Immer wieder scheitern ERP-Projekte. Die Ursachen der gescheiterten Projekte sind vielfältig. Worauf Sie achten sollten, damit Ihr ERP-Projekt erfolgreich verläuft, erfahren Sie in diesem Blog-Beitrag.
Was bedeutet ERP?
ERP steht für Enterprise Resource Planning. Unternehmen planen im ERP-System ihre Ressourcen und bilden darin ihre gesamten Geschäftsprozesse ab. Hier laufen alle Geschäftsdaten zentral zusammen, was die Abläufe entlang der gesamten Wertschöpfungskette positiv beeinflusst.
Eine Investition in ein erfolgreiches ERP-Projekt ist eine Investition in effiziente Arbeitsabläufe und hohe Gewinne. Zur Wahrheit gehört aber auch, dass ein erfolgloses ERP-Projekt hohe Verluste verursachen kann.
Vorteile eines ERP-Systems?
Die Implementierung eines ERP-Systems hat viele Vorteile, die man in drei Überpunkten zusammenfassen kann:
• Datenzentralisierung: Sie sparen sich die mehrfache Datenpflege (inkl. Übertragungsfehler) und erleichtern sich die unternehmensinterne Zusammenarbeit.
• Digitalisierung: Sie rufen Echtzeitdaten ab und werten sie in aussagekräftigen Berichten aus. Sie optimieren Ihre Prozesse durch Automatisierung und Standardisierung, was die gesamte Bearbeitungszeit und somit Ihre Lieferzeit verkürzt. Das alles stärkt Ihre Wettbewerbsfähigkeit.
• Kostensenkung: Sie sparen mit dem ERP-System Zeit und Geld im gesamten Geschäftsalltag. Viele Einzelprogramme werden überflüssig, was Ihnen hohe IT-Kosten erspart.
Herausforderungen bei der Einführung Ihres ERP-Systems
Die Einführung eines ERP-Systems ist ein komplexes Projekt, bei dem so einiges schiefgehen kann. Achten Sie auf diese 11 Fettnäpfchen, damit Ihr ERP-Projekt erfolgreich verläuft.
1. Fehlende Kompetenz
Sowohl das Management als auch das Projektteam Ihres Unternehmens müssen über entsprechende Kompetenzen verfügen, damit in der Planungs- und Einführungsphase alles reibungslos verläuft. Fehlende soziale oder fachliche Kompetenzen können Chaos verursachen und zu einem schlechten Lastenheft führen, was die erfolgreiche ERP-Einführung gefährdet. Unnötige Verzögerungen sowie hohe Kosten sind die Folgen. Deshalb sollten Sie vor dem Start des ERP-Projekts die nötigen Kompetenzen schaffen, ein gutes Verständnis für das ERP-System vermitteln und Ihre Mitarbeiter entsprechend schulen.
2. Unklare Zieldefinition
Das ERP-Projekt soll Ihre internen Prozesse vereinfachen. Ihnen ist das klar, doch wie steht es um Ihre Mitarbeiter? Vielen Unternehmen mangelt es an konkreten Maßnahmen, die ihre Mitarbeiter auf die Zeit nach der ERP-Einführung vorbereiten. Deswegen ist es wichtig, eine interne Zieldefinition auszuarbeiten und zu verinnerlichen. Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern, um sie auf die anstehenden Veränderungen vorzubereiten. Kommunizieren Sie, dass die ERP-Einführung ein Umdenken erfordert. Schaffen Sie Transparenz, indem Sie die organisatorischen Änderungen und die neuen Aufgaben verkünden. Sparen Sie sich teure Nachbesserungen, indem Sie das ERP-Projekt strukturiert umsetzen.
3. Das Unternehmen zieht nicht an einem Strang
In einigen Situationen kann sich Konkurrenzdenken positiv auf ein Unternehmen auswirken. Motivierte und ehrgeizige Mitarbeiter fördern die Innovationskraft und bringen Projekte voran. Mitarbeiter können aus Angst vor Kompetenzverlust aber auch Unruhe stiften, die fatale Folgen mit sich ziehen kann. Achten Sie bei Ihrem ERP-Projekt daher auf eine offene und vertrauensvolle Kommunikation. Lernen Sie, Konfliktpotenzial (z. B. Eifersucht und Differenzen) frühzeitig zu erkennen und zu bereinigen.
4. Fehlende Zuständigkeiten
Das ERP-Projekt geht zwangsläufig mit einer Neustrukturierung einher, schließlich streben Sie eine ganzheitliche Verbesserung an. Damit dies auf schnellstem Wege gelingt, müssen auch die Zuständigkeiten geklärt sein. Jeder Mitarbeiter muss das Ziel seines Zuständigkeitsbereichs sowie die Einhaltung des Zeitplans im Blick behalten und fundierte Entscheidungen fällen. Insbesondere Unternehmen mit flachen Hierarchien sollten die Zuständigkeiten klar trennen, damit sie im ERP-Projekt schnell vorankommen und dabei keine Konflikte entstehen.
5. Falsche Vorbereitung
Mit der falschen Vorbereitung ist entweder eine unzureichende oder gänzlich falsche Vorbereitung gemeint. Achten Sie bei Ihrer Vorbereitung auf eine aussagekräftige Bedarfsanalyse (Lastenheft), motivierte Anwender sowie eine realistische Zeit- und Budgetplanung.
6. Falsche Prioritäten
Das ERP-System ist nicht nur irgendein ERP-Projekt. Es ist DAS ERP-Projekt, denn hier laufen alle Unternehmensbereiche zusammen. Deswegen sollte die Priorität des ERP-Projekts klar sein und alle im Unternehmen – von der Geschäftsführung über Führungskräfte bis zu jedem Teammitglied – sollten die Umsetzung priorisiert behandeln.
