Die Zahlungsfrist einer Rechnung beschreibt den Zeitraum, den der Rechnungssteller zur Fälligkeit der Rechnung gewährt. Das Zahlungsziel liegt dabei in der Zukunft und stellt so einen kurzfristigen Kredit dar, beispielsweise bei einem Rechnungskauf.
In der heutigen Warenwirtschaft ist Zahlung auf Rechnung eine übliche Zahlungsweise. Gerade im Hinblick auf die steigende Beliebtheit des Onlinehandels bzw. Versandhandels gewinnt diese Zahlungsvariante an Bedeutung, da sie bequem und risikofrei ist.
Durch die breite Verfügbarkeit des Internets kann die Onlinebestellung von jedem Ort aus getätigt werden. Auch wenn eine Firma zur Rechnungsstellung ein Rechnungsprogramm verwendet, kann für den Unternehmer die Frage von Interesse sein, welche Zahlungsfristen dem Kunden eigentlich eingeräumt werden müssen.
Was ist die gesetzliche Zahlungsfrist einer Rechnung?
Bei Zahlung auf Rechnung kann als Frist für den Erhalt der Zahlung jeder Ersteller einer Rechnung angeben, wann er sein Geld spätestens erhalten möchte. Üblich sind 14 Tage, es kann aber auch eine kürzere, eine längere oder gar keine Frist genannt werden. Wenn ein Unternehmer auf seiner Rechnung keine Frist erwähnt, gilt die gesetzliche Zahlungsfrist laut BGB (Bürgerliches Gesetzbuch). Hierbei gilt grundsätzlich: Eine Rechnung wird immer sofort fällig. „Fälligkeit“ heißt: Wenn der Empfänger einer Rechnung bis zu diesem Zeitpunkt nicht zahlt, befindet er sich in Verzug. Jedoch räumt der Gesetzgeber dem Kunden eine Verlängerung ein. Denn der Kunde kann laut Gesetz auch noch 30 Tage nach Fälligkeit die Rechnung bezahlen. Erst danach befindet er sich im Zahlungsverzug und kann angemahnt werden. Wenn Ihnen diese Zeit zu lang oder zu kurz erscheint, können Sie gemeinsam mit Ihrem Kunden auch individuelle Zahlungsbedingungen bezüglich der Zahlungsfristen treffen.
Zahlungsziel bei Handwerkerrechnungen
Für eine Handwerkerrechnung gilt ebenfalls wie beim Rechnungskauf eine gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen. Die Abrechnung erfolgt in aller Regel nach der erbrachten Dienstleistung. Die Zahlungsfrist kann allerdings wie beim Rechnungskauf auch auf 14 (oder gegebenenfalls) beliebig viele Tage festgelegt werden.
Welches Zahlungsziel müssen Sie einräumen?
Aus dem oben Gesagten ergibt sich, dass es keine gesetzliche Zahlungsfrist in dem Sinne gibt, dass der Warenwirtschaft Vorgaben für das Zahlungsziel gemacht werden. Von daher können Sie bei einem Rechnungskauf mit Ihrem Kunden vereinbaren, was Sie möchten.
Mit einem Rechnungsprogramm ist die Rechnungsstellung kinderleicht. Lesen Sie dazu hier weiter: Rechnungsprogramm oder Word und Excel
Wann beginnt die Frist?
Bei Zahlung auf Rechnung beginnt die Frist mit dem Erhalt der Ware (üblicherweise nebst Warenrechnung) zu laufen. Wenn nicht klar ist, wann der Kunde diese erhalten hat, gilt eine fiktive Frist von drei Werktagen ab Versanddatum bei Briefsendungen. Bei Waren- und Büchersendungen kann nach spätestens sieben Tagen von einer Zustellung ausgegangen werden.
Wann läuft die Frist ab?
Wann eine Frist abläuft, richtet sich nach den Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB), namentlich dem § 188 BGB. Diesem zufolge endet eine Frist bei einem Rechnungskauf mit dem Ablauf des letzten Tages der Frist. Als Beispiel: Dem Kunden ist die Warenrechnung an einem Montag, dem 01.08. zugegangen. Als Zahlungsziel wurden 14 Tage genannt. Bis zum Ende des 15.08. müsste Ihr Kunde die Zahlung geleistet haben, wenn sie fristgerecht sein soll. Sollte das Fristende auf einen Samstag, Sonntag oder auf einen Feiertag fallen, endet die Frist erst am darauffolgenden Werktag (§ 193 BGB).
Was passiert, wenn die Zahlungsfrist ergebnislos verstreicht?
Jeder in der Warenwirtschaft Tätige kennt natürlich auch den Fall, dass ein Kunde die Zahlungsbedingungen nicht ernst nimmt. In diesem Fall können Sie Ihrem Kunden eine freundliche Erinnerung schicken und ihn auf die Fälligkeit aufmerksam machen. Oft reicht das für den Kunden schon aus, um die Rechnung zu bezahlen. Auch diese Tätigkeit kann mit einem Rechnungsprogramm erledigt werden. Reagiert der Kunde nicht auf den Reminder, können Sie eine Mahnung verschicken.
Pünktlichkeit spart bares Geld
Als Unternehmer sind Sie zur Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet; sofern Sie kein Kleinunternehmer sind. Hat Ihr Kunde seine Rechnung noch nicht beglichen, müssen Sie im suboptimalsten Fall Geld an das Finanzamt abführen, das noch gar nicht auf Ihrem Firmenkonto eingegangen ist. Achten Sie daher darauf, dass Sie Ihr Geld rechtzeitig erhalten. Beziehungsweise mahnen Sie rechtzeitig, damit Sie nicht bei der Umsatzsteuervoranmeldung draufzahlen. Mit unserer ERP-Software automatisieren Sie den Versand von Rechnungen oder Mahnungen, sparen dadurch Zeit und Geld und müssen nicht ständig Ihren Workflow unterbrechen.
