Pflichtangaben einer Rechnung

Von: Bettina Beck |
Datum: 21.06.2016

Die Rechnung, die Sie Ihrem Kunden stellen, verkörpert Ihre Forderung dem Kunden gegenüber und dokumentiert Ihre geschäftlichen Verkaufsaktivitäten. Darüber hinaus ermöglicht die Rechnung Ihrem Kunden erst den Abzug der Umsatzsteuer.

Nach dem Umsatzsteuergesetz sind Sie durch den zwischen Ihnen und Ihrem Kunden geschlossenen Kaufvertrag verpflichtet, eine Rechnung zu stellen. Die Anforderungen an Ihre Rechnungen sind genau geregelt; sie müssen die folgenden Angaben enthalten:

Welche Angaben gehören auf eine Rechnung?
Welche Angaben gehören auf eine Rechnung?

Gesetzliche Anforderungen an eine Rechnung

1. Angabe Ihres Namens und Ihrer Anschrift

Ihre Rechnung muss Ihren vollständigen Namen als leistender Unternehmer und Rechnungsaussteller sowie die aktuelle Geschäftsadresse enthalten. Betreiben Sie kein Einzelunternehmen, sondern eine Personengesellschaft oder GmbH, nennen Sie den Namen der Gesellschaft und die komplette Anschrift.

2. Name und Anschrift Ihres Kunden

Die an Ihre Kunden gerichtete Rechnungen müssen dessen Namen sowie (Geschäfts-) Anschrift enthalten; denn er ist der Leistungsempfänger, der die Vorsteuer geltend machen will. Ist Ihr Kunde eine Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft (zum Beispiel GmbH), muss die Rechnung an die Personen- beziehungsweise Kapitalgesellschaft ausgestellt sein. Die Rechnung kann auch an ein Postfach adressiert werden.

3. Angabe Ihrer Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Ihre Rechnung muss entweder Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer enthalten.
Das Finanzamt vergibt eine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer an jede steuerpflichtige natürliche oder juristische Person.

4. Fortlaufende Rechnungsnummer und Rechnungsdatum

Weiterhin ist eine nachvollziehbare, fortlaufende Rechnungsnummerierung vorgeschrieben. Das Finanzamt will so sicherstellen, dass jede Rechnung nur einmal erstellt worden ist. Die fortlaufende Nummerierung muss nicht bei 1 beginnen, sondern auch bei jeder anderen beliebigen Zahl, zum Beispiel bei 100.
Auch das Datum der Ausstellung kann in die Rechnungsnummer mit eingebunden werden, zum Beispiel 105-21072016. Das wäre dann die hundertfünfte Rechnung, ausgestellt am 21.07.2016. Das Rechnungsdatum muss aber auch unabhängig von einer Verwendung in der Rechnungsnummer auf jeder Rechnung vermerkt sein.


Rechnungsvorlage

5. Bezeichnung der erbrachten Leistung

Die von Ihnen erbrachte Leistung muss in der Rechnung bezeichnet werden: Bei einer Warenlieferung ist es Ihre Pflicht, die Menge und Art, das heißt die handelsübliche Bezeichnung, der gelieferten Waren anzugeben. Haben Sie eine Dienstleistung erbracht, müssen Sie den Umfang und die Art Ihrer Leistung konkret bezeichnen, da allgemeine Beschreibungen wie „Beratung“ oder „Handwerkerarbeiten“ möglicherweise nicht ausreichen. Ist eine konkrete Leistungsbeschreibung in der Rechnung zu umfangreich, können Sie stattdessen in der Rechnung auf andere Geschäftsunterlagen, zum Beispiel auf den zugrundeliegenden Vertrag, verweisen, der die Leistung genau beschreibt.

6. Zeitpunkt der Leistung

Weiterhin muss die Rechnung Aufschluss geben über den Zeitpunkt oder Zeitraum, an dem beziehungsweise in dem Sie Ihre Leistung erbracht haben. Die Angabe des Monats, in dem Sie die Leistung ausgeführt haben, reicht aus. Der Zeitpunkt der Leistung ist bei Lieferungen der Tag der Warenlieferung und bei sonstigen Leistungen wie zum Beispiel Handwerkerleistungen der Tag der Vollendung. Erstellen Sie Ihre Rechnung noch am Tag Ihrer Leistung, reicht der Hinweis: „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ aus.
Die Angabe des Leistungszeitpunkts kann nicht durch die Beifügung des Lieferscheins ersetzt werden; allerdings genügt der ausdrückliche Verweis in der Rechnung auf den Lieferschein, wenn sich aus dem Lieferschein das Lieferdatum ergibt.

7. Entgelt

Das Entgelt ist der Nettobetrag, also ohne Umsatzsteuer. Wenn Sie Leistungen zu unterschiedlichen Steuersätzen (19 % und 7 %) erbracht haben, ist es erforderlich, die Beträge nach den jeweiligen Steuersätzen unter Angabe des jeweils anfallenden Steuerbetrags (zum Beispiel 3,60 €) aufzuteilen.
Bei Skonto oder Rabatten genügt die Angabe des Skontosatzes wie zum Beispiel „3 % Skonto bei Zahlung bis zum …“ (den genauen Skontobetrag müssen Sie nicht ausweisen) oder der Hinweis auf die bestehende Rabattvereinbarung. Beispiel: „Es gilt unsere Bonusvereinbarung vom …“.

