ERP Software-Auswahl und passende Einführungsstrategie

Von: Bettina Beck |
Datum: 17.12.2015

Aufgrund der hohen Nachfrage nach dem Blog zu ERP-Definition haben wir einen Teil 2 verfasst mit Hinweisen zur richtigen Auswahl und zur erfolgreichen ERP Software-Einführung.
Wir freuen uns, dass dieses Thema auf Ihr Interesse stößt.
 

 
Der Einsatz von ERP-Software (ERP = Enterprise Resource Planning) ist heute in den meisten Unternehmen selbstverständlich. Ziele sind Rationalisierungseffekte und strategische Wettbewerbsvorteile: Geschäftsabläufe – zum Beispiel in der Auftragsbearbeitung oder im Bereich der Warenwirtschaft – werden optimiert und standardisiert, die Effizienz gesteigert und Kosten eingespart. Die ERP-Software greift dabei in die unternehmenseigenen, organisatorischen Abläufe und Strukturen ein.

Vor diesem Hintergrund nimmt der Einführungsprozess einer ERP-Software für Management und Controlling einen besonderen Stellenwert ein. Genaues Projektmanagement unterstützt die Einführung einer neuen Softwarelösung. Eine der ersten Entscheidungen, die anstehen, ist in der Regel die Wahl der Einführungsstrategie: Soll die neue ERP-Software in einem Schritt zu einem einzigen Zeitpunkt (auch als „Big Bang“ bezeichnet) oder sukzessiv, in mehreren kleinen Schritten, umgestellt werden? Diese Entscheidung wirkt sich auf die Projektdauer, die benötigte Manpower, die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter und natürlich auf die Kosten aus. Je nach Unternehmensgröße und Projektumfang haben beide Lösungen ihre Vor- und Nachteile, bergen Chancen und Risiken.

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Leitfaden ERP Einführung – Was Sie bedenken sollten.

Die Einführungsstrategie ist Bestandteil des Prozesses einer erfolgreichen Softwareintegration. Die einzelnen Phasen der Implementierung werden von der Strategie unterschiedlich stark beeinflusst. Daher ist es notwendig, sich die einzelnen Stufen der Einführung detailliert zu betrachten. Basis einer erfolgreichen Einführung der neuen ERP-Software ist ein konsequentes und strukturiertes Projektmanagement.

  • Kompetentes Projektteam:

Dazu gehört ein Team aus qualifizierten Mitgliedern aus allen wesentlichen Bereichen des Unternehmens, in denen die Software eingesetzt werden soll und die mit den internen Abläufen und Prozessen bestens vertraut sind. Sie können wertvolle Hinweise für die Definition der Anforderungen bei der Einführung geben und das Projektmanagement auch inhaltlich unterstützen.

  • ERP-Einführung ist auch Chefsache:

Da die ERP-Software die Businessprozesse und Organisationsstrukturen beeinflusst und möglicherweise neu ordnet, also in die ureigenen Unternehmensstrukturen eingreift, ist es wichtig, dass Geschäftsleitung und Management das Projekt der Softwareimplementierung mittragen und dies auch in das Unternehmen kommunizieren. Das Projekt erhält innerhalb des Unternehmens den Status eines Organisationsprojekts, und wird nicht „nur“ als Controlling-Projekt oder reines IT-Projekt gesehen.

  • Informierte Mitarbeiter:

Oft unterschätzt und sehr wichtig während des kompletten ERP-Einführungsprojektes: die Kommunikation mit den zukünftigen Nutzern und den übrigen Mitarbeitern. Sie brauchen möglichst früh Informationen zu der getroffenen Entscheidung, zum Einführungsprozess, zu den Vorteilen der neuen Software und zu möglichen Einschränkungen bei der Implementierung. Die frühzeitige Information steigert die Akzeptanz wesentlich und trägt damit zum Erfolg der ERP-Software bei.

