In Deutschland gibt es eine große Anzahl steuerrelevanter Nummern und Identifikationskategorien. Wer „steuerlich“ aktiv ist – oder werden will, sollte den Unterschied zwischen der Steuernummer bzw. Steuer-Identifikationsnummer und der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer kennen.
Steuernummer, Steuer-ID und Umsatzsteuer-ID ganz einfach
Aktuell gibt es in Deutschland drei wichtige steuerlich relevante Nummern zu unterscheiden:
- Die Steuernummer
- Die Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID)
- Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Umsatzsteuer-ID oder USt-IdNr)
Die Steuernummer
Jede steuerpflichtige natürliche oder juristische Person erhält eine Steuernummer vom Finanzamt zur eindeutigen Identifizierung für die Verwaltungsvorgänge der deutschen Steuerbehörde. Sie wird vergeben, sobald die erste Steuererklärung erstellt und abgegeben worden ist. Im Rahmen der Zusammenveranlagung (gemeinsame Steuererklärung) wird eine gemeinsame Steuernummer verwendet. Die Steuernummer beinhaltet unter anderem die Finanzamtsnummer und die Bezirksnummer sowie eine Unterscheidungsnummer. Eine Steuernummer kann in zwei verschiedenen Formaten vorliegen. Einerseits in dem Standardschema des entsprechenden Bundeslandes und als Bundesfinanzamtsnummer. Diese wird teilweise im Rahmen der ELSTER (Elektronische Steuererklärung)-Übertragung verwendet.
Jede Person kann im Laufe ihres Lebens mehrere Steuernummer vergeben bekommen – beispielsweise wenn sich bei einem Umzug die Zuständigkeit des Finanzamtes ändert, bei einer Heirat oder einer Anmeldung zur Selbstständigkeit.
Die Steuer-ID
Die Steuer-Identifikationsnummer wurde am 01. Juli 2007 eingeführt; sie wird an alle natürlichen Personen – auch an Kinder – vergeben und sie gilt lebenslang. Sie besteht aus insgesamt elf Ziffern. Diese Ziffern sind zufällig zusammengestellt und enthalten keinerlei Informationen zu den Daten der Person, zu der sie gehört. Die Steuer-ID teilt die örtliche Kommunalverwaltung zu. Sie kann bei Bedarf auch beim zuständigen Finanzamt oder beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) über ein Web-Formular erfragt werden.
Die Erhebung der Daten für die Registrierung und Zuordnung erfolgte im Herbst 2007 über die Einwohnermeldeämter, der Abgleich und die Prüfung der erhobenen Daten dauerten über ein Jahr. Bis Ende des Jahres 2008 wurde die Steuer-ID den Steuerpflichtigen in einem Anschreiben des BZSt mitgeteilt. Die Steuerpflichtigen erhielten außerdem noch eine Übersicht ihrer gespeicherten Daten.
Die Steuer-ID muss bei allen Anträgen, Erklärungen oder Mitteilungen den Finanzbehörden gegenüber verwendet werden. Die Identifikationsnummer gilt lebenslang. Sie bleibt auch bei einem Umzug oder beim Wechsel des Finanzsamts bestehen. Die Daten werden erst dann gelöscht, wenn die Behörden sie nicht mehr benötigt, spätestens jedoch 20 Jahre nach dem Tod des Steuerpflichtigen.
Die Umsatzsteuer-ID
Als am 1. Januar 1993 die Binnengrenzen der EG wegfielen, gab es folglich auch keine Grenzkontrollen mehr und somit auch keine Erhebung von Einfuhrumsatzsteuer. Als Ausgleich dafür wurde dann zur Sicherung des Steueraufkommens das sogenannte Umsatzsteuer-Kontrollverfahren eingeführt. Die Mitgliedstaaten der EU regeln über einen Informations- und Datenaustausch die korrekte Anwendung von umsatzsteuerlichen Vorschriften in der EU.
Mit diesem Verfahren entstand auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die nur an steuerlich erfasste juristischen Personen bzw. Unternehmen vergeben werden kann.
Funktion der Umsatzsteuer-ID
Die Umsatzsteuer-ID übernimmt in diesem Datenaustausch eine wichtige Funktion. Sie identifiziert eindeutig die Unternehmen in der EU. Wer über innereuropäische Grenzen hinweg Handel betreiben oder Dienste erbringen oder in Anspruch nehmen will, braucht eine Umsatzsteuer-ID-Nummer. Sie sorgt für die korrekte Abwicklung der teilweise umständlichen Umsatzbesteuerung bei Geschäften zwischen EU-Ländern. Auf der Internetseite des Bundeszentralamts für Steuern kann ein Antragsformular für die Umsatzsteuer-ID heruntergeladen werden.
Auch Kleinunternehmer brauchen eine Umsatzsteuer-ID, sofern sie Waren oder Dienstleistungen ins EU-Nachbarland verkaufen oder aus dem EU-Nachbarland Waren bzw. Dienstleistungen einkaufen möchten.
Umsatzsteuer-Zuordnung über Landesgrenzen hinweg
Die im EU-Ausland eingekauften Waren werden im Ursprungsland im Regelfall als steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen behandelt. Im Bestimmungsland müssen diese Waren jedoch durch den Käufer der Umsatzsteuer unterworfen werden. Um zu gewährleisten, dass im Empfängerland bzw. Bestimmungsland die Besteuerung auch durchgeführt wird, ist ein umfangreicher Datenaustausch (Umsatzsteuer-Kontrollverfahren) erforderlich. Hierzu haben alle Länder der Europäischen Union zentrale Behörden eingerichtet- in Deutschland ist es das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt).
Auch die Unternehmer sind in den Datenaustausch einbezogen. Wer als Gewerbetreibender innergemeinschaftliche Lieferungen (oder auch Lieferungen im Rahmen von innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften) ausführt, muss zur Dokumentation eine Zusammenfassende Meldung (ZM) abgeben. Seit dem 01.01.2010 sind innergemeinschaftliche „sonstige Leistungen“ ergänzend zu den Waren in den Datenaustausch einbezogen und müssen auch in der ZM dokumentiert werden.
Bestätigungsverfahren
Das Bundeszentralamt für Steuern bietet im Rahmen des EU-internen Waren- und Dienstleistungsverkehrs ein Bestätigungsverfahren an. Wer Geschäfte mit anderen EU-Staaten abwickeln möchte, kann vorab prüfen, dass die Umsatzsteuer-ID des ausländischen Vertragspartners korrekt ist und ob Firmenname und Adressdaten des künftigen Vertragspartners mit den Angaben der Unternehmerdatei im jeweiligen EU-Mitgliedstaat übereinstimmen.
Angabe der Umsatzsteuer-ID auf der Rechnung
Wer eine Umsatzsteuer-ID hat, muss diese für Geschäfte mit Firmen im EU-Ausland zwingend auf der Rechnung angeben. Sie kann auch für innerdeutsche Geschäfte genutzt werden, im eigenen Land reicht theoretisch aber die „einfache“ Steuernummer auf der Rechnung. Praktischer und auch sicherer ist es allerdings, gleich die UST-ID anzugeben, wenn man eine hat.
