Ein Angebot wird auf die Anfrage des Kunden erstellt und legt die Bedingungen des Geschäftes fest. Der Angebotsprozess beschreibt dabei den Ablauf von der Erstellung des Angebots bis hin zum Zustandekommen des Auftrags. Die Qualität und der Inhalt des Angebots sind hierbei von besonderer Bedeutung.
Einen solchen Angebotsprozess findet man in nahezu jedem Unternehmen. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was sich hinter diesem Prozess verbirgt und was Sie zu diesem wissen sollten.
Der Angebotsprozess
Der Angebotsprozess steht an erster Stelle vieler Transaktionen. Dieser Schritt sollte gut geplant werden, denn er eröffnet eine Geschäftsbeziehung und entscheidet hierdurch in vielen Fällen über den weiteren Verlauf. Die folgenden Kapitel sind daher von besonderer Relevanz, da Sie Ihnen beim Erstellen eines Angebotes helfen können. Je besser das Angebot, desto eher kommt es zu einem Kaufvertrag – und desto eher können Sie eine Rechnung schreiben.
Wann schreiben Sie ein Angebot?
Bevor wir uns dem Inhalt und der Form von Angeboten widmen, ist zunächst die Frage zu klären, wann überhaupt ein Angebot geschrieben werden muss.
Ein Angebot wird klassischerweise immer dann erstellt, wenn Sie eine Anfrage eines Kunden oder Interessenten erhalten, der an Ihrer Ware oder Ihrer Dienstleistung interessiert ist.
Aus diesem Grund ist es für das Erstellen des Angebots besonders wichtig, inhaltliche und formale Aspekte zu berücksichtigen, damit Sie im Vergleich mit anderen Anbietern nicht untergehen.
Letztendlich ist ein Angebot nämlich nichts weiter als eine Auflistung von Informationen zu Ihren Produkten und Dienstleistungen. Dennoch ist es von einer Broschüre zu unterscheiden. Ein Angebot ist in der Regel viel konkreter und enthält weiterführende Informationen zu Liefer- und Zahlungsbedingungen.
In einigen Fällen ist der Versand eines schriftlichen Angebots nicht üblich. Wenn Sie sich bei einem Juwelier über eine Uhr informieren und die Verkäuferin Ihnen einen Preis nennt, ist das bereits ein Angebot – ein mündliches. In diesem Fall wäre es nicht üblich, ein schriftliches Angebot zu verlangen.
Schriftliche Angebote finden sich in erster Linie in B2B-Geschäften wieder.
Wir fassen zusammen:
Ein Angebot ist immer dann zu erstellen, wenn Sie eine Anfrage eines Interessenten oder Kunden erhalten, welcher sich über Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung informieren möchte.
Was müssen Sie beim Erstellen eines Angebots beachten?
Nachdem wir nun wissen, wann ein Angebot zu schreiben ist, beschäftigen wir uns im Folgenden mit dem Inhalt und der Form.
Das Angebot gehört als meist bindendes Dokument zum Prozess des Kaufvertrags. Neben der gestalterischen Freiheit unterliegt es daher auch gewissen Vorschriften, die Sie beachten sollten.
Die Form des Angebots
Zur Form gibt es keine generellen Vorschriften. Sie können Ihre Angebote wahlweise telefonisch, schriftlich, per E-Mail oder mündlich im persönlichen Gespräch abgeben. Das schriftliche Angebot ist die wohl gängigste Variante. So sind die Inhalte dokumentiert und können leicht nachgeprüft und verglichen werden.
Auch wenn es bei der Form keine Vorschriften gibt, sollten Sie dennoch gewisse Grundprinzipien beachten.
Bei einem schriftlichen Angebot ist dies beispielsweise das Geschäftspapier. Äußerlich unterscheiden sie sich häufig nicht sonderlich von Rechnungen. Auch auf einem Angebot ist in der Regel eine Übersicht als Tabelle mit einzelnen Positionen aufgelistet. Während in einer Rechnung meist nur kurze Beschreibungen in den Artikelpositionen vermerkt sind, ist die Form bei einem Angebot etwas ausführlicher.