ERP Einführung: Was Sie bei der Projektvorarbeit beachten müssen:

  • Dokumentation der Geschäftsprozesse:
Grafik von ERP | Mit ERP Software richtig analysieren | microtech.de
©microtech 2017

Zu Beginn des Projektes ist die Definition und Dokumentation der Geschäftsprozesse und Abläufe im Hinblick auf die Funktionalität der ERP-Software wichtig. Hilfreich können dabei auch die Daten aus der Betriebsdatenerfassung sein. Die genaue und intensive Erfassung vermeidet nachträgliche, oft zeitaufwendige Anpassungen. In dieser Phase haben Unternehmen die Chance, ihre Unternehmensabläufe und Strukturen auf den Prüfstand zu stellen, zu optimieren oder auch neu zu organisieren und veraltete Systeme und Vorgehensweisen über Bord zu werfen.

  • Lastenheft und Pflichtenheft als Grundlage für die Auswahl einer geeigneten ERP-Software:

Mit diesem Input kann das Anforderungsprofil an die neue Software erstellt und in einem Lastenheft fixiert werden. In einem Pflichtenheft dokumentiert der Softwareanbieter dann, welche Funktionen mit welchen Bausteinen der Software wie realisiert werden. Die Pflichtenhefte verschiedener Anbieter unterstützen das Unternehmen dabei, die richtige Entscheidung für seine Softwareauswahl zu treffen. Ist aus dem Angebot der ERP-Lösungen die passende Software ausgewählt, folgt die eigentliche Umsetzung im Unternehmen.

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  • Prototyping/Customizing und Systemtests:

Ganz gleich, ob das Unternehmen eine Branchenlösung oder eine branchenunabhängige Software einsetzen wird, es hat sich bewährt, ein Prototyping der Software einzurichten. Dabei werden die Standardfunktionen der Software auf die individuellen Gegebenheiten des Unternehmens angepasst. Dies sollte unbedingt fester Bestandteil der Planung sein; der Aufwand für diese Software-Angleichungen lohnt sich immer. Das Ergebnis des Customizing dient dem Projektteam als Testumgebung, in der die gewünschten Funktionalitäten eingehend geprüft, Anpassungen vorgenommen und die Software optimiert werden kann.
Dieser Schritt zeigt, wie gut und genau die Vorarbeit bei der Dokumentation und Analyse der Geschäftsprozesse erfolgt ist. In der Praxis zeigen sich hier häufig noch zahlreiche Anforderungen, die im Vorfeld nicht bedacht wurden oder die für das Unternehmen als selbstverständlich gelten, in der Software allerdings besondere Einstellungen erfordern.

  • Schulung der Mitarbeiter nicht vergessen:

Zeitgleich finden die Schulungen der künftigen Nutzer der neuen ERP Software durch den Anbieter statt. Die Umstellung auf das neue System verläuft reibungsloser und leichter, die Mitarbeiter sind dann schon mit den neuen Abläufen und Strukturen vertraut.

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  • Stammdatenmigration:

Sind alle Testläufe zufrieden stellend verlaufen, kann die Übernahme der Stammdaten, die Migration, beginnen. Die Übertragung aus dem alten in das neue System kann in manchen Unternehmen ein aufwendiger und vor allem zeitintensiver Prozess sein. Die Praxis zeigt, dass die Daten in verschiedenen Datenbanken häufig unterschiedlich definiert werden, so dass eine Umformatierung auf die Zieldatenbank erforderlich ist. In der Datenbank „A“ zum Beispiel, kann die Eingabe eines Sonderzeichens in einem Feld zulässig sein, das gleiche Feld in der Datenbank „B“ akzeptiert hingegen kein Sonderzeichen. Hier sind dann individuelle Anpassungen erforderlich.

Bei Fragen zum Einführungs-Leitfaden können Sie uns gerne anrufen oder eine E-Mail schreiben:
Telefon: 0671-79616-0
E-Mail: anfrage@microtech.de

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