Ein Warenwirtschaftssystem (WWS oder WaWi) ist eine Software, die den kompletten Warenfluss eines Unternehmens abbildet, von der Beschaffung über die Lagerhaltung bis zum Verkauf. Dreh- und Angelpunkt sind dabei die Artikel: Sie werden einmalig angelegt und für sämtliche Warenbewegungen und Belege herangezogen. So entsteht eine zentrale, jederzeit aktuelle Datenbasis für alle warenbezogenen Prozesse.
Rund um das Thema Warenwirtschaft tauchen in der Praxis regelmäßig dieselben Fragen auf.
Dieser Beitrag klärt die Grundlagen: Was ein Warenwirtschaftssystem ist, wie es sich von einem ERP-System unterscheidet und welche Kernfunktionen es mitbringt.
Was ist ein Warenwirtschaftssystem?
Bei einem Warenwirtschaftssystem (kurz WaWi-System oder WWS) handelt es sich um eine Software, die den kompletten Warenfluss in einem Unternehmen abbildet und unterstützt. Dies beginnt bei der Beschaffung von Waren, erstreckt sich über die Lagerwirtschaft und reicht bis hin zum Verkauf.
Dreh- und Angelpunkt von WaWi-Systemen sind die Artikel (Produkte). Sie werden einmalig angelegt und dann für die Buchung verschiedener Belege und Warenbewegungen herangezogen. Darunter befinden sich Bestellungen ebenso wie der Wareneingang, lagerinterne Umbuchungen, Verkäufe und Rücknahmen.
Technisch sind Warenwirtschaftssysteme datenbankbasiert. In der zugrundeliegenden Datenbank werden zwei Arten von Daten gespeichert:
- Stammdaten repräsentieren die dauerhaften Objekte, die mit dem System verwaltet werden, also etwa Artikel, Lieferanten und Kunden.
- Bewegungsdaten bilden einzelne betriebswirtschaftliche Vorgänge und Belege ab, darunter Aufträge, Rechnungen und Materialbewegungen.
Alle durchgeführten Aktionen werden im System gespeichert und dokumentiert. Auf dieser Grundlage lassen sich später Auswertungen und Statistiken erstellen und fundierte unternehmerische Entscheidungen treffen.
Warenwirtschaftssystem vs. ERP-System: Wo liegt der Unterschied?
Teilweise werden die Begriffe Warenwirtschaftssystem und ERP-System synonym verwendet, was jedoch nicht korrekt ist. Der wesentliche Unterschied liegt im Funktionsumfang. Bei WaWi-Systemen liegt der Fokus klar auf dem Materialfluss. ERP-Software (Enterprise Resource Planning) besitzt hingegen einen deutlich größeren Funktionsumfang und deckt zusätzlich Bereiche wie Personal, Finanzwesen und Controlling ab.
| Kriterium | Warenwirtschaftssystem (WWS) | ERP-System |
| Fokus | Materialfluss (Einkauf, Lager, Verkauf) | Alle Geschäftsprozesse im Unternehmen |
| Funktionsumfang | Warenbezogene Kernprozesse | Umfasst die Warenwirtschaft plus weitere Bausteine (z. B. Personal, Finanzen, Controlling) |
| Branchenfokus | Enger, vor allem Handel und warenintensive Betriebe | Breiter, auch Dienstleistung und Industrie |
Warenwirtschaftssysteme können dabei auch, wie ERP-Systeme auf unterschiedliche Weise in Anspruch genommen werden. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Beitrag zu den Arten von Warenwirtschaftssystemen.
Die Kernfunktionen: Einkauf, Lager und Verkauf
Die Funktionen eines Warenwirtschaftssystems lassen sich in Funktionsbereiche (Module) gliedern. Die drei operativen Kernbereiche sind Beschaffung, Lagerwesen und Verkauf.
| Einsatzbereich | Typische Funktionen |
| Beschaffung / Einkauf | Lieferantenmanagement, Verwaltung von Einkaufskonditionen, Disposition, Bestellwesen, Wareneingang, Kontrolle von Lieferantenrechnungen |
| Lagerwesen | Erfassung sämtlicher Materialbewegungen (Zu- und Abgänge, Umlagerungen, Retouren), Bestandscontrolling, Lagerplatzmanagement, permanente und stichprobenartige Inventur |
| Verkauf | Kundenmanagement, Preismanagement, Angebotswesen, Auftragsabwicklung, Kommissionierung, Versand, Fakturierung, Reklamations- und Servicemanagement |
Darüber hinaus verfügen viele Systeme über zwei weitere Funktionsbereiche:
- Zusatzfunktionen wie Seriennummern- und Chargenverwaltung, Leergut- und Rücksendungsverwaltung, CRM, Kassensystem oder integrierte Online-Shops. Der Umfang unterscheidet sich je nach Software stark.