Eine weitere Formvorgabe kann die persönliche Anrede sein. Sprechen Sie den Empfänger direkt an und zeigen Sie so, dass es sich bei Ihrem Angebot nicht um ein Standardangebot handelt.
Auch die Gliederung stellt eine besondere Anforderung dar. Produktdetails, Preise, Lieferzeiten, Fristen und Ansprechpartner sollten klar gegliedert und leicht verständlich sein. Durch das Bilden von Zwischensummen kann Ihr Interessent oder Kunde erkennen, wie sich sein Angebot zusammensetzt. Bleiben Sie aber immer stets transparent bei der Erstellung!
Was genau Inhalt des Angebots sein kann, erfahren Sie im folgenden Abschnitt.
Der Inhalt des Angebots
Wie zuvor bereits erwähnt, handelt es sich bei einem Angebot eigentlich um eine vorweggenommene Rechnung. Es wird deutlich, dass in einem Angebot aus diesem Grund die gleichen Inhalte sein sollten wie in einer Rechnung. Damit Ihr Angebot rechtssicher ist, sollten Sie mindestens folgende Inhalte in Ihr Angebot aufnehmen:
✔ Angebotsgegenstand: Beschreibung des Artikels oder der Dienstleistung
✔ Lieferbedingungen: Lieferzeit, Versandart
✔ Optionen, Ausführungen oder Varianten der Ware oder Dienstleistung
✔ Preise sowie Zusatzkosten (als Netto- sowie Bruttopreise)
✔ Zahlungsbedingungen
✔ Nachlässe, Rabatte, Skonti oder sonstige Vergünstigungen
✔ Angaben zur Verpackung
✔ Gültigkeit: Zeitraum, in welchem Ihr Angebot gültig ist
✔ Gerichtsstand bei möglichen Streitigkeiten
Nicht alle diese Informationen müssen genannt werden, wie beispielsweise der Gerichtsstand. Diese Informationen können Sie auch in Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen aufnehmen, auf die Sie dann verweisen.
Neben den zuvor genannten Inhalten liegt es auf der Hand, dass selbstverständlich auch Angaben zu Ihrem Unternehmen wie Name, Anschrift, Bankverbindung und steuerliche Hinweise vermerkt werden müssen.
Übrigens: In einer kaufmännischen Software werden Angebote wie vorweggenommene Rechnungen behandelt – das macht ja auch Sinn, denn: Kommt ein Kaufvertrag zustande, können alle folgende Belege, wie Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und gegebenenfalls auch eine Gutschrift über das Programm (automatisch) generiert werden. Weitere Informationen zu unserer kaufmännischen Software büro+ und ERP-complete finden Sie hier (www.microtech/loesungen).
Weitere Inhalte des Angebots
Neben den zuvor beschriebenen Inhalten gibt es weitere Inhalte, welche Sie berücksichtigen können. Diese können sein:
✔ Angebotsnummer: Sie kann hilfreich sein, damit Sie nicht allzu schnell die Übersicht
verlieren. Sie ist aber keine Pflicht.
✔ Unterschrift: Ist heute nicht mehr erforderlich. Natürlich wirkt ein unterschriebenes
Angebot sehr individuell und schafft Vertrauen. Wenn Sie es in Ihrem Prozess leicht
unterbringen können oder nur wenige schriftliche Angebote erstellen, kann es durchaus
empfehlenswert sein.
✔ Personalisieren: Stellen Sie Ihre individuellen Vorteile heraus. Werben Sie ruhig für
sich, Ihre Produkte und Dienstleistungen. Stellen Sie Ihren markanten Nutzen oder
Vorteil für den Kunden in den Vordergrund. Greifen Sie dazu auch den Kundenwunsch
auf, Ihr Kunde wird sich abgeholt fühlen.
✔ Cross-Selling: Machen Sie auf zusätzliche, ergänzende Produkte oder Dienstleistungen
aufmerksam. Auch wenn das im aktuellen Angebot nicht gefragt war, können Sie so
leicht den Bedarf für Zubehör, Ergänzungen oder Erweiterungen Ihres Produktes oder
der Dienstleistung wecken.