8. Steuersatz und Steuerbetrag

Sowohl der Steuersatz (19 % oder 7 %) als auch der Steuerbetrag, also der sich ergebende Umsatzsteuerbetrag in Euro, müssen in der Rechnung genau ausgewiesen werden. Bei unterschiedlichen Steuersätzen nennen Sie jeweils den Steuersatz und Steuerbetrag sowohl für die Umsätze zu 7 % als auch für die Umsätze zu 19 %.
Haben Sie eine umsatzsteuerfreie Leistung erbracht, verlangen es die Pflichtangaben, in der Rechnung
a) auf die Steuerbefreiung und
b) auf den Grund dafür hinzuweisen, zum Beispiel durch die Angabe „steuerfrei wegen Vermittlung von Versicherungen“ oder durch die Nennung des Paragrafen, aus dem sich die Steuerbefreiung ergibt.

9. Unterschrift/Papierform

Sie brauchen Ihre Rechnung nicht zu unterschreiben und sie können die Rechnung auch digital statt in Papierform versenden. Viele Rechnungen werden heute als pdf-Dokument per E-Mail versendet. Voraussetzung hierfür ist allerdings die vorher eingeholte Zustimmung des Kunden.

Gratismuster – Rechnungsvorlage zum Download

Hier finden Sie eine Muster-Rechnungsvorlage im pdf-Format, die alle relevanten Pflichtangaben enthält. Die Pflichtangaben einer Rechnung sind grau markiert.

Ergänzende Hinweise für die Rechnungsstellung

1. Kleinbetragsrechnungen

Liegt der Gesamtbetrag Ihrer Rechnung nicht über 200 €, reichen die Angaben zu Ihrem Namen und Ihrer Anschrift, zum Rechnungsdatum, zur erbrachten Leistung und zum Steuersatz beziehungsweise zu einer etwaigen Steuerbefreiung aus. Der Bruttobetrag kann dann in einer Summe genannt werden, so dass eine Aufteilung in Entgelt (Nettobetrag) und Umsatzsteuer nicht erforderlich ist. Auch der Name und die Anschrift Ihres Kunden braucht in der Rechnung bis 200 € Gesamtbetrag nicht genannt werden.

2. Kleinunternehmer – vom Umsatzsteuerabzug befreit

Als Kleinunternehmer brauchen Sie Ihren Kunden keine Umsatzsteuer zu berechnen und folglich auch keine Umsatzsteuer ans Finanzamt zu überweisen. Dafür können Sie dann auch gezahlte Umsatzsteuer bei Ihrem Vorsteuerabzug nicht geltend machen. Diese Regelung gilt für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von bis zu 17.500 € pro Jahr (§ 19 Abs. 1 UStG).

3. Auch eingehende Rechnungen prüfen

Als Unternehmer müssen Sie sich an die Pflichtangaben für die Ausstellung Ihrer Rechnungen halten. Es ist aber auch im Umkehrschluss sinnvoll, alle eingehenden Rechnungen darauf zu prüfen, ob sie die verpflichtenden Angaben umfassend und komplett enthalten. Eine Eingangsrechnung mit falsch ausgewiesener Umsatzsteuer, kann dazu führen, dass Sie mehr Steuern an das Finanzamt zahlen müssen, als mit einer korrekt ausgestellten Rechnung.

4. Hinweise zur Aufbewahrungspflicht für Rechnungen

Wissen Sie, dass es für Rechnungen eine allgemeine Aufbewahrungspflicht gibt? Diese beträgt zehn Jahre (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG). Nähere Informationen finden Sie in unseren Blogbeitrag zum Thema Aufbewahrungspflichten.

5. Bankverbindung/SEPA

Nicht verpflichtend, aber durchaus sinnvoll und empfehlenswert ist die Angabe Ihrer Bankverbindung beziehungsweise der SEPA-Daten auf der Rechnung. So wissen Ihre Kunden auch, wohin die Rechnung überwiesen werden soll.

6. Zusätzliche Pflichtangaben nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) und sonstigen Gesetzen

Rechnungen gelten als Geschäftsbriefe, daher müssen zusätzliche Vorgaben des HGB (Handelsgesetzbuch) beachtet und eingehalten werden. Diese allgemeinen Anforderungen können den IHK-Informationen (bspw. Angaben auf Geschäftsbriefen und Rechnungen) entnommen werden.

Rechnungen erstellen Mithilfe von ERP-Software

Um Ihre Rechnung effizient und mit allen Pflichtangaben zu erstellen, kann Sie qualifizierte Software unterstützen. Diese enthält in einer Maske bereits alle Pflichtfelder, sodass Sie diese bequem mit den jeweiligen Daten füllen können. Beispielsweise vergibt die Software automatisch eine fortlaufende Rechnungsnummer, Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder das Rechnungsdatum werden direkt übernommen, sodass Sie diese Angaben nicht bei jeder Rechnung immer wieder neu eingeben müssen.

Banner Rechnung schreiben

Alle Informationen und Angaben sind nach bestem Wissen zusammengestellt und erfolgen ohne Gewähr. Diese Information kann eine individuelle Beratung bei Ihrem Steuerberater nicht ersetzen.

Beiträge, die Sie interessieren könnten:

microtech.de


0 Kommentare auf “Pflichtangaben einer Rechnung”

Schreiben Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

 Ja, ich habe die Informationen zum Datenschutz gelesen.

Back Anchor