erreichen
Bei den herkömmlichen Methoden wurden Änderungen üblicherweise über lange zeitliche Phasen eingeführt, was in der Regel mit hohen Kosten verbunden war. Agile Teams verfügen hingegen Fähigkeiten, Handlungsspielräume und Eigenverantwortung, um Prozesse, Strategien und Strukturen jederzeit gemäß den Anforderungen anpassen und kurzfristig umstellen zu können. Projektziele werden somit nicht mehr langfristig festgelegt, sondern iterativ und flexibel in kurzen Zyklen angepasst. Dadurch kann das ERP-Rollout von Anbeginn individuell auf die Anforderungen der Mitarbeitenden zugeschnitten werden. Der Wissensaustausch zwischen Abteilungen wie Einkauf, Finanzen, Produktion oder Vertrieb ermöglicht eine leichter umzusetzende Verwaltung des Wachstums von einzelnen Geschäftsfeldern.
Agilität steigert Vertrauen und Benutzerakzeptanz
Eine Einführung von ERP ist meist unbequem und vielleicht sogar angsteinflößend. Deshalb sind alle Mitarbeiter auf allen Unternehmensebenen gefordert, neue Skills zu entdecken und zu erlernen. Durch agile ERP-Einführung werden jedoch sämtliche Arbeitsprozesse in der ERP-Software, die ständig verfügbar ist, aufgelistet. Diese Funktionalität ermöglicht es, wünschenswerte Entscheidungen im Rahmen des Projektmanagements zu treffen. Damit kann das Vertrauen des Unternehmens oder der Organisation deutlich gestärkt werden. Daraus ergibt sich, dass diese Strategie für einen größeren Wohlfühlfaktor und für mehr Selbstvertrauen im Team sorgt.
Da die Endanwender während des gesamten Auswahl- und Implementierungsprozess eingebunden werden, führt dies zu einer höheren Akzeptanz der Lösung – aufgrund von regelmäßigen Iterationen und Release-Zyklen.
Unternehmerische Effizienz im Sinne der Kunden
Anwender von festgefahrenen Verfahrensabläufen vertrauen meist auf bewährte und allgemeingültige Berichte und Metriken, um die Aufgaben ihres Jobs angemessen erfüllen zu können. Agile Methoden zur Implementierung eines neuen ERP ermöglichen die Gestaltung und Planung von Berichten und Metriken individuell für die Mitarbeiter, die sie benötigen. Durch eine agile ERP befinden sich alle unternehmensrelevanten Daten und Geschäftsprozesse an einem zentralen Ort. Alle Mitarbeiter können direkt auf die für sie relevanten Daten zugreifen. Dadurch entsteht die Möglichkeit, umgehend auf die Bedürfnisse der Kunden zu reagieren. Unternehmen, die agile Methodiken für die ERP-Implementierung anwenden, stellen eine messbare Verbesserung der Zusammenarbeit, organisatorischen Beteiligung und Akzeptanz fest.
Agilität erhöht Geschwindigkeit
Unternehmen können mit dem agilen Ansatz bei der ERP-Auswahl eines ERP-Anbieters und der anschließenden Implementierung ihre gewünschten Ergebnisse schneller erreichen. Das liegt daran, dass zunächst die Kernbereiche und erst dann die Prozesse im Detail betrachtet werden. Dabei wird der Reifegrad stets erhöht. Denn mit kürzeren Budgetfreigaben beschleunigt sich nicht nur die Kostenschätzung und Verträge, die nach dem agilen Ansatz ausgerichtet werden können, sondern auch der Projektstart sowie weitere Iterationen der ERP-Einführung.
Fazit
Bei nahezu jeder ERP-Implementierung wird ein agiles Projektmanagement praxisorientiert sein und sich auf jede Veränderung von Anforderungen anpassen können. Das involvierte Projektteam und der ERP-Anbieter können sich dadurch leichter auf wachsende Anforderungen einstellen und somit produktiver arbeiten. Außerdem können Auswirkungen auf Zeitplan und ERP-Kosten verringert werden. Eine richtig durchgeführte ERP-Einführung trägt zur Risikominimierung bei, da die Gefahr reduziert wird, dass die ERP-Einführung nicht im Budget- und Zeitrahmen liegt. Bis zur Verbreitung von agilen Methodiken waren Projekte und Workflows langwierigen und starren Prozessen unterworfen, die heute wesentlich effizienter und reibungsloser durchgeführt werden können. Sie bezieht die Organisation während des ganzen ERP-Einführungsprozesses ein.
Der Effekt, dass neben der hohen Flexibilität und der Implementierungsgeschwindigkeit auch vor allem die Nutzer des ERP-Systems bei der agilen Vorgehensweise integriert sind, darf nicht unterschätzt werden: Denn die meisten Implementierungsprojekte scheitern nicht an der Technologie, sondern an der Akzeptanz der Mitarbeiter innerhalb eines Unternehmens.