✔ Dankbarkeit: Bedanken Sie sich für das Angebot – am besten gleich zu Beginn des
Angebots. Das ist keine Pflicht, aber ein Gebot der Höflichkeit.
Zustandekommen eines Kaufvertrags
Mit Ihrem Angebotsschreiben bekunden Sie zunächst einmal nur Ihre Bereitschaft („Willenserklärung“), zu den darin genannten Bedingungen mit Ihrem Geschäftspartner einen Vertrag abzuschließen. Akzeptiert Ihr Gegenüber diesen Vorschlag unverändert (=“Annahme“), ist der Kaufvertrag zustande gekommen.
Es kann aber auch sein, dass Ihr potenzieller Kunde einen Gegenvorschlag macht, was dann ein neues Angebot darstellt. Jede der beiden an der Entstehung eines Kaufvertrags beteiligten Seiten kann also Angebote abgeben. Die ist solange möglich, bis die jeweils andere Seite einwilligt und zu den aktuelle Bedingungen annimmt – oder es kommt eben keine Einigung und damit auch kein Kaufvertrag zustande.
Ein Kaufvertrag kommt übrigens auch dann zustande, wenn Ihr Kunde schon häufiger bei Ihnen bestellt hat und Ihnen einfach eine Bestellung schickt, die Sie mit einer Auftragsbestätigung annehmen.
Zurück zum Angebot: Wenn Sie Ihrem Kunden ein schriftliches Angebot geschickt haben, gilt dieses Angebot grundsätzlich unbefristet. Das gilt nicht bei persönlichen Gesprächen oder Telefonaten – hier müssen Angebote sofort angenommen werden, oder eben nicht. Wenn Sie also ein schriftliches Angebot erstellen, sollten Sie entweder eine bestimmte Gültigkeitsdauer (Bindungsfrist) angeben, etwa: „Dieses Angebot ist gültig bis zum 30. April 2018“ oder grundsätzlich darauf hinweisen, dass Ihr Angebot „unverbindlich“ oder „freibleibend“ sei. Damit beugen Sie vor, dass Ihr potenzieller Kunde Monate später noch auf Ihr Angebot zurückkommt, wenn Sie es zu diesem Zeitpunkt gar nicht mehr in der Form oder zu diesem Preis einhalten können.
Eine Freizeichnungsklausel können Sie auch nur auf einen Aspekt des Angebots beziehen, zum Beispiel:
– auf den Preis („Preis vorbehalten“), besonders für Waren oder Dienstleistungen, die Preisschwankungen unterliegen (zum Beispiel Erdbeeren)
– auf die Verfügbarkeit der Ware „solange Vorrat reicht“. Dazu gehört Saisonware (zum Beispiel Spargel oder Sonnenschirme) oder spezielle Angebote, wenn Sie beispielsweise eine begrenzte Anzahl einer Ware zu einem günstigen Preis eingekauft haben und Ihren Kunden ebenfalls vergünstigt anbieten.
Die übrigen Aspekte des Angebots bleiben dann von diesen Freizeichnungen unberührt.
Vom Angebot zur Rechnung
Ist Ihr Angebot zum Auftrag geworden? Herzlichen Glückwunsch!
Sind alle Positionen unverändert beauftragt worden, können Sie die Daten 1:1 für die Auftragsbestätigung und später auch für den Lieferschein und die Rechnung benutzen. Erstellen Sie Ihre Belege „händisch“, zum Beispiel mit Word/Excel, dann ändern Sie einfach den Titel im Dokument und das Datum ab, passen den Einleitungstext und gegebenenfalls abweichende Inhalte an. Arbeiten Sie bereits mit einer kaufmännischen Software, erledigt das System weitestgehend automatisch das Wandeln der Belege. Abweichende Inhalte müssen natürlich dann auch hier von Ihnen abgeändert werden, aber der Rest – Neuberechnung der Preise, Wandeln der Belege – ist mit einem Klick abgewickelt.
Weitere Informationen zu unserer kaufmännischen Software büro+ und ERP-complete finden Sie hier (www.microtech.de/loesungen).