- Auswertungen und Analysen wie Verkaufsstatistiken, Renner-Penner-Listen, Lagerbestandslisten sowie Kennzahlen wie Lagerumschlagshäufigkeit und Deckungsbeitrag.
Bestandsführung als Herzstück
Die Bestandsführung ist der Kern jedes Warenwirtschaftssystems. Sie schafft vollständige Transparenz auf Artikelebene, sowohl über aktuelle Bestände als auch über Lagerplätze. Ohne ein WWS lässt sich dieser Überblick nur durch manuelle Inventur herstellen.
Ein weiterer Vorteil liegt in der Synchronisierung über alle Verkaufskanäle hinweg. Wenn das System sämtliche Kanäle unterstützt, sind Bestände und Verfügbarkeiten im Ladengeschäft und im E-Commerce jederzeit aktuell. Das Risiko von Leerverkäufen über Online-Shops oder Marktplätze sinkt damit deutlich.
Ziele und Vorteile eines Warenwirtschaftssystems
Das übergeordnete Ziel eines WWS ist es, Prozesse zu optimieren und Transparenz zu schaffen. Dabei löst es eine Reihe klassischer Probleme, die bereits ab kleinen Sortimenten auftreten. Zu den wichtigsten Vorteilen zählen:
- Strukturierte, transparente Lagerhaltung mit auswertbaren Kennzahlen
- Optimierte Lagerbestände durch (teil-)automatisierte Disposition und Bestellvorschläge
- Zuverlässiges, strukturiertes Einkaufs- und Bestellwesen
- Zentrale Datenbasis für alle Kernprozesse
- Verbesserte Kollaboration und abteilungsübergreifende Transparenz
- Zeitersparnis beim Erstellen von Belegen wie Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen
- Fehlerminimierung in den Geschäftsprozessen
- Detailliertes Controlling auf verschiedenen Ebenen, etwa nach Warengruppe, Artikel oder Kunde
Für wen eignet sich ein Warenwirtschaftssystem?
Warenwirtschaftssysteme kommen vor allem in Branchen zum Einsatz, deren Kerngeschäft eng mit dem Warenfluss zusammenhängt. Das sind in erster Linie Handelsunternehmen, also Groß- und Einzelhandel sowie der Online- und Multichannel-Handel. Auch Betriebe aus dem Handwerk und dem produzierenden Gewerbe nutzen WaWi-Systeme, teils mit erweiterten Modulen.
Ob und in welcher Ausprägung sich ein System für ein bestimmtes Unternehmen eignet, hängt von Größe, Branche und Prozessen ab. Diese Frage vertieft der Beitrag Welches Warenwirtschaftssystem ist für mich geeignet?.
Wenn sie überlegen sich für ein Warenwirtschaftssystem zu entscheiden informieren sie sich ebenfalls bereit vorab über die Einführung eines Warenwirtschaftssystems.
Häufige Fragen zum Warenwirtschaftssystem
Was ist ein Warenwirtschaftssystem einfach erklärt?
Was ist der Unterschied zwischen Warenwirtschaft und ERP?
Ein Warenwirtschaftssystem konzentriert sich auf den Materialfluss (Einkauf, Lager, Verkauf). Ein ERP-System umfasst diese Warenwirtschaft, deckt aber zusätzlich weitere Unternehmensbereiche wie Finanzen, Personal und Controlling ab.
Welche Funktionen hat ein Warenwirtschaftssystem?
Die drei Kernbereiche sind Beschaffung, Lagerwesen und Verkauf. Hinzu kommen häufig Zusatzfunktionen wie Chargenverwaltung, CRM oder Shop-Anbindung sowie Auswertungen und Analysen.
Für welche Unternehmen lohnt sich ein WWS?
Besonders für Handelsunternehmen sowie Online- und Multichannel-Händler. Grundsätzlich profitiert jeder Betrieb mit einem nennenswerten Warenvolumen, das sich manuell nicht mehr zuverlässig steuern lässt. Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Auswahl ihres WWS sind die Kosten. Dieses Thema vertiefen wir weiter in unserem Beitrag Was kostet ein Warenwirtschaftssystem?
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