7. Falsche Konstellation innerhalb des Projektteams
Ein entscheidendes Kriterium ist die Zusammenstellung des Projektteams. Damit Ihr ERP-Projekt erfolgreich verläuft, sollten Sie Mitarbeiter ins Boot holen, die neben der fachlichen Expertise mit einem verantwortungsbewussten Wesen glänzen: Engagement, Einsatzbereitschaft und der Blick über den Tellerrand zeichnen diese Menschen aus. Vermutlich sind das genau die Personen, die im Tagesgeschäft gebraucht werden. Verschaffen Sie Ihnen genug Zeit, um das ERP-Projekt voranzubringen. Das hat absolute Priorität.
Ein kleiner Tipp: Seien Sie nicht geizig. Laden Sie das Projektteam gelegentlich zum Essen oder zu anderen Gruppenaktivitäten ein und feiern Sie auch die kleinen Erfolge.
8. Keine ERP-Tests
ERP-Tests erfordern verschiedene Aktivitäten und die Einbeziehung vieler organisatorischer Stakeholder.
Führen Sie systematische Tests wie diese durch:
• Funktionstest: Die Anwender überprüfen, ob die Testfälle funktionieren.
• Integrationstest: Die Genauigkeit und die Integrität des Datenaustauschs werden überprüft.
• Leistungstest: Er schließt Ausfälle oder Leistungseinbußen bei der geplanten Verarbeitungslast aus.
• Sicherheitstest: Die Sicherheitskontrollen werden bewertet und potenzielle Schwachstellen identifiziert.
• Regressionstest: Er stellt sicher, dass neue Software-Komponenten die bestehenden Bereiche nicht beeinträchtigen.
Füttern Sie dafür alle Schnittstellen, Funktionen und Berichte mit realen Szenarien und Daten. Erteilen Sie Ihren Mitarbeitern anschließend Zugriff auf das ERP-System. Jetzt können diese überprüfen, ob sie ihre Aufgaben wie geplant erledigen können und ob die Prozesse abteilungsübergreifend korrekt ablaufen.
Unterschätzen Sie nicht den Zeitaufwand in der Testphase. Sie müssen unter anderem Tester-Gruppen zusammenstellen und Ihnen Rollen zuteilen. Ihre Mitarbeiter benötigen ein Onboarding und müssen in puncto Bewertungsmethoden und Feedbackprozess geschult werden. Für das alles müssen Sie und Ihr Team neben dem Alltagsgeschäft die Zeit und Muße finden.
9. Unterschätzte Stammdatenübernahme
Das bisschen Datenübernahme macht sich von allein – nicht wirklich! Begehen Sie bitte nicht den Fehler, einen Schülerpraktikanten mit der Stammdatenübernahme vom alten ins neue (ERP-) System zu beauftragen. Diese Aufgabe benötigt Zeit und Gewissenhaftigkeit. Andernfalls rächt sich Ihr vorschnelles Handeln mit unsäglichen Aufräumarbeiten. So möchten Sie nicht in ein neues ERP-System starten, oder?
10. Falscher ERP-Anbieter
Ein ERP-System kostet Geld. Das falsche ERP-System kostet sehr viel Geld. Unternehmen greifen gelegentlich zum vermeintlich günstigsten Software-Anbieter. Doch wenn dieser kein vernünftiges Onboarding anbietet und kein kompetentes Support-Team hat, sind die reinen Anschaffungskosten schnell vergessen. Aber auch komplexe ERP-Systeme von namhaften Anbietern können Probleme verursachen, wenn das System nicht zum Unternehmen passt: Maßlos überforderte Mitarbeiter und eine eingeschränkte Flexibilität sind die Folgen. Nehmen Sie sich bei der Software-Wahl deshalb die Zeit, die Sie brauchen und setzen Sie Ihre Prioritäten richtig.
11. Inkompetente Beratung
In der Regel führt nicht nur einer dieser Gründe zum Scheitern des gesamten ERP-Projekts. Viele Herausforderungen greifen nahtlos ineinander und begünstigen einander. Achten Sie daher unbedingt auf die genannten Fettnäpfchen, stimmen Sie sich eng innerhalb Ihres Projektteams ab und holen Sie sich während des ERP-Projekts aktiv Feedback ein.
Die goldene Regel für erfolgreiche ERP-Projekte lautet:
„Augen auf bei der Software-Anbieterwahl “
Damit Ihr ERP-System weder zu schlank noch zu komplex ist, sparen Sie nicht an einer umfangreichen Prozessanalyse, der Formulierung unternehmensinterner Anforderungen und einer ausführlichen Dokumentierung. microtech unterstützt Sie schon in der Planungsphase Ihres ERP-Projekts und begleitet Sie zuverlässig bei der Einführung Ihres ERP-Systems.
Darum sind Sie mit dem ERP-System von microtech auf der sicheren Seite:
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ERP-Projekt erfolgreich umsetzen
Fazit: microtech ist bei der Planung und der Umsetzung Ihres ERP-Projekts Ihr zuverlässiger Partner
Die Implementierung eines ERP-Systems ist ein großer Schritt für Unternehmen. Die Projektzeit ist herausfordernd für ERP-Profis und ganz besonders für Unerfahrene. Berücksichtigen Sie die genannten Stolperfallen und realisieren Sie Ihr ERP-Projekt mit einem Profi wie microtech, dann wird es sicherlich ein großer Erfolg.
